ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΕΝΙΑΙΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΙΤΛΟΣ: ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΙΔΙΩΤΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΡΙΤΩΝ CQS ΚΩΔΙΚΟΣ: GP8_1 ΣΕΛ: 1 / 8

Transcript

1 ΚΩΔΙΚΟΣ: GP8_1 ΣΕΛ: 1 / 8 1 Αντικείμενο και σκοπός της πολιτικής Η Εταιρεία CQS A.E. συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (εφεξής ΓΚΠΔ) 679/2016 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 που αφορά την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την ελεύθερη κυκλοφορία αυτών (μετά την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ). Επίσης, δεσμεύεται να εφαρμόζει την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία περί προστασίας προσωπικών δεδομένων. Η παρούσα πολιτική παρέχεται από την Εταιρεία CQS A.E., με σκοπό να καθοριστούν και να γίνουν γνωστοί οι όροι και οι προϋποθέσεις που τηρούνται από την ως άνω Εταιρεία για την προστασία των προσωπικών δεδομένων που τυγχάνουν επεξεργασίας από την τελευταία. Ειδικότερα, διευκρινίζονται τα Υποκείμενα των προσωπικών δεδομένων, οι κατηγορίες προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται, ο σκοπός για τον οποίο συλλέγονται, η νομική βάση της επεξεργασίας, η διαβίβαση των προσωπικών δεδομένων σε χώρες της Ε.Ε ή τρίτες χώρες, άλλους αποδέκτες ή εκτελούντες την επεξεργασία καθώς και το χρονικό διάστημα αποθήκευσης και διατήρησης των εν λόγω δεδομένων. Στόχος της παρούσας πολιτικής είναι και να ενημερώσει τα Υποκείμενα των δεδομένων σχετικά με τα δικαιώματά τους όσον αφορά την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων. Η Εταιρεία λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που απαιτούνται για την ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται. Η Εταιρεία CQS A.E. έχει το δικαίωμα να τροποποιεί ή να επικαιροποιεί την παρούσα πολιτική, χωρίς προηγούμενη ειδοποίηση, εφόσον αυτό απαιτείται σύμφωνα με την κείμενη εθνική ή ευρωπαϊκή νομοθεσία ή κρίνεται αναγκαίο ως συνέπεια της συνεχούς μας προσπάθειας να βελτιώνουμε την προστασία προσωπικών δεδομένων. Για αυτό το λόγο κρίνεται αναγκαίος ένας ανά τακτά διαστήματα έλεγχος της παρούσας πολιτικής προς ενημέρωση των ενδιαφερομένων. 2 Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων είναι η Εταιρεία CQS A.E., η οποία εδρεύει στην Αθήνα, Διονυσίου Σολωμού 56, T.K , Νέα Ιωνία, τηλεφωνικό κέντρο: , info@cqs.com.gr και αποτελεί το νομικό πρόσωπο που συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα και καθορίζει τον τρόπο και τον σκοπό για τον οποίο συλλέγει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Η Εταιρεία CQS A.E. δύναται να ενεργεί και ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό των Συνεργατών της, στο πλαίσιο συμβάσεων παροχής υπηρεσιών της Εταιρείας, οι οποίοι αποτελούν τους Υπεύθυνους Επεξεργασίας. Όλες οι κατηγορίες επεξεργασιών (όπως αποθήκευση, καταχώριση, χρήση, διαγραφή, μεταβίβαση) που