Microsoft Word 1. Κεφάλαιο 1: Δημιουργία εγγράφου 3

Transcript

1

2

3 Περιεχόμενα Οι νέες δυνατότητες του Microsoft Office XP...xi Διορθώσεις, σχόλια, και βοήθεια...xiv Λήψη βοήθειας για το βιβλίο και το CD του... xiv Λήψη βοήθειας για το Microsoft Excel xiv Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου...xv Απαιτήσεις συστήματος... xv Εγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης... xvi Χρήση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης...xvii Απεγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης... xx Συμβάσεις και χαρακτηριστικά του βιβλίου...xxii I Microsoft Word 1 Κεφάλαιο 1: Δημιουργία εγγράφου 3 Ξεκίνημα στο Word...4 Δημιουργία ενός εγγράφου...8 Εργασία σε υπάρχον έγγραφο...12 Επεξεργασία εγγράφου...16 Αντικατάσταση κειμένου σε ένα έγγραφο...21 Κεφάλαιο 2: Αλλαγή της εμφάνισης του κειμένου ενός εγγράφου 27 Αλλαγή της εμφάνισης του κειμένου...28 Αλλαγή της εμφάνισης μιας παραγράφου...33 Δημιουργία και τροποποίηση λίστας...40 Αλλαγή του τρόπου εμφάνισης κάθε σελίδας σε ένα έγγραφο...43 Αλλαγή της εμφάνισης ενός εγγράφου με τη χρήση στυλ...51 Εμφάνιση της περιοχής στυλ...52 Κεφάλαιο 3: Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες 59 Παρουσίαση κειμένου σε μορφή πίνακα...60 Μορφοποίηση κειμένου πίνακα...66 Επεξεργασία των δεδομένων ενός πίνακα...70 Παρουσίαση κειμένου σε στήλες...75

4 iv Περιεχόμενα II Κεφάλαιο 4: Έλεγχος και εκτύπωση εγγράφου 81 Έλεγχος της ορθογραφίας και της γραμματικής ενός εγγράφου...81 Προεπισκόπηση και εκτύπωση ενός εγγράφου...87 Microsoft Excel 93 Κεφάλαιο 5: Γνωριμία με το Excel 95 Πρώτη γνωριμία με το Excel...96 Εργασία με υπάρχουσα λίστα δεδομένων...98 Εξέταση δεδομένων σε μια λίστα Δημιουργία βιβλίου εργασίας Έλεγχος και διόρθωση δεδομένων Κεφάλαιο 6: Αλλαγές στο βιβλίο εργασίας 119 Πιο εύκολη εργασία με τα βιβλία εργασίας Πιο ευανάγνωστα δεδομένα Αλλαγή της εμφάνισης των δεδομένων Εφαρμογή υπάρχουσας μορφοποίησης σε δεδομένα Ευανάγνωστοι αριθμοί Αλλαγή εμφάνισης των δεδομένων ανάλογα με τις τιμές τους Κεφάλαιο 7: Εκτέλεση υπολογισμών σε δεδομένα 151 Ονομασία ομάδων δεδομένων Δημιουργία τύπων για τον υπολογισμό τιμών Εύρεση και διόρθωση σφαλμάτων σε υπολογισμούς Κεφάλαιο 8: Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα 167 Περιορισμός των δεδομένων που εμφανίζονται στην οθόνη Εκτέλεση υπολογισμών σε φιλτραρισμένα δεδομένα Ορισμός συνόλου αποδεκτών τιμών για μια περιοχή κελιών

5 Περιεχόμενα v III Microsoft Access 185 Κεφάλαιο 9: Γνωριμία με τη Microsoft Access 187 Τι είναι βάση δεδομένων; Τι το σπουδαίο έχει η Access; Άνοιγμα αποθηκευμένης βάσης δεδομένων Εξερεύνηση των πινάκων Εξερεύνηση των ερωτημάτων Εξερεύνηση των φορμών Εξερεύνηση των εκθέσεων Εξερεύνηση άλλων αντικειμένων της Access Κεφάλαιο 10: Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων 211 Δημιουργία δομής βάσης δεδομένων με τον απλό τρόπο Έλεγχος της δουλειάς του Οδηγού Δημιουργία πινάκων με τον απλό τρόπο Προσαρμογή του τρόπου εμφάνισης των δεδομένων Χειρισμός στηλών και γραμμών πινάκων Κεφάλαιο 11: Απλοποίηση καταχώρισης δεδομένων με φόρμες 235 Δημιουργία φόρμας με τη βοήθεια Οδηγού Ρύθμιση των ιδιοτήτων των φορμών Ρύθμιση της διάταξης των φορμών Προσθήκη στοιχείων ελέγχου στις φόρμες Χρήση της VBA για την καταχώριση δεδομένων σε φόρμα Δημιουργία φόρμας με την Αυτόματη φόρμα Προσθήκη δευτερεύουσας φόρμας σε μια φόρμα Κεφάλαιο 12: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 267 Ταξινόμηση πληροφοριών Φιλτράρισμα πληροφοριών ενός πίνακα Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα Εντοπισμός πληροφοριών με τη διαταγή Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης Δημιουργία ερωτήματος με Οδηγό Εκτέλεση υπολογισμών σε ένα ερώτημα Black color GR

