Εγχειρίδιο Χρήστη Φάση 2: Αρχική Καταχώρηση Συµβάσεων

Transcript

1 ΦΟΡΕΑΣ: ΙΝΣΤΙΤΟΥΤΟ ΙΑΡΚΟΥΣ ΕΚΠΑΙ ΕΥΣΗΣ ΕΝΗΛΙΚΩΝ ΕΡΓΟ: «Υλοποίηση Πληροφοριακού συστήµατος για την Υποστήριξη του Έργου ιαχείρισης των ηµοσίων Ι.Ε.Κ.» Εγχειρίδιο Χρήστη Φάση 2: Αρχική Καταχώρηση Συµβάσεων

2 Πίνακας Περιεχοµένων 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΟΘΟΝΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΙΑΚΟΠΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΑΛΛΑΓΗ ΦΑΣΗΣ ΕΞΑΜΗΝΟΥ...15 Έκδοση 1.0 Σελίδα 2/15

3 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το παρόν έγγραφο αποτελεί το Εγχειρίδιο Χρήστη του «Πληροφοριακού Συστήµατος για την Υποστήριξη των ηµοσίων Ι.Ε.Κ.» για τη «Φάση 2 Αρχική Καταχώρηση Συµβάσεων» και απευθύνεται στους χρήστες των ΙΕΚ. Στο έγγραφο παρουσιάζεται η διαδικασία µε την οποία οι χρήστες των ΙΕΚ καταχωρούν τις συµβάσεις των εκπαιδευτών που διδάσκουν στο ΙΕΚ σε κάθε Εξάµηνο Κατάρτισης. Προϋπόθεση για την καταχώρηση συµβάσεων είναι κάθε ΙΕΚ να έχει ολοκληρώσει την Καταχώρηση Ειδικοτήτων. Η Σύµβαση του Εκπαιδευτή έχει τα παρακάτω στοιχεία: Στοιχεία Ταυτότητας: Επώνυµο, Όνοµα, Πατρώνυµο, Μητρώνυµο, Α Τ, ΑΦΜ, ΟΥ, Ηµεροµηνία Γέννησης Στοιχεία Ασφάλισης: Τρόπος Αµοιβής, ΑΜΚΑ, ΑΜΙΚΑ, κτλ Στοιχεία Σύµβασης: Ηµεροµηνία Έναρξης, Ηµεροµηνία Λήξης, Αντιµισθία Στοιχεία Τράπεζας: Τράπεζα, Λογαριασµός και IBAN Στοιχεία Εκπαιδευτή: Τίτλοι Σπουδών, Προϋπηρεσία (διδακτική και επαγγελµατική), κτλ Μαθήµατα: Οι αναθέσεις µαθηµάτων στον εκπαιδευτή (Τµήµα Μάθηµα Ώρες) Κατά την καταχώρηση µιας νέας σύµβασης υπάρχουν τρεις περιπτώσεις: 1. Το ΑΦΜ να βρεθεί στη βάση δεδοµένων του συστήµατος, σε παλαιότερο εξάµηνο κατάρτισης. Σε αυτή την περίπτωση, το σύστηµα ανακτά αυτόµατα όλα τα στοιχεία του εκπαιδευτή. Τα βασικά στοιχεία ταυτότητας (Ονοµατεπώνυµο, ΑΦΜ, κτλ) είναι κλειδωµένα και δε µπορούν να αλλάξουν. Τα στοιχεία ασφάλισης και τράπεζας ανακτώνται, αλλά µπορεί να αλλάξουν. 2. Το ΑΦΜ να βρεθεί στη βάση δεδοµένων του συστήµατος, στο τρέχον εξάµηνο κατάρτισης. Σε αυτή την περίπτωση, το σύστηµα ανακτά αυτόµατα όλα τα στοιχεία του εκπαιδευτή. Τα στοιχεία ταυτότητας, στοιχεία ασφάλισης, στοιχεία τράπεζας καθώς και η αντιµισθία είναι κλειδωµένα και δε µπορούν να αλλάξουν. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αυτό σηµαίνει ότι υπάρχει ήδη σύµβαση για αυτόν τον εκπαιδευτή για το τρέχον εξάµηνο (είτε από κάποιο άλλο ΙΕΚ είτε από το ΙΕΚ του χρήστ). 3. Το ΑΦΜ να µη βρεθεί καθόλου στη βάση δεδοµένων του συστήµατος. Σε αυτή την περίπτωση ο χρήστης καλείται να εισάγει όλα τα στοιχεία του εκπαιδευτή. Σηµαντικές παρατηρήσεις: 1. Τα στοιχεία των συµβάσεων θα πρέπει να καταχωρούνται µε ιδιαίτερη προσοχή για να αποφεύγονται σφάλµατα. 2. Εάν ένα στοιχείο είναι κλειδωµένο και δε µπορεί ο χρήστης να το αλλάξει, αλλά διαπιστώνει ότι είναι λάθος, θα πρέπει να επικοινωνεί µε το Ι ΕΚΕ για τη διόρθωσή του. Έκδοση 1.0 Σελίδα 3/15

