Παρουσίαση Εφαρμογής i-flow (i-flow HelpDesk Services)

Transcript

1 Παρουσίαση Εφαρμογής i-flow (i-flow HelpDesk Services)

2 Περιεχόμενα Παρουσίασης A. Εισαγωγή στην Εφαρμογή i-flow B. Τεχνικά Χαρακτηριστικά Εφαρμογής i-flow C. Λειτουργική Διαδικασία Εφαρμογής i-flow D. Πλεονεκτήματα Εφαρμογής i-flow E. Μεθοδολογία Χρονοδιάγραμμα Υλοποίησης Έργου F. Πρόσθετες Παρεχόμενες Υπηρεσίες G. Ενδεικτικά Υποδείγματα Οθονών Εφαρμογής H. Ενδεικτικές Εκτυπώσεις Εφαρμογής

3 A. Εισαγωγή στην Εφαρμογή i-flow (1) Τo Πληροφοριακό Σύστημα i-flow με την Ειδική Έκδοση Διαχείρισης και Υποστήριξης Αιτημάτων Πολιτών-Συνεργατών αφορά την τυποποιημένη καταγραφή και υποστήριξη (HelpDesk) των αιτημάτων και ερωτημάτων των Πολιτών, Συνεργατών και Στελεχών κάθε Οργανισμού, καθώς και την παρακολούθηση της διεκπεραίωσης αυτών, μέσω τηλεφωνικών επικοινωνιών και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

4 A. Εισαγωγή στην Εφαρμογή i-flow (2) To Ειδικό Πληροφοριακό Σύστημα i-flow (HelpDesk Services) της DBS AE παρέχει : Αυτοματοποιημένη λειτουργία για την καταγραφή, παρακολούθηση και διεκπεραίωση των αιτημάτων, ερωτημάτων των Πολιτών Κατηγοριοποίηση αιτημάτων και υποδείξεων ανά Τύπο και Τμήμα του Οργανισμού στο οποίο αναφέρονται Αξιοπιστία στην εξυπηρέτηση των Πολιτών, καθώς δεν παραμένουν αναπάντητα τα ερωτήματά τους

5 A. Εισαγωγή στην Εφαρμογή i-flow (3) Τo Ειδικό Πληροφοριακό Σύστημα i-flow (HelpDesk Services) της DBS AE παρέχει : Άμεση ενημέρωση των Πολιτών-Συνεργατών για την τρέχουσα κατάσταση και την πορεία εξέλιξης των αιτημάτων τους Τεκμηριωμένη και αποτελεσματική πληροφόρηση προς τους Πολίτες Εφαρμογή τυποποιημένων λειτουργικών διαδικασιών υποστήριξης Ολοκληρωμένη και σε άμεσο χρόνο ενημέρωση προς τα αρμόδια Τμήματα και τη Διοίκηση του Οργανισμού Δυνατότητα σύνδεσης με τα Μητρώα-Πελατολόγιο του Οργανισμού

6 A. Εισαγωγή στην Εφαρμογή i-flow (4) Τo Ειδικό Πληροφοριακό Σύστημα i-flow (HelpDesk Services) της DBS AE παρέχει : Συγκέντρωση, ταξινόμηση και απεικόνιση πληροφοριών που αφορούν τα Αιτήματα, Ερωτήματα των Πολιτών-Συνεργατών Παρουσίαση αναφορών και δεικτών μέτρησης της επίδοσης των Τμημάτων του Οργανισμού σχετικά με την αντιμετώπιση αιτημάτων Αύξηση της αποτελεσματικότητας του Οργανισμού προς όφελος της αποδοτικής εξυπηρέτησης των Πολιτών-Συνεργατών.

