Διαδικασίας Διαχείρισης Αδειών. ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής.

Transcript

1 Διαχείριση Αδειών

2 Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της Διαδικασίας Διαχείρισης Αδειών. Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής.

3 Για τις ανάγκες της Διαχείρισης Αδειών, στις Παραμέτρους Εφαρμογής, στις Παραμέτρους Μισθοδοσίας και στο tab «Τύποι Αδειών» Υπάρχει δυνατότητα παραμετροποίησης στη στήλη «Με Αποδοχές» μόνο των τριών επιλογών Σπουδαστική, Μεταπτυχιακή, Ανηλίκων. Είναι default να μην έχουν αποδοχές αυτοί οι τύποι αδειών, παρόλα αυτά ο χρήστης μπορεί να τσεκάρει το checkbox και να υπολογίζονται αποδοχές. Για τη στήλη «Βιβλίο Αδειών» υπάρχει δυνατότητα παραμετροποίησης όλων των τύπων αδειών εκτός της κανονικής άδειας. Είναι default να εμφανίζονται στο Βιβλίο Αδειών,αν αποτσεκάρουμε την επιλογή για κάποιον τύπο αδείας εκτός της κανονικής δεν θα εμφανίζεται στο βιβλίο αδειών. Εισαγωγή Άδειας Η εισαγωγή της άδειας πραγματοποιείται μέσα στην περίοδο για την οποία πραγματοποιείται ο υπολογισμός και έλαβε την άδεια ο εργαζόμενος. Στα στοιχεία καταχώρησης της περιόδου, στην περιοχή της άδειας, επιλέγουμε μέσα από το κουμπί που βρίσκεται δίπλα από το πεδίο ημέρες αδείας, όπου ο χρήστης πρέπει να εισάγει τα στοιχεία της άδειας. Εδώ ο χρήστης έχει την δυνατότητα να καταχωρήσει πολλά διαστήματα αδειών μέσα στον ίδιο μήνα Όταν ο χρήστης επιλέξει να καταχωρήσει άδεια σε έναν εργαζόμενο του ανοίγει ο ακόλουθος detail πίνακας.

4 Κάνοντας εισαγωγή εμφανίζεται default ο τύπος αδείας Κανονική. Με combobox εμφανίζονται όλοι οι τύποι αδειών και έχουμε δυνατότητα επιλογής. Δηλώνουμε και ημερομηνία έναρξης και λήξης της άδειας και τον αριθμό των ημερών. Υπάρχει και το πεδίο Ημ. αποδοχών το οποίο ενημερώνεται αυτόματα από τις ημέρες αδείας μπορεί όμως ο χρήστης να το μεταβάλλει. Στον υπολογισμό των αδειών υπάρχουν ιδιαιτερότητες μόνο για τους 3 ακόλουθους τύπους αδείας: Σπουδαστική Μεταπτυχιακή Ανηλίκων 1. Οι ημέρες αδείας για τους παραπάνω τύπους δεν θα έχουν αποδοχές δηλαδή θα θεωρούνται ως απουσία. (Αυτό θα ισχύει μόνο στην περίπτωση που η παραπάνω παραμετροποίηση που αναφέραμε παραμείνει ΟΧΙ. Αν γίνει ΝΑΙ τότε θα υπολογίζονται κανονικά αποδοχές. 2. Το διάστημα της αδείας τους θα προσαυξάνει κανονικά τις ημέρες υπολογισμού στα Δώρα και στα Επιδόματα.

5 3. Στον υπολογισμό θα εμφανίζονται όλοι οι τύποι αποδοχών ως «Αποδοχές Αδείας». Εκτύπωση Βιβλίου Αδειών Το πρόγραμμα μας δίνει τη δυνατότητα να εκτυπώσουμε το Βιβλίο Αδειών για έναν ή και περισσότερους εργαζόμενους ανά περίοδο ή μήνα, για τους οποίους έχουμε υπολογίσει στη Μισθοδοτική τους Περίοδο τις ημέρες αδείας που δικαιούνται και έκαναν χρήση για κάποιο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Η Διαχείριση των Αδειών γίνεται μέσα από HRM-> Δυναμική Διαχείριση Αδειών- >Βιβλίο Αδειών. Επιλέγοντας λοιπόν από την εκτύπωση Βιβλίο Αδειών, εμφανίζεται ο πίνακας των εταιριών όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την εταιρία. Αφού επιλέξουμε την εταιρεία εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας στον οποίο ορίζουμε τις παραμέτρους εκτύπωσης του Βιβλίου Αδειών. Συγκεκριμένα επιλέγουμε το Έτος και μία ή περισσότερες εταιρίες και στην περίπτωση που υπάρχουν Υποκαταστήματα τσεκάρουμε τη συγκεκριμένη επιλογή. Στην συνέχεια με επιλογή εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας χωρίς δεδομένα και ορίζοντας την περίοδο χρήση και επιλέγοντας εμφανίζονται οι εκτυπώσεις και οι εγγραφές του βιβλίου αδειών.

6 Στον παραπάνω πίνακα, επιλέγοντας μία εκτύπωση, εμφανίζονται οι εγγραφές που περιέχονται σε αυτήν και μπορούμε να διαγράψουμε ή να εισάγουμε εγγραφές διαμορφώνοντας κατάλληλα τα πεδία. Στη συνέχεια επιλέγοντας «Εκτύπωση» εμφανίζεται στην οθόνη το Βιβλίο Αδειών Προσωπικού με τους εργαζόμενους που έχουν πάρει άδεια για κάποιο χρονικό διάστημα και έχει υπολογιστεί γι αυτούς Μισθοδοσία. Στη στήλη του βιβλίου «Αποδοχές Αδείας» έρχεται το ποσό της συγκεκριμένης άδειας όπως αντλείται από τον υπολογισμό. Αν η άδεια δεν έχει αποδοχές (αν πρόκειται για τους 3 τύπους αδειών που η παραμετροποίηση τους είναι ΟΧΙ) τότε στη στήλη αυτή θα έρχεται το 0 (μηδέν). Προσοχή! Αν στις Παραμέτρους ο χρήστης έχει δώσει ΟΧΙ στο Βιβλίο Αδειών τότε η συγκεκριμένη άδεια δεν πηγαίνει στο Βιβλίο Αδειών. Στην Εκτύπωση Υπόλοιπα Αδειών υπάρχει combobox με τους τύπους αδειών που υπάρχουν.

7 Προεπιλογή είναι ο τύπος αδείας «κανονική» της οποίας η εκτύπωση δεν επηρεάζεται καθόλου. Απλά στη Ληφθείσα Άδεια έρχεται μόνο η κανονική Άδεια. Για τους υπόλοιπους τύπους Αδείας ενημερώνεται μόνο η στήλη «Ληφθείσα Άδεια». Μαζική Εισαγωγή Αδειών Επιλέγοντας από τις HRM-> εμφανίζεται η ακόλουθη μάσκα: Δυναμική Διαχείριση Αδειών-> Μαζική Εισαγωγή Αδειών

8 Είναι μια διαδικασία με την οποία ο χρήστης δημιουργεί μαζικά τις Άδειες του Προσωπικού ανά εταιρία είτε για όλες τις εταιρίες και τις μεταφέρει αυτόματα στην περίοδο που αφορούν. Εμφανίζεται ένας πίνακας με τα εξής πεδία: Κωδικός Επώνυμο Όνομα Δικαιούμενες ημέρες Από Έως Ημέρες Αδείας Αριστερά από τον πίνακα απαιτείται η επιλογή της εταιρίας και δεξιά του πίνακα απαιτείται επιλογή «Εισαγωγή Αδειών» καθώς και η επιλογή του μήνα όπου με την επιλογή του εμφανίζεται και το ημερολόγιο του μήνα αυτού καθώς και η Ημερομηνία Υπολογισμού του. Έτσι στον πίνακα τα υπόλοιπα θα είναι σε συνάρτηση με την Ημερομηνία Υπολογισμού και όχι με την τρέχουσα ημερομηνία. Ο χρήστης στο Από Έως δηλώνει το διάστημα αδείας και το πρόγραμμα υπολογίζει τις εργάσιμες ημέρες του μήνα και καταχωρεί τον αριθμό τους στο πεδίο Ημέρες Αδείας. Ο υπολογισμός γίνεται αυτόματα με βάση το 5ήμερο ή το 6ήμερο ανάλογα με την παραμετροποίηση του εργαζομένου. Αν ο χρήστης δεν δηλώσει ημερομηνία λήξης τότε το πρόγραμμα θα θεωρεί ως λήξη την τελευταία ημέρα του μήνα. Αν

9 υπάρχει στο διάστημα της αδείας ορισμένη αργία τότε η συγκεκριμένη ημέρα δεν θα προσμετράται ως άδεια. Αν επίσης ο χρήστης θέλει, μπορεί να μεταβάλλει τον αριθμό των ημερών. Με την επιλογή «Εκτέλεση» μεταφέρονται τα στοιχεία της Αδείας στην Κανονική Περίοδο με την προϋπόθεση ότι αυτή θα έχει ανοιχθεί προγενέστερα. Προσοχή! είναι απαραίτητο να υπάρχει άνοιγμα περιόδου για να γίνει η μεταφορά των στοιχείων της άδειας στην περίοδο. Μαζική μεταβολή αδειών (δικαιούμενες ημέρες άδειας καρτέλας) Μέσα από την «Μαζική Μεταβολή Αδειών» των Δικαιούμενων ημερών αδείας των εργαζομένων μίας εταιρίας ή του συνόλου των εργαζομένων όλων των εταιριών της εφαρμογής. Η λειτουργία αυτή δίνει την δυνατότητα στον χρήστη να εισάγει μαζικά ή με επιλογή εργαζομένων τις ημέρες αδείας που δικαιούνται ανά έτος στο αντίστοιχο πεδίο στην καρτέλα εργαζομένου. Ο χρήστης στη συνέχεια επιλέγει την εταιρία ή τις εταιρίες και στην συγκεκριμένη φόρμα εμφανίζονται οι εργαζόμενοι, όπου καταχωρεί στον κάθε έναν τον αριθμό των ημερών αδείας που δικαιούνται στο έτος. Για την λειτουργία αυτή δεν απαιτείται ο εργαζόμενος να έχει προβεί σε άνοιγμα περιόδου, εφόσον οι ημέρες Αδείας ανά έτος βρίσκονται στην καρτέλα του εργαζομένου. Επίσης να σημειωθεί ότι υπάρχει η δυνατότητα επιλογής μόνο των ενεργών εργαζομένων ώστε να διευκολύνει τον χρήστη στην εισαγωγή των ημερών Αδείας. Παρακάτω ακολουθεί η φόρμα των Μαζικών Μεταβολών και της Αλλαγής Δικ. Ημ. Αδείας.

10 Βεβαίωση Αδείας Άνευ Αποδοχών Μέσα από την Διαχείριση Αδειών, ο χρήστης έχει την δυνατότητα να εκτυπώσει έντυπο «Βεβαίωσης Αδείας Άνευ Αποδοχών» για το ΙΚΑ. Η διαδικασία είναι απλή. Αρχικά γίνεται η επιλογή της εταιρίας ενώ ο χρήστης έχει την δυνατότητα να τις επιλέξει και όλες, και στην συνέχεια να επιλέξει την εγκατάσταση αν πρόκειται για το κεντρικό ή για κάποιο υποκατάστημα της εταιρίας. Στην συνέχεια την ημερομηνία της εκτύπωσης και τέλος για ποιο έτος χρήσης και για ποιο διάστημα θέλουμε την εκτύπωση. Στο κεντρικό τμήμα της οθόνης μας εμφανίζει το grid των εργαζομένων όπου επιλέγουμε τους εργαζόμενους. Στην συνέχεια παίρνουμε την εκτύπωση. Η οθόνη επιλογής των στοιχείων της εκτύπωσης είναι η παρακάτω:

11 Παρακάτω παρατίθεται ένα δείγμα της εκτύπωσης :

12 Προγραμματισμός Αδειών Επίσης δίδεται η δυνατότητα στον χρήστη να κάνει προγραμματισμό αδειών, και όχι μόνο με ένα σενάριο αλλά μέσα από πολλαπλά σενάρια. Ας δούμε στην συνέχεια πως μπορεί να γίνει αυτό. Η διαδικασία γίνεται μέσα από την επιλογή «Προγραμματισμός Αδειών» μέσα από την «Δυναμική Διαχείριση Αδειών» του HRM. Οι επιλογές της εκτύπωσης δίδονται μέσα από μία οθόνη όπως την ακόλουθη:

13 Αρχικά θα πρέπει να επιλέξουμε την εταιρία τσεκάροντας (με διπλό κλικ) το checkbox που έχει η κάθε εταιρία. Υπάρχει η δυνατότητα να επιλέξουμε και περισσότερες από μία εταιρίες ή και όλες. Η επιλογή «όλες» γίνεται μέσα από το button. Στην συνέχεια αφού έχουμε τελειώσει με την επιλογή των εταιριών, στο κεντρικό τμήμα μας εμφανίζει τους εργαζόμενους των εταιριών που έχουμε επιλέξει με ανάλογο check box. Εδώ έχουμε την δυνατότητα να επιλέξουμε τους εργαζόμενους για τους οποίους θέλουμε να κάνουμε προγραμματισμό της αδείας τους. Αφού γίνει και η επιλογή των εργαζομένων, κατόπιν επιλέγουμε στο δεξιό τμήμα της οθόνης την χρήση για την οποία θέλουμε να κάνουμε προγραμματισμό. Το πρόγραμμα προτείνει την τρέχουσα αλλά μπορούμε φυσικά να την μεταβάλουμε. Στην συνέχεια επιλέγουμε την μισθοδοτική περίοδο της αδείας. Μόλις επιλέξουμε την περίοδο, στο κάτω τμήμα εμφανίζει τον πίνακα των ημερών της εβδομάδας του μήνα που αντιστοιχεί στην μισθοδοτική περίοδο. Στην συνέχεια επιλέγουμε «Προγραμματισμός». Μόλις γίνει αυτό ανοίγει ο «Πίνακας Προγραμματισμού Αδειών» που περιλαμβάνει τους εργαζόμενους που έχουμε ήδη επιλέξει. Κατόπιν μπορούμε να τσεκάρουμε τις ημέρες αδείας κάθε εργαζόμενου είτε με την μορφή ημερολογίου, είτε με την μορφή διαστημάτων αδείας.

14 Κατόπιν μέσω της επιλογής «Προεπισκόπηση» μας δίνεται η δυνατότητα να εκτυπώσουμε τις άδειες των εργαζομένων. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα να πάρουμε την εκτύπωση κατά διαστήματα ημερομηνιών. Η δυνατότητα αυτή παρέχεται στον χρήστη μέσω της επιλογής

15 Το πολύ σημαντικό εδώ είναι ότι ο χρήστης έχει την δυνατότητα να δημιουργήσει πολλά σενάρια αδειών. Αυτό γίνεται μέσα από τον πίνακα : Τέλος, μας δίδεται η δυνατότητα αφού έχουμε καταλήξει ποιο σενάριο θα ακολουθήσουμε για τις άδειες στην εταιρία, το σενάριο αυτό να το μεταφέρουμε στην πραγματική μισθοδοσία. Προσοχή! Για να είναι αυτό δυνατό θα πρέπει να έχει γίνει άνοιγμα της περιόδου για τους εργαζόμενους, και βέβαια η περίοδος να μην έχει οριστικοποιηθεί.