4 2. ΟΘΟΝΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ Για να προσπελάσει την οθόνη των Συµβάσεων, ο χρήστης επιλέγει «Συµβάσεις» από το βασικό µενού της εφαρµογής. Η οθόνη των Συµβάσεων εµφανίζεται στην Εικόνα 1. Ενέργειες Κριτήρια αναζήτησης Συµβάσεις Μαθήµατα Επιλεγµένης Σύµβασης Εικόνα 1: Οθόνη Συµβάσεων Έκδοση 1.0 Σελίδα 4/15

5 3. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Για να καταχωρήσει µια νέα σύµβαση ο χρήστης πατάει το κουµπί καταχωρεί το ΑΦΜ (Εικόνα 2) και πατάει «Αποδοχή».. Ανοίγει νέα οθόνη όπου ο χρήστης Εικόνα 2: Εισαγωγή ΑΦΜ Εκπαιδευτή Το σύστηµα ενηµερώνει το χρήστη αν το ΑΦΜ βρέθηκε στη βάση δεδοµένων (Εικόνα 4. Εφόσον ο χρήστης επιλέξει να προχωρήσει στην καταχώρηση σύµβασης για αυτό το ΑΦΜ, επιλέγει «Ναι». Εικόνα 3: Ενηµέρωση για το αν βρέθηκε το ΑΦΜ ή όχι Στη συνέχεια ανοίγει η οθόνη καταχώρησης βασικών στοιχείων της Σύµβασης (Εικόνα 4). Ο χρήστης πρέπει να συµπληρώσει όλα τα υποχρεωτικά στοιχεία. Προσοχή, εφόσον ο τρόπος αµοιβής του εκπαιδευτή είναι Ωροµίσθιος, πρέπει να συµπληρωθούν και τα στοιχεία ασφάλισης στο ΙΚΑ (ΑΜΚΑ, ΑΜΙΚΑ, Τύπος Ασφαλισµένου, Ειδικότητα, Ειδική Περίπτωση και Πακέτο Κάλυψης). Το σύστηµα καθοδηγεί το χρήστη στη συµπλήρωση αυτών των πεδίων εµφανίζονται κάθε φορά µόνο τους έγκυρους συνδυασµούς τιµών. Εάν το σύστηµα δεν εµφανίζει ένα συνδυασµό τιµών που είναι σίγουρα έγκυρος µε βάση τα στοιχεία του εκπαιδευτή και τα σχετικά παραστατικά του ΙΚΑ (σε ότι αφορά την Ειδικότητα, Ειδική Περίπτωση και πακέτο Κάλυψης), τότε πρέπει να επικοινωνήσει µε τους διαχειριστές του συστήµατος. Έκδοση 1.0 Σελίδα 5/15

6 Εικόνα 4: Καταχώρηση βασικών στοιχειών Σύµβασης Μόλις ο χρήστης ολοκληρώσει την καταχώρηση των βασικών στοιχείων πρέπει να πατήσει το κουµπί Αποθήκευσης. Πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στις ηµεροµηνίες της σύµβασης, καθώς µόλις συµπληρωθούν µαθήµατα αυτές δε µπορούν να αλλάξουν. Για τη συµπλήρωση των µαθηµάτων, ο χρήστης µεταβαίνει στην καρτέλα «Μαθήµατα Σύµβασης» (Εικόνα 5). Η καταχώρηση, επεξεργασία και διαγραφή µαθήµατος σύµβασης γίνεται από τα κουµπιά, και αντίστοιχα. Έκδοση 1.0 Σελίδα 6/15

7 Εικόνα 5: Μαθήµατα Σύµβασης Για την εισαγωγή ενός νέου Μαθήµατος, ο χρήστης επιλέγει το Τµήµα και στη συνέχεια το Μάθηµα. Το σύστηµα εµφανίζει τα στοιχεία του µαθήµατος, και ο χρήστης καλείται να συµπληρώσει τις ώρες ανάθεσης όταν αυτές διαφοροποιούνται από τις προτεινόµενες (µόνο στις περιπτώσεις εργαστηριακών και εργαστηριακώνσεµιναριακών µαθηµάτων) (Εικόνα 6). Εικόνα 6: Εισαγωγή Μαθήµατος Σύµβασης Εφόσον το µάθηµα έχει ανατεθεί και σε άλλους εκπαιδευτές (για το ίδιο τµήµα), αυτοί εµφανίζονται στο πεδίο «Λοιπές Αναθέσεις Μαθήµατος» (Εικόνα 7). Αν οι πολλαπλές αναθέσεις δεν επιτρέπονται εµφανίζεται µήνυµα Έκδοση 1.0 Σελίδα 7/15

8 λάθους. Σε τέτοιες περιπτώσεις αν πρέπει οπωσδήποτε να γίνει η πολλαπλή ανάθεση να επικοινωνήσετε µε τους διαχειριστές του συστήµατος στο Ι ΕΚΕ. Εικόνα 7: Λοιπές αναθέσεις για το ίδιο Τµήµα και Μάθηµα Ο χρήστης καταχωρεί όλες τις αναθέσεις της σύµβασης (Εικόνα 8). Εικόνα 8: Συµπληρωµένα Μαθήµατα Σύµβασης Μόλις ο χρήστης καταχωρήσει όλα τα Μαθήµατα της Σύµβασης µπορεί να επιλέξει «Οριστικοποίηση» (Εικόνα 9). Συνιστούµε να αποφευχθεί η χρήση της λειτουργίας αυτής πριν γίνει έλεγχος όλων των Έκδοση 1.0 Σελίδα 8/15

9 συµβάσεων διότι µετά την οριστικοποίηση µιας σύµβασης δε µπορεί να γίνει καµιά αλλαγή στα στοιχεία της. Οριστικοποίηση των συµβάσεων γίνεται και µαζικά (Βλέπε Παράγραφο 7- Αλλαγή Φάσης Εξαµήνου) Μόλις ο χρήστης Οριστικοποιήσει µια σύµβαση, η κατάστασή της αλλάζει από Προετοιµασία σε Οριστική. Όλες οι Συµβάσεις πρέπει να οριστικοποιηθούν πριν ξεκινήσει η διαδικασία καταχώρησης των Παρουσιολογίων. Εικόνα 9: Οριστικοποίηση Σύµβασης Έκδοση 1.0 Σελίδα 9/15

10 4. ΙΑΚΟΠΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η ΜΑΘΗΜΑΤΟΣ ιακοπές συµβάσεων γίνονται µόνο όταν αυτές έχουν ήδη οριστικοποιηθεί. Μια Σύµβαση µπορεί να διακοπεί ολόκληρη (εφόσον π.χ. ο εκπαιδευτής αποχωρήσει), ή µπορεί να διακοπούν ένα ή περισσότερα Μαθήµατα µιας σύµβασης. Η διαδικασία της διακοπής ξεκινά από την οθόνη Συµβάσεις (Εικόνα 10). Η διακοπή ολόκληρης Σύµβασης (δηλαδή όλων των µαθηµάτων) γίνεται από το κουµπί «ιακοπή Σύµβασης», αφού επιλέξουµε την συγκεκριµένη σύµβαση από την λίστα των εµφανιζόµενων συµβάσεων (Εικόνα 10 - η σύµβαση αυτή γίνεται µπλε). Εικόνα 10: ιακοπή Σύµβασης Για τη διακοπή ενός µόνο Μαθήµατος, ο χρήστης ανοίγει τη Σύµβαση, µεταβαίνει στην καρτέλα «Μαθήµατα Σύµβασης», πατάει πάνω στο µάθηµα που επιθυµεί (γίνεται µπλε) και επιλέγει «ιακοπή Μαθήµατος» (Εικόνα 11). Έκδοση 1.0 Σελίδα 10/15

11 (2) (1) Εικόνα 11: ιακοπή Μαθήµατος Σε κάθε περίπτωση ο χρήστης καλείται να δώσει την Ηµεροµηνία ιακοπής, η οποία πρέπει να είναι µεταξύ των ηµεροµηνιών της σύµβασης (Εικόνα 12). Μόλις µια Σύµβαση ή ένα Μάθηµα διακοπεί, η κατάστασή του αλλάζει σε «ιεκόπη» και εµφανίζεται η ηµεροµηνία διακοπής στην αντίστοιχη στήλη. Οι διακοπές πρέπει να γίνονται µε ιδιαίτερη προσοχή καθώς δε µπορούν να αναιρεθούν. Εικόνα 12: Εισαγωγή Ηµεροµηνίας ιακοπής Μαθήµατος Έκδοση 1.0 Σελίδα 11/15