διενεργεί η Εταιρεία πραγματοποιούνται υπό τις οδηγίες του Υπεύθυνου Επεξεργασίας. Επιπλέον τα προσωπικά δεδομένα που επεξεργάζεται (όπως δεδομένα αναγνώρισης ταυτότητας και δεδομένα επικοινωνιών) διαφοροποιούνται βάσει της σύμβασης με τον εκάστοτε Υπεύθυνο Επεξεργασίας η οποία διέπεται από τους όρους και τις προϋποθέσεις που θέτει ο ΓΚΠΔ αναφορικά με την επεξεργασία που λαμβάνει χώρα από εκτελούντα την επεξεργασία. Η Εταιρεία δύναται ηχογραφεί τις τηλεφωνικές επικοινωνίες με τους πελάτες που επιθυμούν κατ εντολή και για λογαριασμό του Υπεύθυνου. Συνεπώς, η Εταιρεία όταν ηχογραφεί τις τηλεφωνικές επικοινωνίες των θετικών πελατών παίρνει για λογαριασμό και κατ εντολή του Υπεύθυνου τη σχετική συγκατάθεση από τον πελάτη για το εκάστοτε σκοπό της επεξεργασίας. Επιπλέον, η Εταιρεία προκειμένου να συμμορφωθεί με τις συμβατικές της υποχρεώσεις ικανοποιεί τα αιτήματα των Υποκειμένων των δεδομένων προβαίνοντας σε επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων προκειμένου να ικανοποιηθεί ο συγκεκριμένος σκοπός βάσει οδηγιών του εκάστοτε Υπεύθυνου Επεξεργασίας. Συγκεκριμένα, τα Υποκείμενα (οι πελάτες δυνητικοί πελάτες των Συνεργατών της εταιρείας ή τρίτα πρόσωπα που θα τύχει να απαντήσουν στους τηλεφωνικούς αριθμούς των πελατών ή εξουσιοδοτημένα πρόσωπα των πελατών του Συνεργάτη ή πληρεξούσιοι ή νόμιμοι κληρονόμοι) μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματα τους εκ του ΓΚΠΔ και εκ του νόμου για την προστασία του Καταναλωτή και του 3471/2006, αποστέλλοντας προφορικά ή γραπτά αιτήματα προς την Εταιρεία. Τα Υποκείμενα για να αιτηθούν για τη συγκεκριμένη ενημέρωση γνωστοποιούν προς την Εταιρεία κάποια στοιχεία τους προκειμένου επιβεβαιωθεί από την Εταιρεία ότι το αίτημα γίνεται από τους ίδιους (ταυτοποίηση). Στη συνέχεια η Εταιρεία επεξεργάζεται τα στοιχεία του συγκεκριμένου πελάτη δυνητικού πελάτη προκειμένου να του αποστείλει απάντηση (ενδεικτικά εξαγωγή από τα συστήματα της).

2 ΚΩΔΙΚΟΣ: GP8_1 ΣΕΛ: 2 / 8 Η Εταιρεία CQS A.E. ενεργεί επίσης ως εκτελών την επεξεργασία για την εταιρεία Paladino Α.Ε.. Ειδικότερα, η Εταιρεία αναλαμβάνει να επεξεργάζεται δεδομένα που θα της διαβιβασθούν από την εταιρεία Paladino Α.Ε. για την παροχή υπηρεσιών γραμματειακής υποστήριξης, υπηρεσιών διαχείρισης και οργάνωσης ανθρώπινου δυναμικού, οικονομικών υπηρεσιών και υπηρεσιών τεχνικής υποστήριξης. Η Εταιρεία παραλαμβάνει από τη Paladino τα προσωπικά δεδομένα των υποκειμένων και στη συνέχεια προβαίνει σε περαιτέρω επεξεργασία προκειμένου να ικανοποιήσει τα αιτήματα τους και τις υποχρεώσεις που έχει αναλάβει ο υπεύθυνος επεξεργασίας εκ της συμβάσεως. Επίσης, η εταιρεία Paladino Α.Ε. έχει κάθε υποχρέωση που βαρύνει τον υπεύθυνο επεξεργασίας βάσει του ΓΚΠΔ (λήψη συγκατάθεσης από το υποκείμενο των δεδομένων όπου είναι απαραίτητο, ενημέρωση των υποκειμένων των δεδομένων για τα δικαιώματά τους κλπ). Η Εταιρεία CQS A.E. επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα βάσει σύμβασης με τον υπεύθυνο επεξεργασίας που διέπεται από τους όρους και τις προϋποθέσεις που θέτει ο ΓΚΠΔ αναφορικά με την επεξεργασία που λαμβάνει χώρα από εκτελούντα την επεξεργασία. 3 Πληροφορίες για τη συλλογή και επεξεργασία προσωπικών δεδομένων Προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από τους υποψήφιους εργαζομένους της Εταιρείας κατά τη συλλογή βιογραφικών Η Εταιρεία μας συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων, κατά τη συλλογή βιογραφικών, ήτοι δεδομένα αναγνώρισης ταυτότητας, δεδομένα επικοινωνίας και δεδομένα εκπαίδευσης. Συγκεκριμένα, τα δεδομένα τα οποία συλλέγονται αναφέρονται ενδεικτικά αλλά όχι περιοριστικά στην συνέχεια: ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο, , βιογραφικό σημείωμα (το οποίο δύναται να περιλαμβάνει ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, φύλο, όνομα μητρός, οικογενειακή κατάσταση, υπηκοότητα, εκπλήρωση στρατιωτικών υποχρεώσεων, ημερομηνία γέννησης, τόπος γέννησης, όνομα συζύγου, εθνικότητα, στοιχεία ταυτότητας, διεύθυνση, περιοχή, χώρα, νομός, πόλη,τηλέφωνο, κινητό, ηλεκτρονική διεύθυνση ( ), φαξ, εκπαίδευση, τίτλοι πτυχίων, αξιολόγηση υποψηφίου κ.λπ.). Τα δεδομένα συλλέγονται είτε από το ίδιο το Υποκείμενο είτε από ιστοσελίδες εταιρειών που παρέχουν υπηρεσίες ανάρτησης αγγελίας για επαγγελματική συνεργασία και υποβολής υποψηφιότητας από τους ενδιαφερομένους. Για τη δεύτερη περίπτωση, τον σκοπό και την επεξεργασία των Προσωπικών Δεδομένων του υποψηφίου, δηλαδή τα στοιχεία του ενδιαφερομένου και το βιογραφικό σημείωμα αυτού, καθορίζονται από τους διαχειριστές των ανωτέρω ιστοσελίδων Σκοπός επεξεργασίας Η Εταιρεία συλλέγει τα ανωτέρω δεδομένα με σκοπό να προβεί σε αξιολόγηση του Υποκειμένου των δεδομένων (υποψήφιου εργαζόμενου) και σε κατάρτιση σύμβασης εργασίας με αυτό Νομιμότητα επεξεργασίας Η συλλογή και επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των υποψηφίων εργαζομένων γίνεται βάσει λήψης συγκατάθεσης από τους τελευταίους. Σε περίπτωση που καταρτιστεί σύμβαση εργασίας και τα βιογραφικά ενταχθούν σε φάκελο εργασίας η νομική βάση τρέπεται σε σύμβαση (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος) Διαβίβαση προσωπικών δεδομένων εκπλήρωση της υποχρέωσης παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών όπως και η εταιρεία παροχής τεχνικής υποστήριξης του πληροφοριακού συστήματος HR SCAN, τις οποίες χρησιμοποιεί η Εταιρεία μας ως εκτελούντες την επεξεργασία. Ακόμη, δύναται τα δεδομένα να διαβιβάζονται στη Εταιρεία μας από τις συνεργαζόμενες εταιρείες παροχής υπηρεσιών ανάρτησης αγγελίας για επαγγελματική συνεργασία και υποβολής υποψηφιότητας από τους ενδιαφερομένους, τις οποίες χρησιμοποιεί η Εταιρεία μας ως εκτελούντες την επεξεργασία. Οι υποχρεώσεις του εκάστοτε εκτελούντα την επεξεργασία σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων διέπονται από σύμβαση με την Εταιρεία μας πλήρως εναρμονισμένης με τον ΓΚΠΔ.

