Αρχές Διοίκησης Επιχειρήσεων

Transcript

1 Σημειώσεις Αρχές Διοίκησης Επιχειρήσεων Βελισσαρίου Ευστάθιος Καθηγητής 1. Ιστορική εξέλιξη της επιστήμης του management Ο όρος management μπορεί να αποδοθεί στα ελληνικά ως «Οργάνωση και Διοίκηση». Ο όρος ωστόσο του management είναι πιο σύνθετος και δεν μπορεί να διατυπωθεί με μία μόνο λέξη στα ελληνικά. Ειδικότερα στην έννοια του management περιλαμβάνονται οι λειτουργίες του Σχεδιασμού - Προγραμματισμού, της Οργάνωσης - Τμηματοποίησης, της Στελέχωσης, της Διοίκησης - Ηγεσίας και του Ελέγχου - Συντονισμού. Η Διοίκηση είναι αναγκαία για την εξασφάλιση του συντονισμού των ατομικών προσπαθειών. Τα διοικητικά στελέχη έχουν καθήκον να σχεδιάζουν και να διατηρούν ένα περιβάλλον μέσα στο οποίο τα άτομα που εργάζονται μαζί σε ομάδες να οδηγούνται και να ενεργούν αποτελεσματικά και αποδοτικά για την επίτευξη των ομαδικών στόχων. Μanagement είναι η καθολική λειτουργία μέσο της οποίας επιτυγχάνεται ο αποτελεσματικότερος συνδυασμός των διαθέσιμων πόρων για την επίτευξη καθορισμένου στόχου. Οι ασκούντες management επιτελούν τις βασικές λειτουργίες αυτού, ήτοι Προγραμματισμό, εσωτερική Οργάνωση, Στελέχωση, Διεύθυνση και Έλεγχο Η θεωρία του Taylor Ιστορικά τις βάσεις της διοικητικής επιστήμης μπορεί να ειπωθεί ότι τις έθεσε ο F. Taylor, διότι ήταν ο πρώτος περί το 1900 που διαπίστωσε την ανάγκη για συστηματική και επιστημονική έρευνα στη βιομηχανική διοίκηση, με στόχο την αύξηση της παραγωγικότητας. Ο Taylor κατέγραψε τις διάφορες γνώσεις που υπήρχαν μέχρι τότε και εφαρμοζόταν πρακτικά στην εργασία. Ο Taylor ο ίδιος μηχανικός με εμπειρία 25 ετών σε όλα τα 1

2 επίπεδα εκτέλεσης έργων, πειραματίστηκε και προσπάθησε να ανακαλύψει κανόνες που διέπουν την διοίκηση. Η θεωρία του Taylor μπορεί να συνοψιστεί στις ακόλουθες τέσσερις αρχές : 1. Συγκέντρωση των γνώσεων αναφορικά με την συγκεκριμένη εργασία 2. Επιλογή των καταλληλότερων ατόμων στις κατάλληλες θέσεις με βάση την παραπάνω μελέτη. 3. Διεύθυνση, επιστάτες και εργαζόμενοι θα πρέπει να συνεργάζονται αρμονικά 4. Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων μεταξύ των εργατών (εκτελεστικές) και της διεύθυνσης (οργάνωση και προγραμματισμός) Η θεωρία του Fayol Στους κλασικούς της θεωρίας του management συγκαταλέγεται ο H. Fayol ( ) ο οποίος διετέλεσε επί πολλά έτη διευθυντής στη βιομηχανία και διαπίστωσε την έλλειψη γνώσεων και κάποιας θεωρίας για την διοίκηση των επιχειρήσεων. Τις εμπειρίες και τα συμπεράσματα του τα κατέγραψε στο σύγγραμμά του «Βιομηχανική και Γενική Διοίκηση» που εκδόθηκε το 1916 και θα πρέπει να θεωρείται ο πατέρας του επιστημονικού management. Ο Fayol διαπίστωσε ότι σε οποιαδήποτε επιχείρηση συναντώνται οι κάτωθι έξι λειτουργίες : 1. Τεχνική - 2. Εμπορική - 3. Οικονομική - 4. Ασφάλειας - 5. Λογιστική - 6. Διοικητική Ο Fayol ήταν ο πρώτος που διατύπωσε ότι διοίκηση σημαίνει σχεδιασμός, οργάνωση, διεύθυνση, συντονισμός και έλεγχος και επισήμανε ότι : α) Σχεδιασμός σημαίνει έρευνα για το μέλλον και προετοιμασία δράσης της επιχείρησης για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, β) Οργάνωση, σημαίνει τη διάρθρωση και εφοδιασμό της επιχείρησης με υλικά, ανθρώπους και κεφάλαια που είναι απαραίτητα για την λειτουργία της. Στην συνέχεια ορίζονται τα οργανωτικά καθήκοντα με τον λεπτομερή έλεγχο του σχεδίου, το διάγραμμα οργάνωσης, ο καθορισμός αρμοδιοτήτων κ.λπ. γ) Διεύθυνση είναι η διαδικασία κατά την οποία οι επικεφαλείς με τις εντολές υλοποιούν τις αποφάσεις της οργάνωσης. 2

