ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ...13

Transcript

1 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ι - ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΣΥΓΧΡΟΝΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ, ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Ο επιχειρησιακός έλεγχος Ένας συναφής τύπος ελέγχου - η διοικητική ελεγκτική Ο εξωτερικός έλεγχος ΙΙ - ΘΕΣΜΟΘΕΤΗΣΗ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Η θέση του τμήματος εσωτερικού ελέγχου στην οργανωτική δομή της εταιρείας...23 Η οργάνωση της λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου Περιγραφές των θέσεων εργασίας του τμήματος εσωτερικού ελέγχου ΙΙΙ - ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΤΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Οργάνωση μακροπρόθεσμου προγράμματος εσωτερικού ελέγχου Υπολογισμός των απαραίτητων ανθρωποημερών για το πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου Κατάρτιση ετήσιου προγράμματος εσωτερικού ελέγχου Παράδειγμα ετήσιου προγράμματος εσωτερικού ελέγχου IV - ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Θέματα στελέχωσης Ειδικές απαιτήσεις για το προσωπικό εσωτερικού ελέγχου Προσανατολισμός προσωπικού Κατάρτιση προϋπολογισμού για το τμήμα εσωτερικού ελέγχου Έναρξη της διαδικασίας εσωτερικού ελέγχου Διεξαγωγή της προκαταρκτικής έρευνας Περιγραφή δραστηριοτήτων του ελεγχόμενου τμήματος

2 8 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ Προετοιμασία του προγράμματος ελέγχου Κατευθυντήριες γραμμές για την κατάρτιση προγράμματος ελέγχου Τα βασικά μέρη ενός προγράμματος ελέγχου V - ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Έλεγχος της λειτουργίας διαχείρισης διαθεσίμων Αξιολόγηση των υφιστάμενων ελέγχων των διαθεσίμων Έλεγχος πωλήσεων, τιμολόγησης, εισπρακτέων λογαριασμών Προσδιορισμός των βασικών περιοχών για έλεγχο Έλεγχος της διαχείρισης και αποτίμησης αποθεμάτων Σχέση του εσωτερικού ελέγχου με τις υπηρεσίες Πρόσθετα ζητήματα για τα αποθέματα Επιθεώρηση της διαδικασίας ελέγχου παραγωγής Έλεγχος των υπηρεσιών μισθοδοσίας και διοίκησης προσωπικού Συστατικά του εσωτερικού ελέγχου της μισθοδοσίας Έλεγχος κεφαλαιουχικών δαπανών και παγίων στοιχείων VI - ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΓΕΝΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΓΙΑ ΤΡΕΙΣ ΕΠΙΠΡΟΣΘΕΤΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ Έλεγχος περιβάλλοντος πληροφορικής Διεξαγωγή λειτουργικού ελέγχου Σχεδιασμός του χρηματοοικονομικού ελέγχου VII - ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΕΥΡΗΜΑΤΩΝ Χρήση εγγράφων εργασίας εσωτερικού ελέγχου Σημασία της προετοιμασίας των εγγράφων εργασίας Καταγραφή των ευρημάτων εσωτερικού ελέγχου Μορφές αρνητικών ευρημάτων Παρουσίαση των ευρημάτων Εκτίμηση της κατάστασης

3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 9 Διαδικασίες και πρακτικές Ποσοτικοποίηση του αποτελέσματος Ανασκόπηση των ευρημάτων του εσωτερικού ελέγχου VIII - ΣΥΝΤΑΞΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ Πρότυπα για την κοινοποίηση των αποτελεσμάτων Σχεδιασμός της αναφοράς ελέγχου Ορθοί τρόποι σύνταξης αναφοράς ελέγχου Συμπεράσματα IX - ΤΥΠΟΙ ΚΑΙ ΜΟΡΦΕΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ Κατευθυντήριες γραμμές για την επίσημη αναφορά Προετοιμασία ανεπίσημης αναφοράς Προετοιμασία προφορικής αναφοράς Πρότυπα αναφορών για την οργάνωση του εσωτερικού ελέγχου ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ - ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