3 ΚΩΔΙΚΟΣ: GP8_1 ΣΕΛ: 3 / Περίοδος διατήρησης προσωπικών δεδομένων Τα δεδομένα του αρχείου των υποψηφίων εργαζομένων τηρούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για το διάστημα που απαιτείται για την επίτευξη των σκοπών της επεξεργασίας, το οποίο στην παρούσα περίπτωση είναι έξι μήνες από τη συλλογή τους. Προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από τους υποψήφιους εργαζομένους της Εταιρείας κατά τη διενέργεια συνέντευξης Η Εταιρεία μας συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων, κατά τη συνέντευξη με τον ίδιο, τα οποία αναφέρονται στην συνέχεια: ονοματεπώνυμο, ημερομηνία γέννησης, διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνο κατοικίας, κινητό, οικογενειακή κατάσταση, γραμματικές γνώσεις, προϋπηρεσία (επωνυμία, θέση, έτη, αποδοχές και λόγοι αποχώρησης από την προηγούμενη εργασία), εκπλήρωση στρατιωτικών υποχρεώσεων, μεταφορικό μέσο, υπογραφή, αξιολόγηση υποψηφίου, πηγή πρόσληψης, επιδιωκόμενη θέση πρόσληψης, σχόλια επικοινωνίας, CV Status, ημερομηνία συνέντευξης, ώρα συνέντευξης, επιθυμητό ωράριο, χαρακτηριστικά υποψήφιου εργαζόμενου (επάρκεια τεχνικής γνώσης & ικανοτήτων, εμπειρία σε ανάλογη θέση, δυνατότητες εξέλιξης, επικοινωνιακές δεξιότητες, κριτική σκέψη και αντίληψη, κοινωνική ωριμότητα, προσανατολισμός στο αποτέλεσμα, φιλικότητα/ενθουσιασμός/επαγγελματισμός, γνώση Η/Υ), συστάσεις άλλων εργοδοτών και σχόλια εργοδοτών καθώς επίσης και σχόλια του υπαλλήλου που πραγματοποιεί τη συνέντευξη. Τα δεδομένα συλλέγονται από το ίδιο το Υποκείμενο Σκοπός επεξεργασίας Η Εταιρεία συλλέγει τα ανωτέρω δεδομένα με σκοπό να προβεί σε αξιολόγηση του Υποκειμένου των δεδομένων (υποψήφιου εργαζόμενου) και σε κατάρτιση σύμβασης εργασίας με αυτό Νομιμότητα επεξεργασίας Η συλλογή και επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των υποψηφίων εργαζομένων γίνεται βάσει λήψης συγκατάθεσης από τους τελευταίους. Σε περίπτωση που καταρτιστεί σύμβαση εργασίας και τα ορισμένα από τα στοιχεία αυτά ενταχθούν σε φάκελο εργασίας η νομική βάση τρέπεται σε σύμβαση (η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος) Διαβίβαση προσωπικών δεδομένων εκπλήρωση της υποχρέωσης παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών όπως και η εταιρεία παροχής τεχνικής υποστήριξης του πληροφοριακού συστήματος HR SCAN, τις οποίες χρησιμοποιεί η Εταιρεία μας ως εκτελούντες την επεξεργασία. Οι υποχρεώσεις του εκάστοτε εκτελούντα την επεξεργασία σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων διέπονται από σύμβαση με την Εταιρεία μας πλήρως εναρμονισμένης με τον ΓΚΠΔ Περίοδος διατήρησης προσωπικών δεδομένων Τα δεδομένα του αρχείου των υποψηφίων εργαζομένων τηρούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για το διάστημα που απαιτείται για την επίτευξη των σκοπών της επεξεργασίας, το οποίο στην παρούσα περίπτωση είναι έξι μήνες από τη συλλογή τους. Προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από τους προμηθευτές της Εταιρείας για την καταχώρησή τους στο σύστημα ERP Η Εταιρεία μας συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των προμηθευτών της, ειδικότερα φυσικών προσώπων ή νόμιμων αντιπροσώπων εταιρειών της, προκειμένου να καταρτιστεί η σύμβαση, να τους τιμολογήσει και να διεκπεραιώσει τις υπόλοιπες υποχρεώσεις της εκ της συγκεκριμένης συμβάσεως, τα οποία αναφέρονται στην

4 ΚΩΔΙΚΟΣ: GP8_1 ΣΕΛ: 4 / 8 συνέχεια: ονοματεπώνυμο, Α.Φ.Μ, διεύθυνση, περιοχή, Τ.Κ., τηλέφωνα. Τα δεδομένα συλλέγονται από το ίδιο το Υποκείμενο Σκοπός επεξεργασίας Η Εταιρεία συλλέγει τα ανωτέρω δεδομένα με σκοπό να προβεί στην κατάρτιση της σύμβασης και στην ικανοποίηση των υποχρεώσεων της βάσει της συναφθείσας σύμβασης και εκ του νόμου Νομιμότητα επεξεργασίας Η συλλογή και επεξεργασία των ως άνω αναφερόμενων προσωπικών δεδομένων είναι σύννομη, καθώς είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος (άρ. 6 παρ.1 β) και για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας (άρ. 6 παρ.1 γ) Διαβίβαση προσωπικών δεδομένων εκπλήρωση της υποχρέωσης παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών όπως και η εταιρεία παροχής τεχνικής υποστήριξης του πληροφοριακού συστήματος ERP, τις οποίες χρησιμοποιεί η Εταιρεία μας ως εκτελούντες την επεξεργασία. Ακόμη, τα δεδομένα διαβιβάζονται από την Εταιρεία μας σε εξωτερικό λογιστή για την παροχή λογιστικών υπηρεσιών, τον οποίο χρησιμοποιεί η Εταιρεία μας ως εκτελούντα την επεξεργασία. Οι υποχρεώσεις του εκάστοτε εκτελούντα την επεξεργασία σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων διέπονται από σύμβαση με την Εταιρεία μας πλήρως εναρμονισμένης με τον ΓΚΠΔ Περίοδος διατήρησης προσωπικών δεδομένων Τα δεδομένα του αρχείου των προμηθευτών τηρούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για το διάστημα που απαιτείται για την επίτευξη των σκοπών της επεξεργασίας, το οποίο στην παρούσα περίπτωση είναι μέχρι τη λήξη ή λύση της συμβάσεως και περαιτέρω για όσο διάστημα είναι απαιτητό από το νόμο και μέχρι την παραγραφή των αξιώσεων. Το χρονικό διάστημα που οφείλει η Εταιρεία να τηρεί τα συγκεκριμένα δεδομένα είναι είκοσι έτη από τη λήξη ή λύση της εκάστοτε σύμβασης. Προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από τους επισκέπτες και τους υποψηφίους εργαζομένους της Εταιρείας κατά την είσοδο τους σε αυτή Η Εταιρεία μας συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων και των επισκεπτών της, που εισέρχονται εντός των εγκαταστάσεων της, για την ασφάλεια και τον έλεγχο του κτιρίου και των εργαζομένων, τα οποία αναφέρονται στην συνέχεια: ονοματεπώνυμο, Ημερομηνία, έλεγχος ταυτοπροσωπίας, ΑΔΤ, ώρα ραντεβού, ώρα εισόδου/εξόδου. Τα δεδομένα συλλέγονται από το ίδιο το Υποκείμενο Σκοπός επεξεργασίας Η Εταιρεία συλλέγει τα ανωτέρω δεδομένα με σκοπό να λάβει γνώση για ποια φυσικά πρόσωπα εισέρχονται στις εγκαταστάσεις της στις οποίες πραγματοποιεί τις εργασίες της Νομιμότητα επεξεργασίας Η Εταιρεία έχει έννομο συμφέρον να συλλέξει τα ανωτέρω δεδομένα και να προβεί σε περαιτέρω επεξεργασία για την ασφάλεια και την λειτουργικότητα της (άρθρο 6 παρ. 1 γ ) Διαβίβαση προσωπικών δεδομένων εκπλήρωση της υποχρέωσης παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών την οποία χρησιμοποιεί η Εταιρεία μας ως

5 ΚΩΔΙΚΟΣ: GP8_1 ΣΕΛ: 5 / 8 εκτελούντα την επεξεργασία. Οι υποχρεώσεις του εκτελούντα την επεξεργασία σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων διέπονται από σύμβαση με την Εταιρεία μας πλήρως εναρμονισμένης με τον ΓΚΠΔ Περίοδος διατήρησης προσωπικών δεδομένων Τα δεδομένα του αρχείου προσβάσεων τηρούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για το διάστημα που απαιτείται για την επίτευξη των σκοπών της επεξεργασίας, το οποίο στην παρούσα περίπτωση είναι δύο έτη από τη δημιουργία του. Προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από τους πελάτες και συνεργάτες της Εταιρείας κατά την επικοινωνία μαζί τους Η Εταιρεία μας συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των πελατών και των συνεργατών της κατά την επικοινωνία τους μαζί τους στο πλαίσιο των διαπραγματεύσεων για μια πιθανή κατάρτιση σύμβασης συνεργασίας. Συγκεκριμένα, τα δεδομένα τα οποία συλλέγονται αναφέρονται ενδεικτικά αλλά όχι περιοριστικά στην συνέχεια: όνομα, επώνυμο, εταιρεία, ιδιότητα, οδός, Τ.