Ενότητα 5. Εξωτερικός και Εσωτερικός Έλεγχος Απαιτήσεων και ιαθεσίµων

Transcript

1 Ενότητα 5 Εξωτερικός και Εσωτερικός Έλεγχος Απαιτήσεων και ιαθεσίµων

2 3. Απαιτήσεις ιαθέσιµα (1) Απαιτήσεις και ιαθέσιµα είναι το σύνολο των βραχυπρόθεσµων απαιτήσεων, αξιόγραφων και ιαθεσίµων της οικονοµικής µονάδας. Ο όρος απαίτηση περιλαµβάνει όλες τις αξιώσεις που έχει η επιχείρηση κατά φυσικών ή νοµικών προσώπων για παροχή υπηρεσιών ή αγαθών. Στην Τρίτη οµάδα καταχωρούνται όλες οι απατήσεις που οι προθεσµίες εξόφλησης λήγουν µέσα στην επόµενη χρήση. ιακρίνονται ανάλογα µε τη φύση των συναλλαγών, το χρόνο ρευστοποίησης και την φερεγγυότητα των οφειλετών σε: Οργανικές και Ανόργανες. Μακροπρόθεσµες και Βραχυπρόθεσµες. Ασφαλείς, Επισφαλείς και Ανεπίδεκτες εισπράξεως. 30. Πελάτες 31. Γραµµάτια Εισπρακτέα 32. Παραγγελίες στο εξωτερικό 33. Χρεώστες ιάφοροι 34. Χρεόγραφα 35. Λογαριασµοί ιαχειρίσεως «Προκαταβολών και Πιστώσεων» 36. Μεταβατικοί Λογαριασµοί Ενεργητικού 37. Κενός. Συµπληρώνεται µόνο µε απόφαση του (Ε.Σ.Υ.Λ.) 38. Χρηµατικά ιαθέσιµα 39. Απαιτήσεις και ιαθέσιµα Υποκαταστηµάτων ή άλλων Κέντρων 83

3 Εσωτερικός Έλεγχος Ταµειακών Συναλλαγών (Εισαγωγή) Οι ελεγκτές αφιερώνουν για τον έλεγχο του ταµείου πολύ περισσότερο χρόνο γιατί: Υποχρεώσεις, έσοδα, δαπάνες και πολλά άλλα περιουσιακά στοιχεία περνούν από το λογαριασµό του ταµείου, δηλαδή είτε ξεκινούν από το ταµείο είτε καταλήγουν σε αυτό. Το ταµείο λόγω του ρευστού που διαθέτει προκαλεί το µεγαλύτερο πειρασµό για κλοπή, απάτη και κατάχρηση. Η υπηρεσία χρηµατοδότησης είναι συνήθως υπεύθυνη λειτουργίες που σχετίζονται µε τη διαχείριση του ταµείου όπως: για τις η έγκριση πιστώσεων, ο χειρισµός και η κατάθεση των ταµειακών εισπράξεων, η υπογραφή των επιταγών, η επένδυση αδρανών ρευστών η φύλαξη του ταµείου, οι βραχυχρόνιες και µακροχρόνιες χρηµατοδοτήσεις. 84

4 Εσωτερικός Έλεγχος Ταµειακών Συναλλαγών ( ιαδικασία) ιαδικασία εισπράξεων Ταµειακές Συναλλαγές Μικρό ταµείο ιαδικασία πληρωµών 85

5 Εσωτερικός Έλεγχος Ταµειακών Συναλλαγών ( ιαδικασία Εισπράξεων) α) Εισπράξεις τοις µετρητοίς Ο πρώτος τρόπος εσωτερικού ελέγχου είναι η χρησιµοποίηση ταµειακών µηχανών. Στο τέλος της ηµέρας πρέπει να γίνεται αντιπαραβολή του συνολικού ποσού που έχει καταγράψει η µηχανή µε το ποσό που υπάρχει στο ταµείο και αφού συµφωνήσουν τα χρήµατα κατατίθενται στην τράπεζα. β) Εισπράξεις µέσω ταχυδροµείου Όταν οι εισπράξεις γίνονται µε επιταγές, πρέπει ο υπάλληλος που ανοίγει την αλληλογραφία να καταρτίζει πίνακα ελέγχου των επιταγών µε όλα τα στοιχεία τους και αντίγραφό του να στέλνεται στον ελεγκτή και τον υπάλληλο που κρατά τους λογαριασµούς των πελατών. Με βάση τις επιταγές ο ταµίας καταθέτει τις εισπράξεις της ηµέρας στην τράπεζα, ενώ ταυτόχρονα τις καταχωρεί στο βιβλίο εισπράξεων. Για να είναι ισχυρός ο εσωτερικός έλεγχος θα πρέπει ο υπάλληλος που τηρεί τους εισπρακτέους λογαριασµούς να µην έχει καµιά σχέση µε τις ταµιακές εισπράξεις. Γενικά, αν η επιχείρηση το επιτρέπει, πρέπει διαφορετικοί υπάλληλοι να είναι υπεύθυνοι για: την έκδοση τιµολογίων πωλήσεων, την τήρηση των λογαριασµών πελατών, τον αρχικό κατάλογο των ταµιακών εισπράξεων, την φύλαξη και κατάθεση των ταµιακών εισπράξεων και την είσπραξη τον καθυστερούµενων απαιτήσεων. 86

6 Εσωτερικός Έλεγχος Ταµειακών Συναλλαγών ( ιαδικασία Πληρωµών) Όλες οι πληρωµές να γίνονται µε επιταγές εκτός φυσικά αυτών του µικρού ταµείου, Οι επιταγές να υπογράφονται µόνο από εξουσιοδοτηµένα στελέχη της επιχείρησης, Έλεγχος των παραστατικών που δικαιολογούν την πληρωµή, Τα ποσά των επιταγών πρέπει να γράφονται µε υπολογιστή, Εάν υπάρχει ειδική µηχανή υπογραφής των επιταγών, αυτή πρέπει να φυλάσσεται σε κλειδωµένο συρτάρι. 87

7 Εσωτερικός Έλεγχος Ταµειακών Συναλλαγών (Μικρό Ταµείο) Οι πληρωµές από το µικρό ταµείο πρέπει να γίνονται από τα ποσά µιας πάγιας προκαταβολής, η οποία θα πρέπει να ανανεώνεται σε τακτά χρονικά διαστήµατα. Κατά την ανανέωση, ο διαχειριστής του µικρού ταµείου πρέπει να αποδίδει αναλυτικά τις δαπάνες που έκανε συνοδευόµενα µε τα αντίστοιχα παραστατικά. Όταν το µικρό ταµείο φυλάσσεται σε τραπεζικό λογαριασµό, θα πρέπει να είναι ανεξάρτητο από τις υπόλοιπες καταθέσεις της επιχείρησης στη τράπεζα. 88

8 Κανόνες Αποτελεσµατικού Εσωτερικού Ελέγχου (Ταµείο) Ποτέ δεν επιτρέπεται ο ίδιος υπάλληλος να αρχίζει και να τελειώνει µια συναλλαγή. Ο χειρισµός του ταµείου πρέπει να είναι ξεχωριστός από την τήρηση των λογιστικών βιβλίων. Οι εγγραφές των ταµειακών εισπράξεων πρέπει να γίνονται αµέσως. Πρέπει να προτρέπονται οι πελάτες να ζητούν αποδείξεις ταµειακής µηχανής. Οι Ταµειακές εισπράξεις της κάθε µέρας πρέπει να κατατίθενται στην τράπεζα. Η συµφωνία µε τα δεδοµένα της τράπεζας πρέπει να γίνεται από ανεξάρτητους υπαλλήλους, οι οποίοι δεν πρέπει να έχουν καµιά σχέση µε τις επιταγές ή τη φύλαξη χρηµάτων. 89

9 Κανόνες Αποτελεσµατικού Εσωτερικού Ελέγχου Χρεόγραφα ιαχωρισµό των καθηκόντων µεταξύ του στελέχους που εγκρίνει την αγορά και πώληση χρεογράφων, του στελέχους που φυλάει τα χρεόγραφα και του στελέχους που τηρεί τα στοιχεία των επενδύσεων σε χρεόγραφα. Η παροχή έγκρισης για όλες τις αγορές και πωλήσεις χρεογράφων από τους υπεύθυνους (γραπτή διαταγή). Η εγγραφή των χρεογράφων στο όνοµα της εταιρίας. Τα χρεόγραφα θα πρέπει να φυλάγονται σε τρίτους (τράπεζες) Προτείνεται η εξατοµικευµένη καταγραφή στο βιβλίο απογραφών. (αναλυτική καταγραφή των ιδιαίτερων χαρακτηριστικών κάθε τίτλου, όπως σειρά έκδοσης και αύξων αριθµός). Προτείνεται η επιτόπια έρευνα κατά χρονικά διαστήµατα, του βιβλίου εγγραφής των χρεογράφων µε τα χρεόγραφα. 90

10 Εξωτερικός Έλεγχος Ταµείου Μελέτη και Αξιολόγηση ΣΕΕ Έλεγχος ιαδικασιών µε την παρακολούθηση µικρού δείγµατος της κάθε βασικής κατηγορίας των ταµειακών συναλλαγών (έλεγχοι των εισπράξεων µέσω ταχυδροµείου και οι εισπράξεις των πωλήσεων τοις µετρητοίς) Επαλήθευση των αθροισµάτων των ηµερολογίων εισπράξεων και πληρωµών για να εξακριβωθεί η µηχανιστική ακρίβεια των ηµερολογίων. Έλεγχος των καταθέσεων στην τράπεζα, συγκρίνοντας τις τραπεζικές καταθέσεις µε τους πίνακες εισπράξεων. Επίσης, πρέπει να εξετάζονται, όχι µόνο οι συνολικές καταθέσεις, αλλά και η ηµεροµηνία κατάθεσης και η ηµεροµηνία είσπραξης του ποσού. Οι διάφοροι λογαριασµοί, όπως οι «διάφορες δαπάνες», οι «δαπάνες αναψυχής» και οι «δαπάνες προώθησης πωλήσεων», πρέπει να ελέγχονται προσεκτικά, διότι συνήθως σε αυτούς καταχωρούνται και χρηµατικά ποσά τα οποία έχουν σφετεριστεί στελέχη της επιχείρησης. Επίσης πρέπει να ελεγχθούν οι επιταγές, µε τις οποίες καταβάλλονται µεγάλα ποσά σε διευθυντές ή σε συγγενείς επιχειρήσεις. Σε αυτές τις περιπτώσεις εξετάζεται, αν οι πληρωµές έχουν εγκριθεί από τα αρµόδια πρόσωπα και αν αναφέρονται σωστά στις οικονοµικές εκθέσεις. 91

11 Εξωτερικός Έλεγχος Ταµείου Ουσιαστικοί Έλεγχοι Οι εκθέσεις των τραπεζών µε τις καταθέσεις της επιχείρησης ταχυδροµούνται στους ελεγκτές από τις τράπεζες, µετά από σχετική επιστολή τους. (χρέη της επιχείρησης προς την τράπεζα και οποιοσδήποτε άλλος λογαριασµός µεταξύ της τράπεζας και της επιχείρησης). Η µέτρηση των χρηµάτων του ταµείου γίνεται παρουσία του υπευθύνου ταµία, ο οποίος και υπογράφει το έγγραφο καταµέτρησης του χρηµατικού ποσού που έχει βρεθεί. Κατά την επαλήθευση των ρευστών του ταµείου, οι ελεγκτές πρέπει να έχουν στη διάθεση τους όλα τα διαπραγµατεύσιµα περιουσιακά στοιχεία, όπως τα ρευστά διαθέσιµα, τα αξιόγραφα, τα εισπρακτέα γραµµάτια και τις αποδείξεις αποθηκών. 92

12 Εξωτερικός Έλεγχος Χρεογράφων Μελέτη και Αξιολόγηση ΣΕΕ Τα κύρια σηµεία αυτής της µελέτης περιλαµβάνουν: α) τον αρµόδιο υπάλληλο, ο οποίος παίρνει τις αποφάσεις αγοράς και πώλησης των χρεογράφων, β) τους υπαλλήλους που φυλάνε τα χρεόγραφα και τον τόπο φύλαξης τους και γ) τους υπαλλήλους που φέρουν την ευθύνη της λογιστικής παρακολούθησής τους. Επίσης, θα ήταν ιδιαίτερα χρήσιµο, ο σχηµατισµός ενός διαγράµµατος ροής. ειγµατοληπτική έρευνα των συναλλαγών επί των χρεογράφων. Συγκεκριµένα ελέγχουν: αν η αγορά ή η πώληση έγινε µετά από έγκριση (έλεγχος πρακτικών συνεδριάσεων επιτροπής), εάν η εντολή δόθηκε αµέσως στο χρηµατιστή (έλεγχος βιβλίων χρηµατιστή), εάν ο χρηµατιστής εκτέλεσε αµέσως τη διαταγή (έλεγχος γνωστοποίησης χρηµατιστή) και τέλος, εάν έγινε η συναλλαγή (έλεγχος αναγγελίας χρηµατιστηριακού γραφείου). Επίσης, έλεγχος εάν υπάρχει µηνιαία αναλυτική έκθεση των επενδύσεων σε χρεόγραφα προς το ιοικητικό Συµβούλιο από τους υπεύθυνους. 93

13 Εξωτερικός Έλεγχος Χρεογράφων Ουσιαστικοί Έλεγχοι Ο έλεγχος των χρεογράφων πρέπει να γίνεται κατά την ηµεροµηνία κατάρτισης του ισολογισµού και να γίνεται παράλληλα µε τη µέτρηση του ταµείου και την επαλήθευση των υπολοίπων διαπραγµατεύσιµων περιουσιακών στοιχείων. Ένας άλλος έλεγχος που κάνουν οι εξωτερικοί ελεγκτές είναι η µε επιστολή επιβεβαίωσης εύρεση της κατάστασης των χρεογράφων που βρίσκονται στα χέρια τρίτων. Έλεγχος των δεδουλευµένων τόκων µε τον έλεγχο των φύλλων εργασίας τον προηγούµενων ετών. Για τον καθορισµό της παρουσίασης του ισολογισµού, ελέγχονται: Η µέθοδος που χρησιµοποιείται για την αποτίµηση των χρεογράφων θα πρέπει να αναφέρεται στον ισολογισµό και να ακολουθείται µε συνέπεια από χρόνο σε χρόνο. Τα χρεόγραφα που δίδονται για τη λήψη δανείου σαν ενέχυρο, πρέπει να καθορίζονται και να συνοδεύονται από διευκρινίσεις αυτής της υποχρέωσης. Επιπλέον, προκειµένου να διευκολυνθεί ο έλεγχος όσον αφορά τα χρεόγραφα, πρέπει να καταρτισθεί ένας πίνακας, ο οποίος θα περιέχει τις εξής στήλες: Αξία προηγούµενης χρήσης Αγορές Πωλήσεις Υπόλοιπο κατά ποσότητα και αξία. Ελέγχονται οι αγορές και οι πωλήσεις χρεογράφων που έγιναν στην χρήση µε βάση τα υπάρχοντα δικαιολογητικά, καθώς επίσης αν τηρήθηκαν οι διαδικασίες αγοράς και πώλησης χρεογράφων, βάσει των αποφάσεων του ιοικητικού Συµβουλίου. 94

14 Εξωτερικός Έλεγχος Πελάτες Ο εξωτερικός ελεγκτής ελέγχει το ισοζύγιο πελατών της επιχείρησης, το οποίο πρέπει να συµφωνεί απόλυτα µε τη γενική λογιστική. (ακίνητα» χρεωστικά υπόλοιπα, πιστωτικα υπόλοιπα, µεγάλα και µικρά) Στις περιπτώσεις αυτές αποστέλλονται επιστολές, µε τις οποίες καλούνται οι πελάτες να επιβεβαιώσουν το υπόλοιπό τους. Εξετάζεται η ύπαρξη επισφαλών πελατών, δηλαδή πελατών που αδυνατούν να ανταποκριθούν στις υποχρεώσεις τους προς την επιχείρηση, και οι οποίοι πρέπει να εµφανίζονται σε ιδιαίτερο λογαριασµό µε τίτλο «επισφαλείς απαιτήσεις». 95

15 Εξωτερικός Έλεγχος Χρεώστες ιάφοροι Ελέγχονται πρωτίστως τα «ακίνητα» υπόλοιπα των λογαριασµών και η παλαιότητά τους. Αποστέλλονται στη συνέχεια επιστολές στους χρεώστες για να επιβεβαιώσουν τα υπόλοιπά τους. Ελέγχεται επίσης, η αποτίµηση χρεωστών σε ξένο νόµισµα, µε βάση την ισοτιµία του ευρώ µε τα ξένα νοµίσµατα, στο τέλος της χρήσης. Εξετάζονται ιδιαίτερα οι επισφαλείς χρεώστες, Ακόµη, ελέγχεται η επάρκεια πρόβλεψης για τις επισφαλείς απαιτήσεις 96

16 Εξωτερικός Έλεγχος Λογαριασµοί Προκαταβολών και Πιστώσεων Οι λογαριασµοί διαχειρίσεως προκαταβολών και πιστώσεων ελέγχονται, προκειµένου να διαπιστωθεί η ύπαρξη συναλλαγών εκτός του σκοπού της εταιρείας. Επίσης, ελέγχεται η ύπαρξη απαιτήσεων από µέλη του ιοικητικού Συµβουλίου και µετόχους καθώς και από χορήγηση δανείων. 97

17 Εξωτερικός Έλεγχος Καταθέσεις Όψεως και Προθεσµίας Ο εξωτερικός ελεγκτής ελέγχει τις χρεώσεις και πιστώσεις των καταθέσεων όψεως και προθεσµίας και συγκρίνει τα υπόλοιπα που εµφανίζονται στο Ισοζύγιο, µε τα υπόλοιπα που υπάρχουν στην τράπεζα. Ο εξωτερικός ελεγκτής αποστέλλει επιστολές στις επιχειρήσεις, προκειµένου να επιβεβαιώσουν το υπόλοιπο, το οποίο αναφέρεται στο ισοζύγιο της εταιρείας. Ακόµη, καταρτίζει αναλυτικό πίνακα ανά τηρούµενο λογαριασµό και προχωρά σε συµφωνία υπολοίπων γενικής λογιστικής µε τα υπόλοιπα της τράπεζας. Επίσης, προβαίνει σε έλεγχο για το αν λογιστικοποιήθηκαν σωστά οι πιστωτικοί τόκοι Ιδιαίτερα προσέχει τους λογαριασµούς που άνοιξαν µέσα στη χρήση και ελέγχει τη σωστή αποτίµηση των καταθέσεων σε ξένο νόµισµα. 98