4 10 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΧΗΜΑΤΩΝ Σχήμα 1. Χαρακτηριστικά του εσωτερικού ελέγχου Σχήμα 2. Χαρακτηριστικά του επιχειρησιακού ελέγχου Σχήμα 3. Χαρακτηριστικά του εξωτερικού ελέγχου Σχήμα 4. Εξαγγελία πολιτικής εσωτερικού ελέγχου Σχήμα 5. Προτεινόμενη τοποθέτηση του εσωτερικού ελέγχου στην οργανωτική δομή της εταιρείας Σχήμα 6. Οργανωτική δομή ενδεκαμελούς τμήματος εσωτερικού ελέγχου Σχήμα 7. Περιγραφή της θέσης του διευθυντή εσωτερικού ελέγχου Σχήμα 8. Περιγραφή της θέσης του προϊσταμένου εσωτερικού ελέγχου Σχήμα 9. Περιγραφή της θέσης ενός ελεγκτή Σχήμα 10. Περιγραφή της θέσης ενός βοηθού ελεγκτή Σχήμα 11. Απαιτούμενες ανθρωποημέρες για πενταετές πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των μεταποιητικών δραστηριοτήτων και του τεχνικού σχεδιασμού Σχήμα 12. Απαιτούμενες ανθρωποημέρες για πενταετές πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των οικονομικών υπηρεσιών και του λογιστηρίου Σχήμα 13. Απαιτούμενες ανθρωποημέρες για πενταετές πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου του τμήματος πωλήσεων και μάρκετινγκ Σχήμα 14. Απαιτούμενες ανθρωποημέρες για πενταετές πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των διοικητικών υπηρεσιών Σχήμα 15. Σύνοψη ελεγκτικών έργων για το σύνολο της εταιρείας Σχήμα 16. Πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των λειτουργιών μεταποίησης και τεχνικού σχεδιασμού Σχήμα 17. Πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των οικονομικών και λογιστικών υπηρεσιών Σχήμα 18. Πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των λειτουργιών πωλήσεων και μάρκετινγκ Σχήμα 19. Πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου των διοικητικών υπηρεσιών Σχήμα 20. Υπόδειγμα πολιτικής προσανατολισμού στο τμήμα εσωτερικού ελέγχου Σχήμα 21. Υπόδειγμα αναγγελίας εσωτερικού ελέγχου Σχήμα 22. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου ελέγχου του τμήματος προμηθειών

5 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 11 Σχήμα 23. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου ελέγχου του τμήματος πληρωτέων λογαριασμών Σχήμα 24. Διάγραμμα ροής εργασιών λειτουργίας προμηθειών Σχήμα 25. Διάγραμμα ροής εργασιών της λειτουργίας πληρωτέων λογαριασμών...63 Σχήμα 26. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο της λειτουργίας προμηθειών Σχήμα 27. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο της λειτουργίας των πληρωτέων λογαριασμών Σχήμα 28. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο των προμηθειών Σχήμα 29. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο των πληρωτέων λογαριασμών Σχήμα 30. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου εσωτερικού ελέγχου της λειτουργίας διαχείρισης διαθεσίμων Σχήμα 31. Διάγραμμα ροής δεδομένων για τη διαδικασία διαχείρισης διαθεσίμων..78 Σχήμα 32. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο της διαχείρισης διαθεσίμων Σχήμα 33. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα ελέγχου για τα μικρά ταμεία Σχήμα 34. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο διαχείρισης διαθεσίμων στην υπηρεσία είσπραξης μετρητών Σχήμα 35. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο διαχείρισης μετρητών στην υπηρεσία συμφωνίας τραπεζικών λογαριασμών Σχήμα 36. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου όσον αφορά τον έλεγχο των πωλήσεων - εισπρακτέων λογαριασμών - τιμολόγησης Σχήμα 37. Διάγραμμα ροής δεδομένων για τις λειτουργίες πωλήσεων - τιμολόγησης - εισπρακτέων λογαριασμών Σχήμα 38. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο πωλήσεων - τιμολόγησης...88 Σχήμα 39. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο των εισπρακτέων λογαριασμών Σχήμα 40. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο των πωλήσεων - τιμολόγησης Σχήμα 41. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο των εισπρακτέων λογαριασμών Σχήμα 42. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου για την επιθεώρηση του ελέγχου αποθεμάτων Σχήμα 43. Διάγραμμα ροής δεδομένων για την υπηρεσία ελέγχου αποθεμάτων Σχήμα 44. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για την επιθεώρηση του ελέγχου των αποθεμάτων Σχήμα 45. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο της τιμολόγησης των αποθεμάτων