Κ., πόλη, αριθμοί τηλεφώνου, fax, . Τα δεδομένα συλλέγονται από το ίδιο το Υποκείμενο Σκοπός επεξεργασίας Ο σκοπός της συγκεκριμένης επεξεργασίας έγκειται στην λειτουργικότητα της εταιρείας και προκειμένου να επιτευχθεί ο επιχειρηματικός της στόχος Νομιμότητα επεξεργασίας Η βάση για τη νομιμότητα της συγκεκριμένης επεξεργασίας είναι το έννομο συμφέρον της εταιρείας (άρθρο 6 παρ. 1 στ ), η εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 γ ) και η συγκατάθεση του υποκειμένου (άρθρο 6 παρ. 1 α ) Διαβίβαση προσωπικών δεδομένων εκπλήρωση της υποχρέωσης παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών την οποία χρησιμοποιεί η Εταιρεία μας ως εκτελούντα την επεξεργασία. Οι υποχρεώσεις του εκτελούντα την επεξεργασία σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων διέπονται από σύμβαση με την Εταιρεία μας πλήρως εναρμονισμένης με τον ΓΚΠΔ Περίοδος διατήρησης προσωπικών δεδομένων Τα δεδομένα του αρχείου επικοινωνίας τηρούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για το διάστημα που απαιτείται για την επίτευξη των σκοπών της επεξεργασίας, το οποίο στην παρούσα περίπτωση είναι δέκα έτη από τη δημιουργία του. Προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται είτε από τους πελάτες δυνητικούς πελάτες των Συνεργατών της Εταιρείας είτε διαβιβάζονται από τους Συνεργάτες της για την παραγωγή αναφορών για την επιχειρησιακή λειτουργία της Εταιρείας Η Εταιρεία για λόγους επιχειρησιακής συνέχειας και λειτουργίας της επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα πελατών δυνητικών πελατών των Συνεργατών της (Υποκείμενα των δεδομένων) για την παραγωγή αναφορών (reports) οι οποίες αποτυπώνουν την απόδοση του εκάστοτε έργου και την αξιολόγηση του. Τα ανωτέρω προσωπικά δεδομένα μας διαβιβάζονται είτε από το Συνεργάτη μας είτε από το ίδιο το Υποκείμενο κατά την τηλεφωνική επικοινωνία μαζί του (βλ. 2, περιγραφή ροών επεξεργασίας στην οποία η εταιρεία είναι εκτελούσα) Σκοπός επεξεργασίας Η Εταιρεία συλλέγει τα ανωτέρω δεδομένα με σκοπό την αξιολόγηση του κάθε έργου και την αποδοτικότητα του όπως επίσης και για την συμμόρφωση της στις συμβατικές της υποχρεώσεις.

6 ΚΩΔΙΚΟΣ: GP8_1 ΣΕΛ: 6 / Νομιμότητα επεξεργασίας Η βάση για τη νομιμότητα της συγκεκριμένης επεξεργασίας είναι το έννομο συμφέρον της Εταιρείας και η εκτέλεση της Σύμβασης. Τα υπέρτερα έννομα συμφέροντα είναι ο έλεγχος της ποιότητας και νομιμότητας της υπηρεσίας, η βελτίωση της υπηρεσίας και η αξιολόγηση Διαβίβαση προσωπικών δεδομένων η εταιρεία Envity, η εταιρεία παροχής τεχνικής υποστήριξης του πληροφοριακού συστήματος ERP και η εταιρεία παροχής τεχνικής υποστήριξης του πληροφοριακού συστήματος έχουν δυνητική πρόσβαση στα δεδομένα που συλλέγει και επεξεργάζεται η Εταιρεία μας προς εκπλήρωση της υποχρέωσης παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών, τεχνικής υποστήριξης στο σύστημα ERP και τεχνικής υποστήριξης στο σύστημα SYNTHESIS αντίστοιχα, τις οποίες χρησιμοποιεί η Εταιρεία μας ως εκτελούντες την επεξεργασία. Οι υποχρεώσεις του εκάστοτε εκτελούντα την επεξεργασία σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων διέπονται από σύμβαση με την Εταιρεία μας πλήρως εναρμονισμένης με τον ΓΚΠΔ Περίοδος διατήρησης προσωπικών δεδομένων Τα δεδομένα των αρχείων αναφορών τηρούνται σε μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για το διάστημα που απαιτείται για την επίτευξη των σκοπών της επεξεργασίας και στην παρούσα περίπτωση υλοποιείται διαγραφή αμέσως μετά την ολοκλήρωση του σκοπού αξιολόγησης. Προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από πελάτες δυνητικούς πελάτες των Συνεργατών της Εταιρείας και τρίτα πρόσωπα στο πλαίσιο ικανοποίησης των αιτημάτων τους Η Εταιρεία