6 vi Περιεχόμενα IV Microsoft PowerPoint 293 Κεφάλαιο 13: Δημιουργία μιας παρουσίασης 295 Ξεκίνημα στο PowerPoint Επιλογή της καλύτερης μεθόδου για τη δημιουργία μιας παρουσίασης Δημιουργία μιας παρουσίασης με χρήση προτεινόμενου περιεχομένου Περιήγηση σε μια παρουσίαση Επεξεργασία κειμένου σε μια παρουσίαση Προβολή μιας παρουσίασης Εργασία σε μια παρουσίαση 315 Δημιουργία μιας παρουσίασης με χρήση ενός προτύπου σχεδίασης Καταχώριση κειμένου σε μια διαφάνεια Δημιουργία νέας διαφάνειας Εισαγωγή διαφανειών από άλλες παρουσιάσεις Αναδιάταξη των διαφανειών μιας παρουσίασης Προσθήκη σημειώσεων ομιλητή Δημιουργία φακέλου για την αποθήκευση μιας παρουσίασης Προσθήκη και τροποποίηση κειμένου σε διαφάνειες 335 Προσθήκη και μετακίνηση κειμένου σε διαφάνειες Αλλαγή στοίχισης και αποστάσεων κειμένου Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου και γραμματοσειρών Διόρθωση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση Έλεγχος της ορθογραφίας και των στυλ της παρουσίασης Εκτύπωση μιας παρουσίασης 357 Εργασία σε μια υπάρχουσα παρουσίαση Προσθήκη κεφαλίδας και υποσέλιδου Επιλογή των κατάλληλων ρυθμίσεων εκτύπωσης Προεπισκόπηση μιας παρουσίασης Εκτύπωση παρουσίασης Black color

7 Περιεχόμενα vii V Microsoft FrontPage 375 Κεφάλαιο 17: Πώς λειτουργεί το FrontPage 377 Εξερεύνηση υπάρχουσας τοποθεσίας του Ιστού Εξερεύνηση υπάρχουσας ιστοσελίδας Εξέταση τοποθεσίας Ιστού με διάφορους τρόπους Περιήγηση στο FrontPage Κατανόηση των εννοιών του FrontPage Κεφάλαιο 18: Δημιουργία τοποθεσίας Ιστού για να διαφημίσετε τον εαυτό σας ή την εταιρεία σας 403 Δημιουργία νέας τοποθεσίας Ιστού με πρότυπο Δημιουργία νέας τοποθεσίας με χρήση Οδηγού Εργασία με τη λίστα εργασιών Προσθήκη και επεξεργασία κειμένου Εισαγωγή υπάρχοντος κειμένου Μορφοποίηση κειμένου Εισαγωγή υπερσυνδέσμων Προβολή των ιστοσελίδων με τον τρόπο που θα τις βλέπουν οι επισκέπτες Διαγραφή τοποθεσίας του Ιστού Κεφάλαιο 19: Παρουσίαση πληροφοριών σε λίστες και πίνακες 431 Δημιουργία μιας λίστας Δημιουργία ενός πίνακα Εισαγωγή και επεξεργασία πληροφοριών σε πίνακα Επεξεργασία της δομής ενός πίνακα Μορφοποίηση πίνακα Δημιουργία πίνακα μέσα σε πίνακα Κεφάλαιο 20: Βελτίωση της τοποθεσίας με γραφικά 453 Προσθήκη εικόνας Clip Art Προσθήκη μιας εικόνας Επεξεργασία και μορφοποίηση εικόνων Δημιουργία και εμφάνιση μικρογραφιών Προσθήκη γραμμής, σχήματος, ή σχεδίου Δημιουργία έκθεσης φωτογραφιών Προσθήκη φαντεζί κειμένου

8 viii Περιεχόμενα Κεφάλαιο 21: Δημοσίευση της τοποθεσίας σας 483 Εύρεση κατάλληλου οικοδεσπότη για την τοποθεσία Διευθέτηση του υπολογιστή σας για φιλοξενία τοποθεσίας Δημοσίευση τοποθεσίας σε τοπικό φάκελο Δημοσίευση τοποθεσίας σε διακομιστή Ιστού VI Microsoft Publisher 503 Κεφάλαιο 22: Δημιουργία εγγράφου 505 Δημιουργία έκδοσης για πρώτη φορά Δημιουργία έκδοσης με τον Οδηγό έκδοσης Δημιουργία επαγγελματικής κάρτας με το σύνολο σχεδίων έκδοσης Αποθήκευση έκδοσης ως προτύπου Δημιουργία έκδοσης από πρότυπο Δημιουργία έκδοσης από κενή σελίδα Κεφάλαιο 23: Εκτύπωση των εγγράφων σας 527 Προσδιορισμός της μη εκτυπώσιμης περιοχής του εκτυπωτή σας Εκτύπωση εγγράφου σε κοινό εκτυπωτή Εκτύπωση εύρους σελίδων σε τυπικό εκτυπωτή Εκτύπωση μίας σελίδας σε τυπικό εκτυπωτή Ακύρωση εργασίας εκτύπωσης σε τυπικό εκτυπωτή Ετοιμασία εγγράφου για ατελιέ εκτυπώσεων Διαμόρφωση έκδοσης για εκτύπωση σε ατόφιο χρώμα Αλλαγή χρωμάτων εγγράφου με ατόφια χρώματα Διαμόρφωση έκδοσης για εκτύπωση τετραχρωμίας VII Microsoft Outlook 545 Κεφάλαιο 24: Εργασία με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο 547 Εκκίνηση του Outlook για πρώτη φορά Ανάγνωση μηνυμάτων και άνοιγμα συνημμένων Απάντηση σε μηνύματα Δημιουργία νέων μηνυμάτων Χρήση βιβλίου διευθύνσεων

9 Περιεχόμενα ix Επισύναψη αρχείων σε μηνύματα Προσθήκη υπογραφών σε μηνύματα Αποστολή και λήψη μηνυμάτων Εκτύπωση μηνυμάτων Κεφάλαιο 25: Διαχείριση ηλεκτρονικών μηνυμάτων 577 Προσαρμογή του τρόπου εμφάνισης μηνυμάτων Οργάνωση μηνυμάτων σε φακέλους Διαχείριση μηνυμάτων με χρώματα Εύρεση μηνυμάτων Αποθήκευση και αρχειοθέτηση μηνυμάτων Κεφάλαιο 26: Προσαρμογή και οργάνωση ηλεκτρονικών μηνυμάτων 601 Μορφοποίηση μηνυμάτων Αλλαγή ρυθμίσεων μηνυμάτων και επιλογών παράδοσης Φιλτράρισμα μηνυμάτων Χρήση προσωπικών φακέλων και βιβλίων διευθύνσεων Κεφάλαιο 27: Διαχείριση του ημερολογίου σας 631 Προγραμματισμός συναντήσεων και συμβάντων Διαχείριση και οργάνωση συναντήσεων Αλλαγή της εμφάνισης του Ημερολογίου Εκτύπωση του Ημερολογίου σας Κεφάλαιο 28: Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων 659 Χρονοπρογραμματισμός συσκέψεων Απόκριση σε προσκλήσεις για συσκέψεις Ενημέρωση και ακύρωση προσκλήσεων για σύσκεψη Χρονοπρογραμματισμός ηλεκτρονικών συσκέψεων με το ΝetMeeting Γρήγορη αναφορά 677 Γλωσσάρι 725 Ευρετήριο 743

10

11 Κεφάλαιο 3 Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες Μετά την ολοκλήρωση αυτού του κεφαλαίου θα μπορείτε: Να παρουσιάζετε κείμενο σε μορφή πίνακα. Να μορφοποιείτε το κείμενο ενός πίνακα. Να επεξεργάζεστε τα δεδομένα ενός πίνακα. Να παρουσιάζετε κείμενο σε στήλες. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε πίνακες για να ομαδοποιείτε και να οργανώνετε τις πληροφορίες των εγγράφων σας σε μορφή περιεκτική, συνεπή, και ευανάγνωστη. Ένας πίνακας επιτρέπει την οργάνωση των πληροφοριών σε γραμμές και στήλες. Η τομή μιας γραμμής με μια στήλη ονομάζεται κελί. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα με ισομεγέθη τυποποιημένα κελιά ή να σχεδιάσετε έναν "προσαρμοσμένο" πίνακα με κελιά διαφόρων μεγεθών. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε πίνακα από κείμενο που υπάρχει ήδη. Από τη στιγμή που θα δημιουργήσετε τον πίνακά σας, μπορείτε να εισαγάγετε στα κελιά του κείμενο, αριθμούς, ή και γραφικά. Επίσης, για να διευκολύνετε τον αναγνώστη να κατανοήσει τις πληροφορίες του πίνακα, μπορείτε να ταξινομήσετε τις πληροφορίες του σε μια λογική σειρά. Μετά τη δημιουργία του πίνακα, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθός του ή το μέγεθος μεμονωμένων στηλών και γραμμών. Μπορείτε επίσης να παρεμβάλετε ή να διαγράψετε στήλες και γραμμές, ανάλογα με τις ανάγκες σας. Εξάλλου, για να κάνετε τον πίνακα ελκυστικό, έχετε τη δυνατότητα να μορφοποιήσετε το κείμενό του και να προσθέσετε περιγράμματα και σκίαση σε ολόκληρο τον πίνακα ή σε ένα τμήμα του. Επειδή στους πίνακες παρουσιάζονται συνήθως αριθμητικά δεδομένα, μπορείτε να εκτελείτε μαθηματικούς υπολογισμούς στους αριθμούς ενός πίνακα με τη διαταγή Τύπος του μενού Πίνακας. Έχετε, για παράδειγμα, τη δυνατότητα να προσθέσετε τους αριθμούς μιας στήλης ή γραμμής, ή να βρείτε το μέσο όρο τους. Αν χρειάζεστε πιο πολύπλοκους υπολογισμούς, μπορείτε να εισαγάγετε στο έγγραφό σας ένα ολόκληρο φύλλο εργασίας του Microsoft Excel. Το Excel είναι ένα πρόγραμμα του Microsoft Office που μπορείτε να χρησιμοποιείτε για πολύπλοκους υπολογισμούς και στατιστική ανάλυση. Η δημιουργία στηλών κειμένου είναι ένας ακόμη τρόπος με τον οποίο μπορείτε να ομαδοποιήσετε και να οργανώσετε τις πληροφορίες ενός εγγράφου. Η διαίρεση ενός τμήματος κειμένου σε στήλες ενδέχεται να σας φανεί χρήσιμη στην περίπτωση που θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα δελτίο τύπου ή ένα διαφημιστικό φυλλάδιο. Στο Word, έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε το πλήθος των στηλών που θέλετε να έχει μια σελίδα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε αν το κείμενο θα "ρέει" από το τέλος της μιας στήλης στην κορυφή της επόμενης, όπως στις εφημερίδες. Εναλλακτικά, μπορείτε να καθορίσετε ότι θέλετε μια στήλη κειμένου να τελειώνει σε συγκεκριμένη θέση και το υπόλοιπο κείμενο να μετακινηθεί στην επόμενη στήλη.