6 12 ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ Σχήμα 46. Έγγραφο εργασίας για τη λειτουργία του ελέγχου αποθεμάτων Σχήμα 47. Έγγραφο εργασίας για το τμήμα της υπηρεσίας αποθεμάτων που σχετίζεται με την τιμολόγηση Σχήμα 48. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου για την επιθεώρηση του ελέγχου παραγωγής Σχήμα 49. Στοιχεία διαγράμματος ροής για την υπηρεσία του ελέγχου παραγωγής.107 Σχήμα 50. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για την επιθεώρηση του ελέγχου παραγωγής Σχήμα 51. Έγγραφο εργασίας για την επιθεώρηση του ελέγχου παραγωγής Σχήμα 52. Ερωτήσεις για την δημιουργία μόνιμου αρχείου ελέγχου της υπηρεσίας μισθοδοσίας Σχήμα 53. Διάγραμμα ροής δεδομένων για την υπηρεσία μισθοδοσίας προσωπικού Σχήμα 54. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο των υπηρεσιών μισθοδοσίας - τμήματος προσωπικού Σχήμα 55. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο της μισθοδοσίας Σχήμα 56. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο του τμήματος προσωπικού Σχήμα 57. Ερωτήσεις για τη δημιουργία μόνιμου αρχείου για τον έλεγχο των κεφαλαιουχικών δαπανών Σχήμα 58. Ροή δεδομένων για τη λειτουργία κεφαλαιουχικών δαπανών Σχήμα 59. Βήμα προς βήμα πρόγραμμα για τον έλεγχο των κεφαλαιουχικών δαπανών και των παγίων στοιχείων Σχήμα 60. Έγγραφο εργασίας για τον έλεγχο των κεφαλαιουχικών δαπανών Σχήμα 61. Πέντε περιοχές προς εξέταση σε ένα πρόγραμμα ελέγχου συστημάτων πληροφόρησης Σχήμα 62. Γενικά βήματα για την διεξαγωγή ενός προγράμματος λειτουργικού ελέγχου Σχήμα 63. Γενικές περιοχές που πρέπει να ληφθούν υπόψη σε ένα πρόγραμμα χρηματοοικονομικού ελέγχου Σχήμα 64. Παράδειγμα ευρετηρίασης μίας ομάδας εγγράφων εργασίας ελέγχου Σχήμα 65. Φύλλο εργασίας παρουσίασης ευρημάτων εσωτερικού ελέγχου Σχήμα 66. Πρότυπες αναφορές εσωτερικού ελέγχου σύμφωνα με το Ινστιτούτο των Εσωτερικών Ελεγκτών Φλώριντα Η.Π.Α Σχήμα 67. Αναφορές για θετικά και αρνητικά ευρήματα του ελέγχου Σχήμα 68. Μία τυπική ανεπίσημη αναφορά που ετοιμάστηκε κατά τη διάρκεια ενός χρηματοοικονομικού ελέγχου Σχήμα 69. Βασικά στοιχεία μίας αποτελεσματικής αναφοράς ελέγχου