μας συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των πελατών δυνητικών πελατών των Συνεργατών της ή τρίτων προσώπων που θα τύχει να απαντήσουν στους τηλεφωνικούς αριθμούς των - πελατών ή εξουσιοδοτημένων προσώπων των πελατών του Συνεργάτη ή πληρεξούσιων ή νόμιμων κληρονόμων προκειμένου να συμμορφωθεί με τις νομικό και το κανονιστικό πλαίσιο (ενδεικτικά του νόμου για την προστασία του Καταναλωτή, του νόμου 3471/2006, του 679/2016 ΓΚΠΔ). Το Υποκείμενο προκειμένου να ασκήσει τα δικαιώματα του εκ του κανονισμού και εκ των ως άνω νόμων αποστέλλει προφορικά ή γραπτά αιτήματα προς την Εταιρεία. Για ικανοποιηθεί το αίτημα για τη συγκεκριμένη ενημέρωση, το Υποκείμενο γνωστοποιεί προς την Εταιρεία κάποια στοιχεία του προκειμένου επιβεβαιωθεί από την εταιρεία ότι το αίτημα γίνεται από το ίδιο (ταυτοποίηση). Στη συνέχεια η Εταιρεία επεξεργάζεται τα στοιχεία του συγκεκριμένου πελάτη δυνητικού πελάτη προκειμένου να του αποστείλει απάντηση Σκοπός επεξεργασίας Η Εταιρεία προκειμένου να συμμορφωθεί με τις νομικές και συμβατικές της υποχρεώσεις ικανοποιεί τα αιτήματα των Υποκειμένων των δεδομένων σε συμμόρφωση με τον ισχύον νομοθετικό πλαίσιο (ενδεικτικά Δίκαιο Προστασίας Καταναλωτή, νόμος 3471/2006, 679/2016 ΓΚΠΔ κτλ.) προβαίνοντας σε επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων προκειμένου να ικανοποιηθεί ο συγκεκριμένος σκοπός Νομιμότητα επεξεργασίας Η συλλογή και επεξεργασία των ως άνω αναφερόμενων προσωπικών δεδομένων είναι σύννομη, καθώς είναι απαραίτητη προκειμένου ο Υπεύθυνος επεξεργασίας να συμμορφωθεί με έννομη υποχρέωση του. Η βάση για την νομιμότητα της παρούσας επεξεργασίας απορρέει εκ του άρθρου 6 παρ.1 στοιχ. γ' του ΓΚΠΔ Διαβίβαση προσωπικών δεδομένων η εταιρεία Envity και η εταιρεία παροχής τεχνικής υποστήριξης του πληροφοριακού συστήματος ERP έχουν δυνητική πρόσβαση στα δεδομένα που συλλέγει και επεξεργάζεται η Εταιρεία μας προς εκπλήρωση της υποχρέωσης παροχής

7 ΚΩΔΙΚΟΣ: GP8_1 ΣΕΛ: 7 / 8 συμβουλευτικών υπηρεσιών και τεχνικής υποστήριξης στο σύστημα ERP αντίστοιχα, τις οποίες χρησιμοποιεί η Εταιρεία μας ως εκτελούντες την επεξεργασία. Ακόμη, ως εκτελούντα χρησιμοποιεί εταιρεία ταχυμεταφορών για τη διαβίβαση δεδομένων στο Υποκείμενο. Οι υποχρεώσεις του εκάστοτε εκτελούντα την επεξεργασία σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων διέπονται από σύμβαση με την Εταιρεία μας πλήρως εναρμονισμένης με τον ΓΚΠΔ. Αποδέκτες της παρούσης επεξεργασίας είναι η Γενική Γραμματεία Καταναλωτή, τα Δικαστήρια, η Αρχή Προστασίας δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και ο Συνήγορος του Καταναλωτή Περίοδος διατήρησης προσωπικών δεδομένων Η Εταιρεία οφείλει να διατηρεί τα συγκεκριμένα αρχεία για πέντε έτη από την ημερομηνία υποβολής των αιτημάτων και έπειτα να προβαίνει σε διαγραφή τους. 4 Δικαιώματα Υποκειμένων Δεδομένων Κάθε φυσικό πρόσωπο του οποίου τα δεδομένα αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας από την Εταιρεία απολαμβάνουν τα κάτωθι δικαιώματα: Δικαίωμα ενημέρωσης και πρόσβασης: To υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να ενημερωθεί και να έχει πρόσβαση στα δεδομένα και να λαμβάνει συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία. Δικαίωμα διόρθωσης: To υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να ζητήσει την διόρθωση ανακριβών δεδομένων ή την συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων που το αφορούν. Δικαίωμα διαγραφής («δικαίωμα στη λήθη»): Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να ζητήσει την διαγραφή των προσωπικών του δεδομένων και ο υπεύθυνος επεξεργασίας είναι υποχρεωμένος να τα διαγράψει αν α) τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν είναι πλέον απαραίτητα σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν ή υποβλήθηκαν κατ' άλλο τρόπο σε επεξεργασία, β) το υποκείμενο των δεδομένων ανακαλεί τη συγκατάθεση επί της οποίας βασίζεται η επεξεργασία και δεν υπάρχει άλλη νομική βάση για την επεξεργασία, γ) το υποκείμενο των δεδομένων αντιτίθεται στην επεξεργασία και δεν υπάρχουν επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία δ) τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβλήθηκαν σε επεξεργασία παράνομα, ε) τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να διαγραφούν, ώστε να τηρηθεί νομική υποχρέωση στην οποία υπόκειται ο υπεύθυνος επεξεργασίας, στ) τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα έχουν συλλεχθεί σε σχέση με την προσφορά υπηρεσιών της κοινωνίας των πληροφοριών Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας: Το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να εξασφαλίζει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας τον περιορισμό της επεξεργασίας, όταν ισχύει ένα από τα ακόλουθα: α) η ακρίβεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αμφισβητείται από το υποκείμενο των δεδομένων, για χρονικό διάστημα που επιτρέπει στον υπεύθυνο επεξεργασίας να επαληθεύσει την ακρίβεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, β) η επεξεργασία είναι παράνομη και το υποκείμενο των δεδομένων αντιτάσσεται στη διαγραφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ζητεί, αντ' αυτής, τον περιορισμό της χρήσης τους, γ) ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν χρειάζεται πλέον τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για τους σκοπούς της επεξεργασίας, αλλά τα δεδομένα αυτά απαιτούνται από το υποκείμενο των δεδομένων για τη θεμελίωση, την άσκηση ή την υποστήριξη νομικών αξιώσεων, δ) το υποκείμενο των δεδομένων έχει αντιρρήσεις για την επεξεργασία εν αναμονή της επαλήθευσης του κατά πόσον οι νόμιμοι λόγοι του υπευθύνου επεξεργασίας υπερισχύουν έναντι των λόγων του υποκειμένου των δεδομένων Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων: Το υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να διαβιβάζει τα προσωπικά δεδομένα σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αντίρρηση από τον υπεύθυνο επεξεργασίας στον οποίο παρασχέθηκαν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όταν: α) η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση ή σε σύμβαση και β) η επεξεργασία διενεργείται με αυτοματοποιημένα μέσα. Δικαίωμα εναντίωσης: Το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να αντιτάσσεται, ανά πάσα στιγμή στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν όταν αυτή είναι απαραίτητη για σκοπούς εννόμων συμφερόντων της Εταιρείας μας και για σκοπούς απευθείας εμπορικής προώθησης και κατάρτισης προφίλ.

8 ΚΩΔΙΚΟΣ: GP8_1 ΣΕΛ: 8 / 8 Δικαίωμα ανάκλησης συγκατάθεσης: To υποκείμενο των δεδομένων έχει το δικαίωμα να ανακαλέσει τη συγκατάθεση στο μέτρο που ελήφθη για τον εκάστοτε σκοπό επεξεργασίας ανά πάσα στιγμή χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίσθηκε στην συγκατάθεση προ της ανακλήσεως. Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην ΑΠΔΠΧ: To υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ( Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Γραφεία: Κηφισίας 1-3, Τ.Κ , Αθήνα, Τηλεφωνικό Κέντρο: , Fax: Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να απευθυνθείτε στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (DPO) της Εταιρείας CQS ΑΕ., μέσω στο dpo@cqs.com.gr, τηλεφωνικά στο ή αποστέλλοντας σχετική επιστολή στη διεύθυνση Διονυσίου Σολωμού 56, Νέα Ιωνία.