3 δ) Συντονισμός σημαίνει το συσχετισμό, την εναρμόνιση όλων των δραστηριοτήτων και προσπαθειών με σκοπό να διευκολυνθεί η λειτουργία και η επιτυχία της επιχείρησης. ε) Έλεγχος είναι το σύνολο των ενεργειών που αποσκοπούν στο να επαληθεύσουν αν το κάθε τι που συμβαίνει, συμφωνεί με το σχέδιο, τους στόχους και τις εντολές Η Γραφειοκρατική θεωρία του Max Weber Στους κλασικούς κατατάσσεται και ο γερμανός κοινωνιολόγος και νομικός Max Weber ( ) που ανέπτυξε την γραφειοκρατική θεωρία. Η θεωρία αυτή στοιχειοθετείται από μία σειρά αρχών οι οποίες κυριαρχούν σε όλα τα χαρακτηριστικά σημεία. Χαρακτηριστικά Σημεία - Εξουσία - Θέσεις - Κανόνες - Έγγραφες διαδικασίες Αρχές που κυριαρχούν στα χαρακτηριστικά σημεία - Το απρόσωπο - Ο κεντρικός έλεγχος - Η εξειδίκευση - Η ιεραρχία - Ο ορθολογισμός - Η σαφήνεια καθηκόντων Τα πλεονεκτήματα της θεωρία είναι, ότι έχει τη δυνατότητα να εφαρμόζεται σε οποιοδήποτε είδος επιχείρησης, προσφέρεται δε για την διοίκηση μεγάλου μεγέθους οργανισμών και εταιρειών. Με την σωστή εφαρμογή της εξασφαλίζει αξιοκρατία, πειθαρχία, έλεγχος και τέλος οι εργαζόμενοι υπακούν σε κανόνες και όχι σε προσωπικές εντολές Νεοκλασικές θεωρίες Θα πρέπει να σημειωθεί ότι μετά τα 1940 άρχισαν να παρουσιάζονται οι πρώτες αντιρρήσεις στις κλασικές θεωρίες και ιδιαίτερα στην παραγνώριση της ιδιαιτερότητας του κάθε ανθρώπου εργαζόμενου. 3

4 Οι νέες θεωρίες (προσανατολισμένες στην ανθρώπινη συμπεριφορά) είναι του Mayo E., του Mc Gregor D. (Θεωρία Χ και Υ), του Herzberg E. (Θεωρία Υγιεινής και Υποκίνησης), κ.λπ. μερική παρουσίαση των θεωριών αυτών γίνεται παρακάτω Ενδεχομενική θεωρία (Contigency Theory) Τέλος μία σύγχρονη θεωρία στην επιστήμη της διοίκησης είναι η ενδεχομενική θεώρηση που υποστηρίζει, ότι δεν υπάρχει ένας ιδανικός τρόπος διοίκησης, αλλά τα πάντα εξαρτώνται. 2. Σχεδιασμός (Planning) - Προγραμματισμός Μπορεί να χαρακτηριστεί και ως η γέφυρα που θα χρησιμεύσει για την μετάβαση από την παρούσα κατάσταση στην νέα, όπως αυτή προσδιορίζεται από τους αντικειμενικούς στόχους Αρχές Προγραμματισμού Α. Η Αρχή της συμβολής στην επιτυχία των στόχων Β. Η αρχή της αποδοτικότητας των προγραμμάτων Γ. Η αρχή της προτεραιότητας του προγραμματισμού 2.2. Διαδικασία σχεδιασμού Α. Διάγνωση παρούσας κατάστασης και συγκέντρωση πληροφοριών που θα αφορούν κυρίως, μεταξύ άλλων μελέτη της επιχείρησης, μελέτη των ανταγωνιστών, μελέτη των πελατών Β. Καθορισμός αντικειμενικών στόχων αυτοί μπορεί να είναι αύξηση της παραγωγικότητας, αύξηση της αποδοτικότητας, αύξηση του μεριδίου αγοράς, αύξηση του βαθμού ικανοποίησης των πελατών, βελτίωση της ποιότητας, των εγκαταστάσεων, του εξοπλισμού κ.λπ., βελτίωση της διοίκησης και οργάνωσης Γ. Κατάστρωση σχεδίου Τα σχέδια μπορεί να είναι Βραχυπρόθεσμα, Μεσοπρόθεσμα ή Μακροπρόθεσμα επίσης θα πρέπει να σημειωθεί, ότι ο σχεδιασμός είναι μία διαδικασία συνεχής, ενώ τα σχέδια θα πρέπει να διακρίνονται από ευκαμψία. 4