7 Β. Τεχνικά Χαρακτηριστικά Εφαρμογής i-flow (1) ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Η Εφαρμογή συνεργάζεται με τελευταίας τεχνολογίας Λειτουργικά Συστήματα Υποστηρίζει τη ροή κάθε διοικητικής πληροφορίας Προσφέρει αξιόπιστες, τυποποιημένες και εύχρηστες λειτουργίες με την μέγιστη ασφάλεια δεδομένων Έχει αναπτυχθεί με σύγχρονα και αξιόπιστα εργαλεία σε Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων της ORACLE

8 Β. Τεχνικά Χαρακτηριστικά Εφαρμογής i-flow (2) ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Σε επίπεδο οθονών Σε επίπεδο δεδομένων Σε επίπεδο χειριστών Δυνατότητα εκχώρησης δικαιωμάτων σε Χρήστες ΦΙΛΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Τυποποιημένο Περιβάλλον Εργασίας On-line Εγχειρίδιο Χρήσης σε κάθε οθόνη Ορολογία φυσικής γλώσσας Αυτόματη αναζήτηση για καταχώρηση στοιχείων Διάχυση πληροφορίας σε όλη την Εφαρμογή χωρίς εκ νέου καταχώρηση στοιχείων των Μητρώων ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠ ΟΙΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΣΤΙΣ ΑΝΑΓΚΕΣ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ

9 C. Λειτουργική Διαδικασία Εφαρμογής (1) Μέσω της Εφαρμογής πραγματοποιούνται: Ταυτοποίηση Καλούντος και Καταγραφή Αιτήματος Έλεγχος Δυνατότητας Απάντησης από το Τμήμα HelpDesk Προώθηση Κλήσεων στο Αρμόδιο Τμήμα Ανάθεση Αιτήματος στο Αρμόδιο Τμήμα Αποδοχή Ανάθεσης από το Αρμόδιο Τμήμα Τυποποιημένη Διεκπεραίωση Αιτήματος Ολοκλήρωση και Απάντηση Αιτήματος

10 C. Λειτουργική Διαδικασία Εφαρμογής (2) Βασικές Λειτουργίες Εφαρμογής Διαχείρισης Υποστήριξης Αιτημάτων Συνεργατών : Άμεση ταυτοποίηση του Συνεργάτη βάσει Ονοματεπωνύμου, Ονόματος Πατρός, ΑΦΜ και Αριθμό Δελτίου Ταυτότητας Άμεση μετάβαση στο Μητρώο και τον Ηλεκτρονικό Φάκελο του Συνεργάτη μετά την επιτυχή ταυτοποίησή του Δυνατότητα εμφάνισης των λοιπών Αιτημάτων τα οποία έχει υποβάλλει ο Συνεργάτης στο παρελθόν Άμεση ενημέρωση για την πορεία εξέλιξης των Αιτημάτων των Πολιτών-Συνεργατών

11 C. Λειτουργική Διαδικασία Εφαρμογής (3) Βασικές Λειτουργίες Εφαρμογής Διαχείρισης Υποστήριξης Αιτημάτων Συνεργατών : Δυνατότητα άμεσης προώθησης τηλεφωνικών κλήσεων στο αρμόδιο Τμήμα, χωρίς να χρειάζεται εκ νέου ταυτοποίηση του Συνεργάτη Δυνατότητα ανάθεσης των Αιτημάτων στα αρμόδια Τμήματα, έτσι ώστε να διεκπεραιωθούν το συντομότερο Ενημέρωση των Τμημάτων μέσω αυτόματης αποστολής κατά την ανάθεση Αιτημάτων Απόδοση μοναδικού αριθμού αναφοράς (TICKET) κατά την προώθηση ή ανάθεση του Αιτήματος στο αρμόδιο Τμήμα