12 60 Μέρος Ι: Microsoft Word Σε αυτό το κεφάλαιο θα χρησιμοποιήσετε τα αρχεία εξάσκησης ΔημιουργίαΠίνακα, ΜορφοπΠίνακα, ΠίνακαςΔεδομένων, ΕισαγΠίνακα, και ΔημιουργίαΣτήλης που έχετε εγκαταστήσει στο φάκελο Office XP BB\Word\Κεφ03 από το συνοδευτικό CD του βιβλίου. Για την εγκατάσταση των αρχείων πρακτικής, δείτε την ενότητα "Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου", στην αρχή του βιβλίου. Παρουσίαση κειμένου σε μορφή πίνακα Λαβή επιλογής Για να προσθέσετε σε ένα έγγραφό σας έναν απλό πίνακα, αρκεί να πατήσετε στο κουμπί Εισαγωγή πίνακα της Βασικής γραμμής εργαλείων και να επιλέξετε, από το μενού που θα εμφανιστεί, το πλήθος των στηλών και των γραμμών που θέλετε να έχει ο πίνακας. Αν εκτός από τις διαστάσεις του πίνακα θέλετε να ορίσετε και άλλες επιλογές όπως, για παράδειγμα, η μορφοποίηση του πίνακα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη διαταγή Εισαγωγή του μενού Πίνακας προκειμένου να ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή πίνακα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε στο έγγραφό σας έναν πίνακα μετατρέποντας σε πίνακα απλό κείμενο που περιέχεται ήδη στο έγγραφο. Μετά τη δημιουργία του πίνακα, πρέπει να καταχωρίσετε στα κελιά κείμενο ή αριθμούς όπως και σε μια συνηθισμένη παράγραφο με τη διαφορά ότι το πάτημα του πλήκτρου TAB σε έναν πίνακα, αντί για την τοποθέτηση της παραγράφου σε εσοχή, προκαλεί τη μετακίνηση του σημείου εισαγωγής από κελί σε κελί. Εκτός από το πλήκτρο TAB, για τη μετακίνησή σας από κελί σε κελί μπορείτε να χρησιμοποιείτε τα πλήκτρα βελών ή το δείκτη του ποντικιού. Το αριστερότερο κελί μιας γραμμής του πίνακα θεωρείται πρώτο κελί της γραμμής, και η πρώτη γραμμή ενός πίνακα ενδείκνυται για επικεφαλίδες στηλών (παρόμοια, η αριστερή στήλη είναι ό,τι πρέπει για τις επικεφαλίδες των γραμμών). Αφού δημιουργήσετε τον πίνακα, είστε ελεύθεροι να τροποποιήσετε τη δομή του παρεμβάλλοντας ή διαγράφοντας στήλες και γραμμές. Όταν το σημείο εισαγωγής βρίσκεται στο δεξιότερο κελί της τελευταίας γραμμής του πίνακα, αρκεί να πατήσετε το πλήκτρο TAB για να προσθέσετε γρήγορα στο τέλος του πίνακα άλλη μία γραμμή. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιείτε το μενού Πίνακας για να παρεμβάλλετε, να διαγράφετε, και να επιλέγετε στήλες και γραμμές. Για να παρεμβάλετε μια νέα γραμμή ή στήλη, το μόνο που χρειάζεται είναι να πατήσετε με το ποντίκι για να τοποθετηθεί το σημείο εισαγωγής στη γραμμή ή τη στήλη όπου θέλετε να παρεμβληθεί η νέα γραμμή ή στήλη, να δείξετε στην επιλογή Εισαγωγή του μενού Πίνακας, και να διαλέξετε μια από τις διαταγές Γραμμές επάνω, Γραμμές κάτω, Στήλες δεξιά, ή Στήλες αριστερά. Αν επιλέξετε περισσότερες από μία γραμμές ή στήλες πριν χρησιμοποιήσετε κάποια από τις παραπάνω διαταγές του υπομενού Εισαγωγή, το Word θα παρεμβάλει στον πίνακα τόσες γραμμές ή στήλες όσες έχετε επιλέξει. Προκειμένου να χωράει το κείμενο που θέλετε να παρουσιάσετε, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος ενός ολόκληρου πίνακα ή κάθε στήλης ή γραμμής μεμονωμένα. Για να αλλάξετε γρήγορα το μέγεθος ενός πίνακα μπορείτε να πατήσετε σε αυτόν με το ποντίκι και να σύρετε τη λαβή επιλογής που θα εμφανιστεί στην κάτω δεξιά γωνία του. Μπορείτε επίσης να συγχωνεύσετε κελιά για να δημιουργήσετε άλλα κελιά διαφόρων μεγεθών. Για παράδειγμα, αν θέλετε ο τίτλος του πίνακα να καταλαμβάνει ολόκληρη την πρώτη γραμμή του, μπορείτε να συγχωνεύσετε τα κελιά αυτής της γραμμής για να υπάρχει σε αυτή μόνον ένα κελί στο πλάτος ολόκληρου του πίνακα. Αν πάλι χρειάζεται να διαιρέσετε ένα κελί σε μικρότερα, μπορείτε να το "χωρίσετε" σε περισσότερες από μία στήλες ή