5 2.6 Χρησιμότητα του Προγραμματισμού Α) Αντιστάθμιση της αβεβαιότητας του μέλλοντος Β) Σαφής καθορισμός των στόχων Γ) Μείωση του κόστους Δ) Διευκόλυνση του ελέγχου 3. Οργάνωση - Τμηματοποίηση Οργάνωση είναι η εναρμόνιση των πόρων και των δραστηριοτήτων της επιχείρησης, έτσι ώστε να γίνεται δυνατή η λειτουργία και η εκπλήρωση των στόχων της Φάσεις οργάνωσης α. Λεπτομερής προσδιορισμός των δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την υλοποίηση του σχεδίου. β. Ομαδοποίηση των δραστηριοτήτων κατά τον κατάλληλο τρόπο. γ. Καθορισμός του επικεφαλή κάθε ομάδας. δ. Σύνδεση των διαφόρων ομάδων δράσης οριζόντια και κάθετα. 3.2.Τμηματοποίηση Τμηματοποίηση είναι η κατάτμηση της συνολικής εργασίας της επιχείρησης σε τομείς που παίρνουν διάφορους χαρακτηρισμούς (τμήματα, διευθύνσεις, τομείς, υπηρεσίες κ.λπ.) ο καθένας από τους οποίους απαιτεί τυποποιημένες και επαναλαμβανόμενες εργασίες, υπό την επίβλεψη και τον συντονισμό ενός προϊσταμένου Τρόποι Τμηματοποίησης Ανάλογα με τη Λειτουργία, τα προϊόντα, τη γεωγραφική κατανομή, τους πελάτες 5

6 4. Στελέχωση Η ορθή στελέχωση μίας επιχείρησης, συμβάλει στην επίτευξη των αντικειμενικών στόχων της επιχείρησης, καθώς και στην εξασφάλιση της ομαλής λειτουργίας της. Στα πλαίσια της στελέχωσης περιλαμβάνεται : ο προγραμματισμός θέσεων η ανάλυση και ο σχεδιασμός θέσεων εργασίας η προσέλκυση και επιλογή προσωπικού Προσέλκυση προσωπικού είναι όλες εκείνες οι ενέργειες που καταβάλει μία επιχείρηση για να ενθαρρύνει, να παρακινήσει και να οδηγήσει το ανθρώπινο δυναμικό που βρίσκεται εκτός αλλά και εντός της επιχείρησης, να έρθει σε επαφή με το αρμόδιο γραφείο προσωπικού της επιχείρησης και με σκοπό την επάνδρωση συγκεκριμένων θέσεων εργασίας. η εκπαίδευση και τέλος η εισαγωγή - τοποθέτηση και ενσωμάτωση του εργαζομένου 5. Διεύθυνση προσωπικού - Ηγεσία Κύριο χαρακτηριστικό του τομέα παροχής υπηρεσιών και ειδικότερα του τουριστικού κλάδου, είναι ότι αυτός βασίζεται κατά κύριο λόγο στο ανθρώπινο δυναμικό, για την προσφορά όλων των απαιτούμενων διευκολύνσεων και υπηρεσιών. Κυρίως όμως το ανθρώπινο δυναμικό είναι αυτό που με την διάθεσή του θα δημιουργήσει όλες τις απαραίτητες προϋποθέσεις για μια σωστή ανθρώπινη επικοινωνία και συμπεριφορά. Το φάσμα της διοίκησης προσωπικού περιλαμβάνει μία σειρά από επιμέρους ζητήματα που είναι αναγκαία για την σωστή, ποιοτική και αποδοτική λειτουργία της επιχείρησης. Σε αυτά περιλαμβάνονται η στελέχωση, η διεύθυνση - ηγεσία, η υποκίνηση, η επικοινωνία και τέλος η αξιολόγηση της απόδοσης Διεύθυνση Η διεύθυνση και ηγεσία αναφέρονται στις διαπροσωπικές σχέσεις μεταξύ διοικητικών στελεχών και μη διοικητικών υπαλλήλων. 6

7 Συγκεκριμένα η Διεύθυνση αφορά την καθοδήγηση της συμπεριφοράς του ανθρώπινου δυναμικού, με τελικό στόχο την επίτευξη των προγραμμάτων δράσης της επιχείρησης. Η διεύθυνση αποσκοπεί στην εφαρμογή πολιτικής με την οποία επιδιώκεται η ταύτιση των στόχων της επιχείρησης με εκείνους των μελών της οργάνωσης Ηγεσία Ηγεσία θεωρείται γενικά η επιρροή, η τέχνη επηρεασμού των ατόμων, έτσι ώστε να αγωνιστούν πρόθυμα για την επίτευξη των ομαδικών στόχων. Αυτή η έννοια μπορεί να διευρυνθεί ώστε να σημαίνει όχι μόνο να εργαστούν, αλλά και την προθυμία τους να εργαστούν με ζήλο και εμπιστοσύνη. Ο ζήλος αντικατοπτρίζει ζέση, προθυμία και ένταση στην εκτέλεση της εργασίας, ενώ η εμπιστοσύνη αντικατοπτρίζει πείρα και τεχνική ικανότητα. 6. Υποκίνηση Καθένας από τους εργαζομένους, όντας μία αυτόνομη προσωπικότητα φέρνει στην επιχείρηση ένα υπόβαθρο από διαφορετικές εμπειρίες και αντιλήψεις. Το κύριο σκεπτικό του είναι ότι καθώς εργάζεται μέσα στην επιχείρηση θα μπορέσει να ικανοποιήσει τις δικές του ανάγκες, οι οποίες φυσικά δεν ταυτίζονται κατ ανάγκη με αυτές της επιχείρησης. Πάνω στις ανάγκες αυτές βασίζονται τα κίνητρα, όπου ως Κίνητρο θεωρείται μία εσωτερική κατάσταση που ενεργοποιεί, δραστηριοποιεί ή υποκινεί και που διευθύνει ή καθοδηγεί την συμπεριφορά προς επίτευξη στόχων. Υποκίνηση είναι ένας γενικό όρος που ισχύει για όλη την τάξη των παρορμήσεων, των επιθυμιών, των αναγκών και παρόμοιων δυνάμεων. Παράγοντες υποκίνησης είναι αυτό που επηρεάζει την συμπεριφορά του ατόμου και τον παροτρύνει να εκτελέσει κάποια ενέργεια και επίσης το οδηγεί στο να αποφασίσει για την προτεραιότητα τυχόν συγκρουόμενων αναγκών του. Θεωρίες υποκίνησης Οι θεωρίες υποκίνησης διακρίνονται 7

8 α) σε αυτές που αφορούν την φύση της υποκίνησης και ασχολούνται με ποιες ανάγκες έχουν οι άνθρωποι, την ιεράρχηση τους, τις προσπάθειες που καταβάλουν οι άνθρωποι και τέλος με το τι πραγματικά υποκινεί τα άτομα (Maslow, Herzberg, McClelland, Alderfer ) και β) σε αυτές που εξετάζουν την διαδικασία της υποκίνησης και μελετούν τις μεταβλητές που επηρεάζουν την ανθρώπινη υποκίνηση γενικά, την υποκίνηση για εργασία ειδικότερα και το πως αυτές οι μεταβλητές σχετίζονται μεταξύ τους Vroom, Skinner Porter & Lowler). 7. Έλέγχος Η τελική λειτουργία είναι ο έλεγχος. Με τον έλεγχο η επιχείρηση προσπαθεί να διαπιστώσει κατά πόσο οι στόχοι και οι προβλέψεις συμφωνούν με τα αποτελέσματα. Ειδικότερα αν η στρατηγική που ακολουθήθηκε ήταν σωστή. Ο προγραμματισμός και η εφαρμογή του οποιοδήποτε προγράμματος δεν αρκούν, αλλά για να είναι μια στρατηγική πλήρης, θα πρέπει στο τέλος να διεξαχθεί οπωσδήποτε και ο έλεγχος. Συχνά γίνετε το λάθος και η τελευταία φάση αυτή δεν διεξάγεται από τις εταιρίες ως περιττή, ενώ σε άλλες διεξάγεται πρόχειρα ή με αποτελέσματα ανακριβή. Οι φάσεις στη διαδικασία του ελέγχου είναι: α) ο καθορισμός των προτύπων απόδοσης, β) η μέτρηση της απόδοσης που πραγματοποιήθηκε γ) η σύγκριση της απόδοσης με τα πρότυπα, δ) η επαναπληροφόρηση και ε) η επανορθωτική ενέργεια σε περίπτωση ύπαρξης αποκλίσεων (Montana & Charnov 2000 σελ. 276 επ..). 8