12 C. Λειτουργική Διαδικασία Εφαρμογής (4) Βασικές Λειτουργίες Εφαρμογής Διαχείρισης Υποστήριξης Αιτημάτων Συνεργατών : Εμφάνιση εκκρεμών Αιτημάτων σε ανάθεση από το Helpdesk Αυτόματη ενημέρωση της Κατάστασης του Αιτήματος «Σε Εξέλιξη» με την αποδοχή της ανάθεσης από το Τμήμα Αυτόματη ενημέρωση της Κατάστασης του Αιτήματος «Σε Αναμονή» εάν αναμένονται έγγραφα (από Τρίτους, Συνεργάτη ή άλλα Τμήματα του Οργανισμού) Καταγραφή των εργασιών που εκτελεί ο χειριστής κατά τη διεκπεραίωση του Αιτήματος

13 C. Λειτουργική Διαδικασία Εφαρμογής (5) Επιπλέον Δυνατότητες μέσω της Εφαρμογής Διαχείρισης Υποστήριξης Αιτημάτων Συνεργατών : Εμφάνιση Αιτημάτων βάσει της ημερομηνίας προθεσμίας τους και υπενθύμιση σε περίπτωση που αυτή έχει παρέλθει Καθορισμός κρισιμότητας διεκπεραίωσης των Αιτημάτων Αυτόματη αποστολή κατά την ενημέρωση κατάστασης και την ολοκλήρωση των Αιτημάτων Εξαγωγή στατιστικών καταστάσεων υποβολής και ολοκλήρωσης Αιτημάτων, βάσει κριτηρίων επιλογής του χειριστή

14 Βασικό Διάγραμμα Χειρισμού Αιτήματος HelpDesk

15 Λειτουργικό Διάγραμμα Χειρισμού Αιτήματος από τα Τμήματα του Οργανισμού μέσω της Εφαρμογής HelpDesk Έλεγχος Αιτημάτων που έχουν ανατεθεί Από το HelpDesk Αποδοχή Ανάθεσης από το Τμήμα Διεκπεραίωση Αιτήματος Αναμονή για Φυσικό Φάκελο ή έγγραφα από Τρίτους (προαιρετικά) Ολοκλήρωση Αιτήματος Ενημέρωση Πολίτη & Συνεργάτη

16 D. Πλεονεκτήματα Εφαρμογής i-flow (1) Παραμετροποιείται και προσαρμόζεται εύκολα στο λειτουργικό Οργανόγραμμα κάθε Οργανισμού. Εξασφαλίζει την άμεση προβολή και εκτύπωση στοιχείων με τη χρήση πολλαπλών μεθόδων επιλογής. Αποδοτική οργάνωση και αξιοποίηση του χρόνου των χειριστών, με απλοποίηση και παράλληλη οργάνωση της καθημερινής εργασίας τους. Παρέχει δυνατότητα επισύναψης πλήθους ηλεκτρονικών αρχείων ανά Αίτημα, Ερώτημα και Υπόδειξη. Εξασφαλίζει την ενιαία διαχείριση και βελτίωση των διαδικασιών του Οργανισμού. Υποστηρίζει πλήρη παραμετροποίηση των τύπων Αιτημάτων, Ερωτημάτων και Υποδείξεων. Υποστηρίζει την άμεση αναζήτηση και εμφάνιση στοιχείων με τη μέθοδο Autocomplete

17 D. Πλεονεκτήματα Εφαρμογής i-flow (2) Βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους Πολίτες-Συνεργάτες του Οργανισμού, με αποτέλεσμα την αύξηση της ικανοποίησης αυτών Μείωση του χρόνου και του κόστους διεκπεραίωσης και απάντησης ενός Αιτήματος Μείωση του φόρτου εργασίας με παράλληλη αύξηση της απόδοσης των Στελεχών του Οργανισμού, που προκύπτει από τον τυποποιημένο τρόπο ανάθεσης και επεξεργασίας των Αιτημάτων Μείωση των επισκέψεων των Πολιτών στον Οργανισμό εφόσον οι πληροφορίες και οι υπηρεσίες θα είναι διαθέσιμες μέσω Τηλεφωνικής Υποστήριξης & Ηλεκτρονικής Επικοινωνίας Δυνατότητα αξιολόγησης της πορείας ενός Αιτήματος Πολίτη-Συνεργάτη από τα Στελέχη Διοίκησης του Οργανισμού