12 5. ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ Ο χρήστης µπορεί να εκτυπώσει είτε µία µόνο σύµβαση, είτε πολλαπλές συµβάσεις. Η εκτύπωση γίνεται από τα κουµπιά «Εκτύπωση Σύµβασης» και «Εκτύπωση Εµφανιζόµενων Συµβάσεων» στο επάνω µέρος της οθόνης των Συµβάσεων (Εικόνα 13). Εικόνα 13: Εκτύπωση Συµβάσεων Η «Εκτύπωση Σύµβασης» εκτυπώνει µόνο την επιλεγµένη σύµβαση σε µορφή rtf (αρχείου Word). Η «Εκτύπωση Εµφανιζόµενων Συµβάσεων» εκτυπώνει όλες τις συµβάσεις που ο χρήστης βλέπει στην οθόνη (µε βάση τα κριτήρια αναζήτησης που έχει εισάγει). Αν δηλαδή θέλετε να εκτυπώσετε όλες τις συµβάσεις που υπογράφηκαν εντός του Απριλίου, ο χρήστης συµπληρώνει στο κριτήριο «Ηµ/νία Έναρξης» «1/4/ /4/2011», πατάει «Αναζήτηση» και µετά «Εκτύπωση Εµφανιζόµενων Συµβάσεων». Προσοχή, ορισµένα προγράµµατα πλοήγησης στο διαδίκτυο (browsers) εµφανίζουν προειδοποιητικό µήνυµα (στο επάνω µέρος της οθόνης) πριν ανοίξουν το αρχείο (Εικόνα 14). Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να επιλέξετε να επιτρέπεται πάντα το άνοιγµα/κατέβασµα αρχείων από την εφαρµογή. Έκδοση 1.0 Σελίδα 12/15

13 Εικόνα 14: Προειδοποιητικό µήνυµα πριν το άνοιγµα/ κατέβασµα αρχείου Έκδοση 1.0 Σελίδα 13/15

14 6. ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ Το σύστηµα προσφέρει δύο καταστάσεις για τον έλεγχο των Συµβάσεων: 1. Κατάσταση Αναθέσεων: εµφανίζει όλα τα Μαθήµατα που διδάσκονται και τους εκπαιδευτές στους οποίους έχουν ανατεθεί 2. Κατάσταση Εκπαιδευτών µε Στοιχεία Συµβάσεων: εµφανίζει αναλυτικά όλες τις αναθέσεις Μαθηµάτων ανά Εκπαιδευτή. Εκτυπώσεις των καταστάσεων γίνονται από τις «Επιλογές» «Εξαγωγή σε Excel» (η κατάσταση λαµβάνεται υπό µορφή αρχείου excel, και στη συνέχεια µπορεί να εκτυπωθεί). Ο χρήστης καλείται να χρησιµοποιήσει αυτές τις καταστάσεις για να ελέγξει τη σωστή καταχώρηση των συµβάσεων αφού ολοκληρώσει την καταχώρησή τους. Οι καταστάσεις είναι προσβάσιµες από το βασικό µενού της εφαρµογής, επιλογή «Αναφορές». Έκδοση 1.0 Σελίδα 14/15

15 7. ΑΛΛΑΓΗ ΦΑΣΗΣ ΕΞΑΜΗΝΟΥ Μόλις ο χρήστης βεβαιωθεί ότι έχουν καταχωρηθεί σωστά όλες οι συµβάσεις του εξαµήνου, τότε πρέπει: 1. Να κλείσει όλα τα ανοιχτά παράθυρα της εφαρµογής (µε το κουµπί «Χ» στο πάνω δεξιά µέρος κάθε οθόνης) Κλείσιµο οθόνης 2. Να πατήσει την επιλογή «Αλλαγή Φάσης Εξαµήνου» στο µενού. Με τη λειτουργία αυτή ο χρήστης ολοκληρώνει τη διαδικασία αρχικής καταχώρησης των Συµβάσεων και προχωράει στην επόµενη φάση που είναι η καταχώρηση Παρουσιολογίων. Με την αλλαγή φάσης γίνεται και µαζική οριστικοποίηση των συµβάσεων. Από εδώ και στο εξής ο χρήστης µπορεί να εκτελεί µόνο διακοπές Συµβάσεων και να εισάγει νέες συµβάσεις για αναθέσεις που γίνονται σε συνέχεια διακοπής υφιστάµενης Σύµβασης/Μαθήµατος. Έκδοση 1.0 Σελίδα 15/15