13 Κεφάλαιο 3: Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες 61 γραμμές. Για να συνδυάζετε ή να χωρίζετε κελιά έχετε τις διαταγές Συγχώνευση κελιών και Διαίρεση κελιών, αντίστοιχα, του μενού Πίνακας. Για να κάνετε τροποποιήσεις σε έναν πίνακα θα χρειαστεί να τον επιλέξετε ολόκληρο ή να επιλέξετε συγκεκριμένες γραμμές ή στήλες του. Στον επόμενο πίνακα περιγράφονται οι μέθοδοι επιλογής ενός ολόκληρου πίνακα ή ενός μέρους του. Για να επιλέξετε Έναν ολόκληρο πίνακα Μία στήλη ή μία γραμμή Ένα κελί Πολλά κελιά Κάντε τα εξής Πατήστε στο κουμπί Επιλογή πίνακα που υπάρχει στην επάνω αριστερή γωνία του πρώτου κελιού του πίνακα, ή ανοίξτε το μενού Πίνακας, δείξτε στην επιλογή Επιλογή, και πατήστε στη διαταγή Πίνακας. Δείξτε στην πρώτη γραμμή μιας στήλης ή στην πρώτη στήλη μιας γραμμής και, όταν ο δείκτης του ποντικιού μετατραπεί σε βέλος, πατήστε το πλήκτρο του ποντικιού για να επιλεγεί ολόκληρη η στήλη ή η γραμμή. Διπλοπατήστε σε αυτό. Πατήστε στο πρώτο κελί, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT, και μετά πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους ή το πλήκτρο δεξιού Βέλους για να επιλέξετε περισσότερα κελιά της στήλης ή της γραμμής, αντίστοιχα. Συμβουλή Για να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Επιλογή πίνακα και τη λαβή επιλογής πρέπει το έγγραφο να είναι στην προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. Δημιουργία Πίνακα Για να μετακινήσετε έναν πίνακα στο εσωτερικό ενός εγγράφου, μπορείτε να πατήσετε στο κουμπί Επιλογή πίνακα και να σύρετε τον πίνακα σε άλλη θέση. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Αποκοπή και Επικόλληση της Βασικής γραμμής εργαλείων. Συχνά χρειάζεται να δημιουργήσετε έναν πίνακα για να παρουσιάσετε πληροφορίες σε πολλές στήλες, ή λίστες. Αφού καταχωρίσετε το κείμενο μπορείτε να ταξινομήσετε τις πληροφορίες σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά, καθώς επίσης και κατά στήλη ή γραμμή, με τη βοήθεια της διαταγής Ταξινόμηση του μενού Πίνακας. Για παράδειγμα, αν έχετε έναν πίνακα με πληροφορίες ατόμων και στην πρώτη γραμμή του υπάρχουν οι επικεφαλίδες Όνομα, Διεύθυνση, και Αριθμός Τηλεφώνου, μπορείτε να ταξινομήσετε τις πληροφορίες με βάση το όνομα, για να εντοπίζετε ευκολότερα τα στοιχεία οποιουδήποτε ατόμου. Η διεύθυνση της εταιρείας The Garden Company θα ήθελε να προσθέσει στον ανοιξιάτικο κατάλογο και ένα ένθετο με τίτλο Τα βότανα της Garden Company. Η ιδιοκτήτρια της εταιρείας θα ήθελε αυτό το ένθετο να περιέχει τρεις πίνακες: μια φόρμα παραγγελίας, έναν πίνακα με τα έξοδα συσκευασίας και αποστολής, και έναν πίνακα με προαιρετικές υπηρεσίες παράδοσης. Στην επόμενη άσκηση θα δημιουργήσετε τρεις πίνακες. Στον πρώτο πίνακα θα συγχωνεύσετε κελιά, θα καταχωρίσετε κείμενο, και θα προσθέσετε γραμμές. Για να δημιουργήσετε το δεύτερο πίνακα θα μετατρέψετε σε πίνακα απλό κείμενο που υπάρχει ήδη στο έγγραφο. Τέλος, θα ταξινομήσετε τις πληροφορίες ενός τρίτου πίνακα.

14 62 Μέρος Ι: Microsoft Word Άνοιγμα 1 Ξεκινήστε, αν χρειάζεται, το Word. 2 Πατήστε στο κουμπί Άνοιγμα της Βασικής γραμμής εργαλείων. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα. 3 Μεταφερθείτε στο φάκελο Office XP ΒΒ του σκληρού σας δίσκου, και διπλοπατήστε πρώτα στο φάκελο Word, μετά στο φάκελο Κεφ03, και τέλος στο αρχείο ΔημιουργίαΠίνακα. Θα ανοίξει το έγγραφο "ΔημιουργίαΠίνακα". 4 Πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους γα να τοποθετηθεί το σημείο εισαγωγής στην κενή γραμμή κάτω από την πρόταση Παρακαλούμε συμπληρώστε αυτή τη φόρμα. 5 Ανοίξτε το μενού Πίνακας, δείξτε στην επιλογή Εισαγωγή, και διαλέξτε τη διαταγή Πίνακας. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή πίνακα. 6 Βεβαιωθείτε ότι στο πλαίσιο Αριθμός στηλών εμφανίζεται η τιμή 5, πατήστε στο επάνω βέλος του πλαισίου Αριθμός γραμμών μέχρι να εμφανιστεί και σε αυτό η τιμή 5, και μετά πατήστε στο OK. Στο έγγραφο θα εμφανιστεί ένας κενός πίνακας με πέντε στήλες και πέντε γραμμές. Το σημείο εισαγωγής θα βρίσκεται στο πρώτο κελί του πίνακα. 7 Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην περιοχή επιλογής, στα αριστερά της πρώτης γραμμής του πίνακα, και πατήστε το πλήκτρο του ποντικιού για να επιλεγεί η γραμμή.