18 E. Μεθοδολογία Υλοποίησης Ενδεικτικά τα Στάδια για την υλοποίηση Έργου με το Σύστημα i-flow είναι: Προετοιμασία Έναρξη Συνεργασίας Τελικός Σχεδιασμός Λύσης Προτεινόμενη Υλοποίηση Παραμετροποίηση Εφαρμογής Σχεδίαση Ασφάλειας Ομάδων Χρηστών Προσαρμογή Βάσης Δεδομένων και Εφαρμογής Λειτουργική Αξιολόγηση Εφαρμογής Εκπαίδευση Ομάδων Εργασίας Μετάπτωση Δεδομένων στην Εφαρμογή Έναρξη Παραγωγικής Λειτουργίας και Πρακτική Εξοικείωση Διαδικασία Ψηφιοποίησης - Τεκμηρίωσης Τελική Εγκατάσταση Συστήματος

19 F. Πρόσθετες Παρεχόμενες Υπηρεσίες Ανεξάρτητα από την προτεινόμενη Εφαρμογή, από την Εταιρεία μας προσφέρονται επιπλέον, οι παρακάτω πρόσθετες Υπηρεσίες: Οργάνωση και Τεκμηρίωση Αρχειακού Υλικού Μετάπτωση Δεδομένων και Αξιοποίηση στην Εφαρμογή Ψηφιοποίηση και Ταξινόμηση Υλικού Διαχείριση Ασφάλειας Χρηστών και Δεδομένων Εφαρμογής Εκπαίδευση και Πρακτική Εξοικείωση Χρηστών Εφαρμογής Εγκατάσταση και Προσαρμογή Εφαρμογής και Βάσης Δεδομένων Υποστήριξη Εφαρμογής και Βάσης Δεδομένων Υπηρεσίες Συμβούλων ανάπτυξης Σύγχρονων Πληροφοριακών Συστημάτων

20 G. Ενδεικτικά Υποδείγματα Οθονών Εφαρμογής Κεντρική Οθόνη Υποστήριξης Τμήματος HelpDesk Διαχείριση Τυποποιημένων Εργασιών Διαχείριση Ανοικτών Αιτημάτων Ενημέρωση Αιτημάτων από Ανάθεση Διεκπεραίωση Αιτημάτων Συνοπτική Εμφάνιση Αιτημάτων Διάγραμμα Ολοκλήρωσης Αιτημάτων

21 Κεντρική Οθόνη Υποστήριξης Τμήματος HelpDesk

22 Διαχείριση Τυποποιημένων Εργασιών

23 Διαχείριση Ανοικτών Αιτημάτων

24 Ενημέρωση Αιτημάτων από Ανάθεση

25 Διεκπεραίωση Αιτημάτων (1)

26 Διεκπεραίωση Αιτημάτων (2)

27 Συνοπτική Εμφάνιση Αιτημάτων

28 Διάγραμμα Ολοκλήρωσης Αιτημάτων

29 H. Ενδεικτικές Εκτυπώσεις Εφαρμογής Εκτύπωση Αιτημάτων-Υποδείξεων Πολιτών Εκτύπωση Αιτημάτων-Υποδείξεων ανά Πολίτη Εκτύπωση Αιτημάτων Πολιτών σε Αναμονή Εκτύπωση Αιτημάτων Πολιτών σε Εξέλιξη Εκτύπωση Αιτημάτων Πολιτών βάσει Προθεσμίας Λήξης Εκτύπωση Ολοκληρωμένων Αιτημάτων Πολιτών Διάγραμμα Ολοκλήρωσης Αιτημάτων

30 Στοιχεία Επικοινωνίας : DBS (Dynamic Business Solutions) ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΑΕ Χριστιανουπόλεως 122, Γαλάτσι Τηλ: Fax: info@dbs.gr web: