Εγχειρίδιο Χρήςησ Προςωποποιημζνων Υπηρεςιών Γ.Ε.ΜΗ. (Περιφέρειες)

Transcript

1 Εγχειρίδιο Χρήςησ Προςωποποιημζνων Υπηρεςιών Γ.Ε.ΜΗ. (Περιφέρειες) Ιούνιοσ 2013

2 Περιεχόμενα: Ειςαγωγή Περιφζρεια Διαχειριςτήσ Αιτήςεων Περιφζρειασ Είςοδοσ Αρχική Οθόνη Ανάθεςη Αιτήςεων Διεκπεραίωςη αίτηςησ Υπάλληλοσ Περιφζρειασ Είςοδοσ Αρχική Οθόνη Ανάθεςη Αιτήςεων Διεκπεραίωςη αίτηςησ Παράρτημα Ημερολόγιο

3 Ειςαγωγή Προτοφ ξεκινιςει κάποιοσ να διαβάηει αυτό το εγχειρίδιο πρζπει να ξζρει ότι όλεσ οι εικόνεσ είναι από demo δεδομζνα, οπότε μπορεί για παράδειγμα μια επιχείρθςθ να μθν υπάρχει ι κάποια αίτθςθ να περνάει από διάφορα ςτάδια (Περιφζρεια, Εκνικό Συπογραφείο) χωρίσ να χρειάηεται. Ο ςκοπόσ αυτοφ του εγχειριδίου είναι μόνο να περιγράψει τθ λειτουργία του ςυςτιματοσ και όχι να δείξει ακριβείσ τρόπουσ διεκπεραίωςθσ των αιτιςεων. 1. Περιφζρεια ε αυτό το κεφάλαιο κα περιγραφεί θ ςυνολικι δραςτθριότθτα όλων των χρθςτϊν τθσ Περιφζρειασ. Οι χριςτεσ τθσ Περιφζρειασ χωρίηονται ςε δφο βαςικζσ ομάδεσ χρθςτϊν: α) τουσ Διαχειριςτζσ Αιτιςεων και β) τουσ Τπαλλιλουσ. Κφρια διαφορά αυτϊν των δφο ομάδων χρθςτϊν είναι ότι οι Διαχειριςτζσ ζχουν περιςςότερεσ διακζςιμεσ ενζργειεσ. Οι ςυνολικζσ ενζργειεσ και των δφο ομάδων κα περιγραφοφν ςτισ επόμενεσ υποενότθτεσ. 1.1 Διαχειριςτήσ Αιτήςεων Περιφζρειασ Είςοδοσ Για να αναγνωριςτεί ο Διαχειριςτισ από το ςφςτθμα πρζπει να κάνει είςοδο. Η είςοδοσ γίνεται ωσ εξισ: από τθν αρχικι οκόνθ του ςυςτιματοσ (Εικόνα 1), με κλικ κάτω αριςτερά ςτθν ετικζτα Περιφζρειεσ, γίνεται μετάβαςθ ςε μια οκόνθ (παρόμοια με τθν Εικόνα 2) όπου πρζπει να ςυμπλθρωκοφν το usernameκαι το password, ϊςτε να γίνει θ απαραίτθτθ πιςτοποίθςθ από το ςφςτθμα. 3

4 Εικόνα 1 Αρχική Εικόνα Συςτήματοσ 4

5 Εικόνα 2 Είςοδοσ ωσ χρήςτησ Επιμελητηρίου Αρχική Οθόνη Όταν κάνει είςοδο ζνασ διαχειριςτισ Περιφζρειασ, αυτό που βλζπει είναι θ Εικόνα 14. ε αυτι τθν εικόνα φαίνονται τα εξισ: Πάνω δεξιά το αναγνωριςτικό του χριςτθ. Και με κλικ ςτο κείμενο ι ςτο βελάκι εμφανίηεται ζνα μενοφ για αποςφνδεςθ χριςτθ. Σο κφριο μενοφ, που περιζχει 3 επιλογζσ: o Αιτιςεισ ςε εξζλιξθ (δικζσ μου ι γενικά ςτθν ΠΕ) Εδϊ φαίνονται οι αιτιςεισ τθσ Περιφζρειασ που βρίςκονται ςε εξζλιξθ. Ο μζγιςτο αρικμόσ αιτιςεων που εμφανίηονται είναι 100. Και πιο ςυγκεκριμζνα οι 100 με τθν πιο πρόςφατθ μεταβολι. o Αιτιςεισ που δεν ζχουν ανατεκεί ακόμθ 1 Εδϊ φαίνονται οι αιτιςεισ που ζρχονται ςτθν Περιφζρεια και δεν ζχει αρχίςει ακόμθ θ διαχείριςι τουσ. o Αρχείο Εκπλθρωμζνων Τποκζςεων 18 Εδϊ φαίνονται όλεσ οι εκπλθρωμζνεσ αιτιςεισ τθσ Περιφζρειασ. Οι αρικμοί δεξιά των επιλογϊν του μενοφ δθλϊνουν τον αρικμό των αιτιςεων που βρίςκονται ςτθν αντίςτοιχθ επιλογι. τθ ςυγκεκριμζνθ Εικόνα είναι επιλεγμζνθ θ πρϊτθ επιλογι από το μενοφ, οπότε κάτω από το αρχικό μενοφ φαίνεται μια φόρμα αναηιτθςθσ για να μπορεί κάποιοσ να αναηθτιςει κάποια αίτθςθ. Η αναηιτθςθ δε γίνεται μόνο ςτισ 100 πιο πρόςφατεσ, αλλά ςε όλεσ, ϊςτε να μπορεί κανείσ ζχοντασ κάποια ςτοιχεία να βρει μια αίτθςθ που δεν είναι και τόςο πρόςφατθ. 5

6 Κάτω από τθ φόρμα αναηιτθςθσ κανονικά κα βριςκόταν ο πίνακασ με τισ εκκρεμείσ υποκζςεισ του επιμελθτθρίου. Βζβαια εδϊ δεν υπάρχει καμία αίτθςθ εξ ου και θ ετικζτα Δεν υπάρχουν εγγραφζσ. τθν κάκε αίτθςθ ο αρικμόσ πρωτοκόλλου των αιτιςεων κα είναι υπερςφνδεςμοσ. Αυτόσ οδθγεί ςτθ ςελίδα των λεπτομερειϊν τθσ εκάςτοτε αίτθςθσ (κα το παρουςιαςτεί και ςτθ ςυνζχεια). Εικόνα 14 Αρχική οθόνη Διαχειριςτή Περιφζρειασ Ανάθεςη Αιτήςεων Η πρϊτθ ενζργεια που πρζπει να κάνει ο Διαχειριςτισ Αιτιςεων Περιφζρειασ είναι να ανακζτει τισ νζεσ αιτιςεισ ςε ςυναδζλφουσ του ι ακόμθ και ςτον εαυτό του. ε μια Εικόνα αντίςτοιχθ τθσ 4, μπορεί να δει ο Διαχειριςτισ τθν οκόνθ των μθ ανατεκειμζνων αιτιςεων (εδϊ μεταβαίνει αν από τθν Εικόνα 14 επιλζξει τθ δεφτερθ επιλογι του μενοφ). Ο Διαχειριςτισ για να ανακζςει τθν αίτθςθ πρζπει πρϊτα να τθν επιλζξει από τον πίνακα (αυτό γίνεται με κλικ ςτον αρικμό πρωτοκόλλου τθσ αίτθςθσ). Μετά το κλικ μεταβαίνει ςτθν Εικόνα 15. 6

7 Εικόνα 4 Μη ανατεθειμζνεσ αιτήςεισ - Επιμελητήριο τθν Εικόνα 15 φαίνονται οι λεπτομζρειεσ μιασ μθ ανατεκειμζνθσ αίτθςθσ. Μζχρι το κεντρικό μενοφ θ Εικόνα είναι ίδια με τθν Εικόνα 14. Παρακάτω ςε ζνα γκρι πλαίςιο ακολουκεί το μενοφ διακζςιμων ενεργειϊν τθσ αίτθςθσ. τθ ςυγκεκριμζνθ περίπτωςθ οι μόνεσ διακζςιμεσ ενζργειεσ είναι θ Εκτφπωςθ και θ Ανάκεςθ ςε χριςτθ τθσ ΠΕ Ακθνϊν Κεντρικόσ Σομζασ (για άλλεσ Περιφζρειεσ μπορεί θ επιλογι να διαφζρει λίγο). Παρακάτω υπάρχουν διάφοροι πίνακεσ με ςτοιχεία τθσ Αίτθςθσ, όπωσ το Ιςτορικό διεκπεραίωςθσ, τα Βαςικά τοιχεία Αίτθςθσ, τα Βαςικά τοιχεία Αιτοφντα / Επιχείρθςθσ, τθν Αίτθςθ, τθν Αρχι Ελζγχου Νομιμότθτασ (Περιφζρεια), το Εκνικό Συπογραφείο και τζλοσ τθν Πλθροφορία που καταχϊρθςε το Επιμελθτιριο. Σα τρία τελευταία είναι κενά και κα ςυμπλθρωκοφν κατά τθν ολοκλιρωςθ τθσ αίτθςθσ. υγκεκριμζνα αν θ αίτθςθ δεν ζπρεπε να περάςει από το Εκνικό Συπογραφείο δε κα υπιρχε ο αντίςτοιχοσ πίνακασ (οφτε καν κενόσ). Ενδιαφζρον ζχει ο πίνακασ με το ιςτορικό διεκπεραίωςθσ τθσ υπόκεςθσ, όπου εκτόσ τθσ ανάκεςθσ ςτθν Περιφζρεια και το μινυμα αυτισ, βλζπουμε και τθν υπόλοιπθ διαδρομι τθσ αίτθςθσ. Σϊρα ιρκε θ ϊρα για τθν ανάκεςθ τθσ αίτθςθσ ςε κάποιο χριςτθ τθσ Περιφζρειασ (είναι προφανζσ ότι δεν είναι δυνατι θ ανάκεςθ ςε κάποιο χριςτθ μιασ άλλθσ Περιφζρειασ παρά μόνο τθσ Περιφζρειεσ τθσ τρζχουςασ αίτθςθσ). Η μετάβαςθ ςτθ φόρμα ανάκεςθ γίνεται με τθν επιλογι Ανάκεςθ ςε χριςτθ τθσ ΠΕ Ακθνϊν Κεντρικόσ Σομζασ από το μενοφ τθσ Αίτθςθσ. Με αυτόν τον τρόπο μεταφζρεται ο Διαχειριςτισ ςε μια Εικόνα αντίςτοιχθ τθσ Εικόνασ 6. Εκεί μπορεί να ςυμπλθρϊςει κάποια ςχόλια για τθν υπόκεςθ, τα οποία κα μπορεί να δει ο νζοσ υπεφκυνοσ τθσ υπόκεςθσ και να τον επιλζξει από τθ λίςτα επιλογϊν. 7

8 Εικόνα 6 Ανάθεςη Αίτηςησ - Επιμελητήριο 8

9 Εικόνα 15 Λεπτομζρειεσ Μη Ανατεθειμζνησ Αίτηςησ- Περιφζρεια Διεκπεραίωςη αίτηςησ Για να αρχίςει θ επεξεργαςία κάποιασ αίτθςθσ, από τισ Αιτιςεισ ςε εξζλιξθ του κεντρικό μενοφ πρζπει να γίνει από τον υπεφκυνο τθσ αίτθςθσ κλικ ςτον αρικμό πρωτοκόλλου τθσ υπόκεςθσ του οποίου κα γίνει επεξεργαςία. τθν Εικόνα 16 φαίνεται το αποτζλεςμα αυτισ τθσ ενζργειασ. Για τθν Εικόνα 16 μζχρι και το κεντρικό μενοφ ιςχφει ότι και για τθν Εικόνα 14. 9

10 10

11 Εικόνα 16 Λεπτομζρειεσ ανατεθειμζνησ αίτηςησ (ςτην Περιφζρεια) το μενοφ τθσ αίτθςθσ υπάρχουν τϊρα περιςςότερεσ επιλογζσ. Αυτζσ είναι οι: Εκτφπωςθ Ανάκεςθ ςε χριςτθ τθσ ΠΕ Ακθνϊν Κεντρικόσ Σομζασ (ανά περιφζρεια αλλάηει ο τίτλοσ τθσ επιλογισ) Αυτι θ επιλογι είναι ορατι, γιατί ο λογαριαςμόσ που χρθςιμοποιείται ςτθν Εικόνα είναι λογαριαςμόσ Διαχειριςτι Αιτιςεων Περιφζρειασ και μια αίτθςθ μπορεί να αλλάξει υπεφκυνο αίτθςθσ ανά πάςα ςτιγμι. Να γίνει επιτυχισ καταχϊριςθ απόφαςθσ Σο μόνο που κάνει είναι να μεταφζρει τον χριςτθ παρακάτω ςτθν αντίςτοιχθ φόρμα. Απόρριψθ και Επαναπροϊκθςθ ςε Επιμελθτιριο Σο μόνο που κάνει είναι να μεταφζρει τον χριςτθ παρακάτω ςτθν αντίςτοιχθ φόρμα. θμαντικό ςχόλιο για τουσ ακόλουκουσ πίνακεσ τθσ Εικόνασ 16 είναι ότι ςτο ιςτορικό διεκπεραίωςθσ φαίνεται θ πλιρθσ πορεία τθσ αίτθςθσ μαηί με τα ςχόλια που αφοροφν τον τρζχον χριςτθ (πχ το μινυμα από το ΕΠΙΜΕΛΗΣΗΡΙΟ ΗΡΑΚΛΕΙΟΤ προσ τθν ΧΑΛΚΙΑΔΑΚΗ δεν είναι ορατό). Αυτό το ιςτορικό το βλζπουν και οι επιχειριςεισ, μόνο που δε βλζπουν τα μθνφματα για τα οποία δεν εμπλζκονται άμεςα (πχ δε βλζπουν τα μθνφματα προϊκθςθσ ςτθν περιφζρεια και ανάκεςθσ από τθν Περιφζρεια ςτθν Περιφζρεια). ε αυτό το ςθμείο τθσ επεξεργαςίασ τθσ αίτθςθσ γίνεται επιτυχισ καταχϊριςθ απόφαςθσ. Οπότε ο υπεφκυνοσ αίτθςθσ μεταφζρεται παρακάτω ςτθν υποβολι απόφαςθσ, τθ ςυμπλθρϊνει και τθν υποβάλει. Η επιτυχισ καταχϊριςθ απόφαςθσ ζχει ωσ αποτζλεςμα τθ μεταφορά τθσ αίτθςθσ από τισ Αιτιςεισ ςε εξζλιξθ ςτο Αρχείο Εκπλθρωμζνων Τποκζςεων. Ειδικι αναφορά για τθν επιλογι θμερομθνιϊν γίνεται ςτο παράρτθμα, ςτο κεφάλαιο θμερομθνίεσ. 1.2 Υπάλληλοσ Περιφζρειασ Είςοδοσ Με τον ίδιο τρόπο με το Διαχειριςτι Αρχική Οθόνη Με τον ίδιο τρόπο με το Διαχειριςτι με τθ διαφορά ότι ςτο κεντρικό μενοφ δεν υπάρχει θ επιλογι Αιτιςεισ που δεν ζχουν ανατεκεί ακόμθ και ότι θ επιλογι Αιτιςεισ ςε εξζλιξθ (δικζσ μου ι γενικά ςτθν ΠΕ) ζχει τθν ετικζτα Αιτιςεισ ςε εξζλιξθ (δικζσ μου) Ανάθεςη Αιτήςεων Δεν υπάρχει τζτοια περίπτωςθ, αφοφ είναι απλόσ υπάλλθλοσ Διεκπεραίωςη αίτηςησ Με τον ίδιο τρόπο με το Διαχειριςτι, όμωσ ςτισ λεπτομζρειεσ των αιτιςεων δεν υπάρχει θ επιλογι Ανάκεςθ ςε χριςτθ τθσ ΠΕ. 11

12 Παράρτημα Ημερολόγιο Σο εργαλείο για το θμερολόγιο που χρθςιμοποιείται από τθν εφαρμογι είναι ζνα πολφ ςφγχρονο και εφχρθςτο εργαλείο. Για καλφτερθ εμπειρία χριςθσ προτείνεται να το χρθςιμοποιείτε και όχι να πλθκτρολογείτε τισ θμερομθνίεσ. Η χριςθ του θμερολόγιο γίνεται ωσ εξισ: 1. Αρχικά πρζπει να γίνει κλικ ςτο πεδίο θμερολόγιου (αυτό ζχει ωσ αποτζλεςμα να προβλθκεί κάτω από το πεδίο το παράκυρο του θμερολόγιου, Εικόνα Α) Εικόνα Α 2. το παράκυρο θμερολόγιου που ανοίγει μπορεί κάποιοσ να επιλζξει τθν ακριβι θμζρα με ζνα κλικ ςτθ μζρα που κζλει. 3. Για να μεταβεί κανείσ ςε προθγοφμενο μινα μπορεί να χρθςιμοποιιςει το αριςτερό βελάκι (αντίςτοιχα ςε επόμενο το δεξιό, ςτθ ςυγκεκριμζνθ περίπτωςθ επιτρζπονται μόνο παρελκοφςεσ θμερομθνίεσ). 4. Αν κζλει κάποιοσ να μεταβεί ςε κάποιον πολφ προθγοφμενο μινα αντί να χρθςιμοποιιςει μόνο το βελάκι μπορεί με ζνα κλικ ςτον μινα (δεξιά του αριςτεροφ βζλουσ, ςτθν Εικόνα Α, το Ιοφνιοσ 2013) να δει όλουσ τουσ μινεσ του 2013 (Εικόνα Β) και να επιλζξει αυτόν που κζλει. 12

13 Εικόνα Β 5. Για να μεταβεί ςε κάποιο ζτοσ μπορεί να χρθςιμοποιιςει, όπωσ περιγράφθκε προθγουμζνωσ, είτε τα βελάκια (από τθν Εικόνα Α, αλλά καλφτερα από τθν Εικόνα Β), είτε αν κζλει κάποιο πολφ προθγοφμενο ζτοσ να χρθςιμοποιιςει αντίςτοιχθ πλοιγθςθ με το 4, κάνοντασ κλικ ςτο ζτοσ (δεξιά του αριςτεροφ βζλουσ, ςτθν παραπάνω Εικόνα Β, το 2013) και να προβλθκεί το μενοφ των δεκαετιϊν (Εικόνα Γ), όπου μπορεί να επιλζξει αυτι που κζλει. Εικόνα Γ Knowledge Broadband Services AE 13