15 Κεφάλαιο 3: Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες 63 8 Διαλέξτε από το μενού Πίνακας τη διαταγή Συγχώνευση κελιών για να συνδυάσετε τα κελιά της πρώτης γραμμής του πίνακα σε ένα μόνο κελί. 9 Πληκτρολογήστε Φόρμα παραγγελίας φυτών της Garden Company. Το κείμενο θα εμφανιστεί στην πρώτη γραμμή του πίνακα. 10 Πατήστε στο πρώτο κελί της δεύτερης γραμμής και πληκτρολογήστε Αριθμός σελίδας. 11 Πατήστε TAB και πληκτρολογήστε Περιγραφή, πατήστε TAB και πληκτρολογήστε Ποσότητα, TAB και πληκτρολογήστε Τιμή μονάδας, TAB και πληκτρολογήστε Σύνολο, και τέλος πατήστε άλλη μία φορά TAB για να μεταφερθεί το σημείο εισαγωγής στο πρώτο κελί της επόμενης γραμμής του πίνακα. 12 Πληκτρολογήστε 25, πατήστε TAB και πληκτρολογήστε Βασιλικός, TAB και πληκτρολογήστε 3, TAB και πληκτρολογήστε 2,29, και τέλος πατήστε TAB και πληκτρολογήστε 6,87. Το κείμενο θα εμφανιστεί στη δεύτερη γραμμή του πίνακα. 13 Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην περιοχή επιλογής στα αριστερά της τέταρτης γραμμής του πίνακα, και σύρετε με το ποντίκι για να επιλέξετε τις δύο τελευταίες γραμμές. 14 Ανοίξτε το μενού Πίνακας, δείξτε στην επιλογή Εισαγωγή, και διαλέξτε τη διαταγή Γραμμές κάτω για να προσθέσετε στον πίνακα άλλες δύο γραμμές. Οι δύο νέες γραμμές θα εμφανιστούν κάτω από τις επιλεγμένες. 15 Πατήστε στο πρώτο κελί της τελευταίας γραμμής του πίνακα, κρατήστε πατημένο το SHIFT, και μετά πατήστε το ΔΕΞΙΟ ΒΕΛΟΣ τέσσερις φορές για να επιλέξετε τα τέσσερα πρώτα κελιά της γραμμής. 16 Διαλέξτε από το μενού Πίνακας τη διαταγή Συγχώνευση κελιών για να συνδυάσετε τα τέσσερα κελιά σε ένα. 17 Πληκτρολογήστε Σύνολο παραγγελίας και πατήστε TAB δύο φορές. Στο τέλος του πίνακα θα προστεθεί μια νέα γραμμή. Προσέξτε ότι αυτή η νέα γραμμή έχει τη δομή της προηγούμενής της.

16 64 Μέρος Ι: Microsoft Word 18 Πληκτρολογήστε Συν έξοδα συσκευασίας και αποστολής, και πατήστε το TAB δύο φορές για να προστεθεί στον πίνακα άλλη μία γραμμή 19 Πληκτρολογήστε Συν έξοδα προαιρετικών υπηρεσιών παράδοσης. 20 Πατήστε το TAB δύο φορές για να προστεθεί στον πίνακα ακόμα μία γραμμή και πληκτρολογήστε Γενικό σύνολο. 21 Στις παραγράφους που υπάρχουν κάτω από τον πίνακα, επιλέξτε το τμήμα κειμένου που αρχίζει από τις λέξεις Έξοδα συσκευασίας και αποστολής και τελειώνει με το ποσό Ανοίξτε το μενού Πίνακας, δείξτε στην επιλογή Μετατροπή, και πατήστε στη διαταγή Κείμενο σε πίνακα. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Μετατροπή κείμενου σε πίνακα.

17 Κεφάλαιο 3: Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες 65 Δείκτης αλλαγής μεγέθους 23 Βεβαιωθείτε ότι στο πλαίσιο Αριθμός στηλών υπάρχει η τιμή 2 και πατήστε στο OK. Οι επτά γραμμές του επιλεγμένου κειμένου εμφανίζονται τώρα σε μορφή πίνακα ο οποίος αποτελείται από δύο στήλες και επτά γραμμές. 23 Πατήστε στο εσωτερικό του πίνακα για να αποεπιλέξετε τα κελιά, δείξτε στο δεξιό όριο του πίνακα μέχρι να δείτε το δείκτη του ποντικιού να μετατρέπεται σε ένα παχύ βέλος με δύο αιχμές, και μετά διπλοπατήστε για να αλλάξει το πλάτος του πίνακα ώστε να χωράει όλο το κείμενο του κελιού. 24 Κυλήστε τη σελίδα προς τα κάτω και πατήστε οπουδήποτε στο εσωτερικό του πίνακα Υπηρεσίες παράδοσης για να τοποθετηθεί σε αυτόν το σημείο εισαγωγής. 25 Διαλέξτε από το μενού Πίνακας τη διαταγή Ταξινόμηση. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση. Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης Επιλογή πίνακα 26 Πατήστε, αν χρειάζεται, στο βέλος του πλαισίου Ταξινόμηση κατά και επιλέξτε από τη λίστα την καταχώριση Στήλη 2, πατήστε στο κουμπί επιλογής Φθίνουσα, φροντίστε να είναι επιλεγμένο το κουμπί Υπάρχει γραμμή κεφαλίδων της ομάδας επιλογών Στη λίστα, και μετά πατήστε στο OK για να ταξινομηθεί ο πίνακας σε φθίνουσα σειρά ως προς τη δεύτερη στήλη. 27 Πατήστε στο κουμπί Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης, και μετά κυλήστε το κείμενο του εγγράφου ώστε να φαίνονται στο παράθυρο του εγγράφου ο πίνακας Υπηρεσίες παράδοσης, ο πίνακας Έξοδα συσκευασίας και αποστολής, και το κάτω μέρος του πίνακα Φόρμα παραγγελίας. 28 Πατήστε στο κουμπί Επιλογή πίνακα, στην επάνω αριστερή γωνία του πίνακα Υπηρεσίες παράδοσης, για να επιλέξετε τον πίνακα και κρατήστε το πατημένο. 29 Σύρετε το περίγραμμα του πίνακα προς τα επάνω και δεξιά από τον πίνακα Έξοδα συσκευασίας και αποστολής, ώστε το επάνω όριο του πίνακα Υπηρεσίες παράδοσης να ευθυγραμμιστεί με το επάνω όριο του πίνακα Έξοδα συσκευασίας και αποστολής, και το δεξιό όριο του πίνακα Υπηρεσίες παράδοσης να ευθυγραμμιστεί με το δεξιό όριο του πίνακα Φόρμα παραγγελίας.

18 66 Μέρος Ι: Microsoft Word Κλείσιμο παραθύρου 30 Όταν τοποθετήσετε τον πίνακα Υπηρεσίες παράδοσης εκεί που πρέπει, αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού. 31 Δείξτε στον πίνακα Υπηρεσίες παράδοσης και σύρετε τη λαβή επιλογής που υπάρχει στην κάτω δεξιά γωνία του προς τα κάτω, αφήνοντας το πλήκτρο του ποντικιού όταν το κάτω όριο του πίνακα Υπηρεσίες παράδοσης ευθυγραμμιστεί με το κάτω όριο του πίνακα Έ- ξοδα συσκευασίας και αποστολής. 32 Πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση της Βασικής γραμμής εργαλείων για να αποθηκεύσετε το έγγραφο. 33 Πατήστε στο κουμπί Κλεισίματος του παραθύρου του εγγράφου. Το έγγραφο "ΔημιουργίαΠίνακα" θα κλείσει. Μορφοποίηση κειμένου πίνακα Για να βελτιώσετε την εμφάνιση του κειμένου ενός πίνακα μπορείτε να το μορφοποιήσετε με τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων Μορφοποίησης όπως ακριβώς θα κάνατε, δηλαδή, και για οποιοδήποτε κείμενο σε ένα έγγραφο του Word. Μπορείτε επίσης να μορφοποιήσετε και τη δομή ενός πίνακα προσθέτοντάς του περίγραμμα και σκίαση. Με τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων Μορφοποίησης μπορείτε επίσης να αλλάξετε την εμφάνιση και τη στοίχιση του κειμένου ενός κελιού. Για να τροποποιήσετε τον πίνακα ή τα όρια των κελιών θα χρησιμοποιήσετε τη διαταγή Περιγράμματα και σκίαση του μενού Μορφή προκειμένου να ανοίξετε το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σκίαση στον πίνακα ή σε ορισμένα κελιά του με τη βοήθεια των επιλογών της καρτέλας Σκίαση του πλαισίου διαλόγου Περιγράμματα και σκίαση.

19 Κεφάλαιο 3: Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες 67 ΜορφοπΠίνακα Ο καλύτερος τρόπος για να μορφοποιήσετε γρήγορα έναν πίνακα και το κείμενό του είναι να του εφαρμόσετε μια Αυτόματη Μορφοποίηση Πίνακα με τη βοήθεια της διαταγής Αυτόματη Μορφοποίηση πίνακα του μενού Πίνακας. Το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Μορφοποίηση πίνακα που θα εμφανιστεί παρέχει 18 έτοιμες μορφές πίνακα με μια μεγάλη ποικιλία περιγραμμάτων, χρωμάτων, και ιδιοτήτων κειμένου (όπως πλάγια γραφή) που μπορούν να δώσουν σε οποιονδήποτε πίνακά σας "επαγγελματική όψη". Η συγκεκριμένη λειτουργία είναι ό,τι πρέπει για τη γρήγορη μορφοποίηση ενός πίνακα. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να δημιουργήσετε και δικά σας στυλ πινάκων ώστε να δημιουργείτε γρήγορα ομοιόμορφους πίνακες. Επιλέξτε έναν πίνακα, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Μορφοποίηση πίνακα, πατήστε στο κουμπί Δημιουργία ή επιλέξτε ένα στυλ πίνακα, και πατήστε στο κουμπί Τροποποίηση, και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε τις επιλογές μορφοποίησης. Προκειμένου να εξασφαλίσει ότι οι πίνακες του καταλόγου της Garden Company θα ξεχωρίζουν μεταξύ τους, αλλά και ότι θα είναι επίσης "συμπληρωματικοί" ο ένας για τον άλλο, η διεύθυνση της εταιρείας ζήτησε να μορφοποιηθούν κατάλληλα. Στην επόμενη άσκηση θα μορφοποιήσετε το κείμενο ενός πίνακα και θα προσθέσετε σκίαση σε ένα κελί του. Θα εφαρμόσετε επίσης σε έναν πίνακα μια Αυτόματη Μορφοποίηση και θα του προσθέσετε περίγραμμα. 1 Πατήστε στο κουμπί Άνοιγμα της Βασικής γραμμής εργαλείων. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα. 2 Μεταφερθείτε στο φάκελο Office XP ΒΒ του σκληρού σας δίσκου, και διπλοπατήστε πρώτα στο φάκελο Word, μετά στο φάκελο Κεφ03, και τέλος στο αρχείο ΜορφοπΠίνακα. Θα ανοίξει το έγγραφο "ΜορφοπΠίνακα". Αντιμετώπιση προβλήματος Αν το έγγραφο εμφανιστεί σε Κανονική προβολή, πατήστε στο κουμπί Προβολή Διάταξης Εκτύπωσης. Στοίχιση στο κέντρο 3 Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην περιοχή επιλογής, στα αριστερά της πρώτης γραμμής του πίνακα Φόρμα παραγγελίας, και πατήστε το πλήκτρο του ποντικιού για να επιλεγεί η πρώτη γραμμή. 4 Στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης, πατήστε στο βέλος του πλαισίου καταλόγου Γραμματοσειρά και επιλέξτε γραμματοσειρά Arial. Κατόπιν, πατήστε στο βέλος του πλαισίου Μέγεθος γραμματοσειράς και επιλέξτε μέγεθος 16 στιγμών. Το κείμενο της πρώτης γραμμής του πίνακα εμφανίζεται τώρα με γραμματοσειρά Arial 16 στιγμών. 5 Στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης, πατήστε πρώτα στο κουμπί Έντονη γραφή και μετά στο κουμπί Στοίχιση στο κέντρο. Το κείμενο θα κεντραριστεί στο κελί και θα εμφανιστεί με έντονη γραφή. 6 Εξακολουθώντας να έχετε επιλεγμένη την πρώτη γραμμή του πίνακα, διαλέξτε από το μενού Μορφή τη διαταγή Περιγράμματα και σκίαση. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Περιγράμματα και σκίαση. 7 Πατήστε στην καρτέλα Σκίαση.

20 68 Μέρος Ι: Microsoft Word Πλάγια γραφή Χρώμα γραμματοσειράς Στοίχιση δεξιά 8 Επιλέξτε από την παλέτα χρωμάτων το ανοιχτό κίτρινο χρώμα είναι το τρίτο της τελευταίας σειράς και μετά πατήστε στο OK. Το Word προσθέτει στο φόντο της πρώτης γραμμής του πίνακα μια ανοιχτή κίτρινη σκίαση. 9 Επιλέξτε την τρίτη γραμμή του πίνακα. 10 Πατήστε στο κουμπί Πλάγια γραφή της γραμμής εργαλείων Μορφοποίησης για να εμφανιστεί το επιλεγμένο κείμενο με πλάγια γραφή. 11 Πατήστε στο βέλος του πλαισίου καταλόγου Χρώμα γραμματοσειράς της γραμμής εργαλείων Μορφοποίησης και επιλέξτε από την παλέτα χρωμάτων το κόκκινο χρώμα είναι το πρώτο της τρίτης σειράς για το επιλεγμένο κείμενο. 12 Επιλέξτε τις τέσσερις τελευταίες γραμμές του πίνακα Φόρμα παραγγελίας. 13 Πατήστε στο κουμπί Στοίχιση δεξιά της γραμμής εργαλείων Μορφοποίησης. Το Word θα στοιχίσει το κείμενο των τεσσάρων τελευταίων γραμμών του πίνακα στο δεξιό περιθώριο. 14 Πατήστε οπουδήποτε στο εσωτερικό του πίνακα Έξοδα συσκευασίας και αποστολής για να τοποθετηθεί σε αυτόν το σημείο εισαγωγής. 15 Διαλέξτε από το μενού Πίνακας τη διαταγή Αυτόματη Μορφοποίηση πίνακα. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Μορφοποίηση πίνακα.

21 Κεφάλαιο 3: Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες Βρείτε στα περιεχόμενα της λίστας Στυλ πίνακα την καταχώριση Λίστα πίνακα 8, επιλέξτε την, και πατήστε στο κουμπί Εφαρμογή. Ο πίνακας Έξοδα συσκευασίας και αποστολής θα μορφοποιηθεί με χρώματα που κάνουν έντονη αντίθεση και θα αποκτήσει ένα σκούρο περίγραμμα. 17 Πατήστε οπουδήποτε στο εσωτερικό του πίνακα Υπηρεσίες παράδοσης για να τοποθετηθεί σε αυτόν το σημείο εισαγωγής. 18 Διαλέξτε από το μενού Μορφή τη διαταγή Περιγράμματα και σκίαση για να ανοίξει το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου, και μετά πατήστε στην καρτέλα Περιγράμματα. 19 Στην ομάδα επιλογών Ρύθμιση, πατήστε αν χρειάζεται στο εικονίδιο Όλα για να το επιλέξετε. 20 Πατήστε δύο φορές στο κάτω βέλος κύλισης της λίστας Στυλ και μετά πατήστε στο στυλ περιγράμματος με διπλή γραμμή.

22