Διαδικαςία Διαχείριςθσ Στθλϊν Βιβλίου Εςόδων - Εξόδων. (v.1.0.7)

Transcript

1 Διαδικαςία Διαχείριςθσ Στθλϊν Βιβλίου Εςόδων - Εξόδων (v.1.0.7)

2 1 Περίληψη Το ςυγκεκριμζνο εγχειρίδιο δθμιουργικθκε για να βοθκιςει τθν κατανόθςθ τθσ διαδικαςίασ διαχείριςθσ ςτθλών βιβλίου Εςόδων - Εξόδων. Παρουςιάηονται οι διαδικαςίεσ δθμιουργίασ ςτθλών, κακώσ και οι διαδικαςίεσ παραμετροποίθςθσ. Παρακάτω προτείνεται μια αλλθλουχία ενεργειών τθν οποία ο χριςτθσ πρζπει να ακολουκιςει για να αξιοποιιςει τισ δυνατότθτεσ τθσ εφαρμογισ. 2

3 2 Περιεχόμενα 1 Περίλθψθ Διαδικαςία Διαχείριςθσ Στθλϊν Βιβλίου Εςόδων Εξόδων Είδοσ Ειςαγωγι Στιλθσ Κωδικόσ Τίτλοσ Σειρά Μικοσ Τφποσ Μεταβολι Στιλθσ Διαγραφι Στιλθσ Λογαριαςμοί Στιλθσ Παράδειγμα δθμιουργίασ ςτιλθσ εςόδων

4 3 Διαδικαςία Διαχείριςησ Στηλϊν Βιβλίου Εςόδων Εξόδων Από τθν επιλογι «Βιβλία Ζλεγχοσ / Παράμετροι / Στιλεσ Βιβλίου» ο χριςτθσ δφναται να δθμιουργιςει τισ ςτιλεσ του βιβλίου, να μεταβάλει ι να διαγράψει κάποια που ιδθ υπάρχει και να ςυνδζςει λογαριαςμοφσ ςτισ ςτιλεσ. Ανοίγοντασ το ςυγκεκριμζνο παράκυρο, παρουςιάηονται όλεσ οι ςτιλεσ που ζχουν δθμιουργθκεί ςτο βιβλίο εςόδων εξόδων τθσ εταιρείασ. Είναι απαραίτθτο να ζχουν δθμιουργθκεί ςτιλεσ βιβλίου και να δθλωκοφν οι λογαριαςμοί εςόδων και εξόδων που ςυςχετίηονται με αυτζσ, ζτςι ϊςτε να μποροφν να εκτυπωκοφν ςτο Βιβλίο Εςόδων/Εξόδων. 4

5 3.1 Είδοσ Με αυτι τθν επιλογι ο χριςτθσ ορίηει ςε ποιο βιβλίο επικυμεί να ειςάγει, να μεταβάλει ι να διαγράψει ςτιλεσ. Αν επικυμεί να ειςάγει ςτιλεσ ςτα ζςοδα, τςεκάρει ςτο είδοσ τθν επιλογι «Εςόδων». Αντίςτοιχα κάνει κλικ ςτθν επιλογι «Εξόδων» για τισ ςτιλεσ των εξόδων. Και τζλοσ εάν επιλεχκεί ςτο «Είδοσ» οι «Στακερζσ» ςτιλεσ, εμφανίηονται οι ςτιλεσ που τυπϊνονται πάντα ςτο Βιβλίο τισ οποίεσ ο χριςτθσ δεν μπορεί να διαγράψει αλλά μόνο να μεταβάλλει το μικοσ τουσ. 3.2 Ειςαγωγή Στήλησ Επιλζγοντασ «Ειςαγωγι» εμφανίηεται το παρακάτω παράκυρο: Κωδικόσ Στο πεδίο «Κωδικόσ» πλθκτρολογείται * (αςτερίςκοσ) για να ςυμπλθρωκεί αυτόματα το πεδίο με τον αμζςωσ επόμενο διακζςιμο αφξοντα αρικμό ι πλθκτρολογεί ο χριςτθσ κάποιο κωδικό ο οποίοσ δεν υπάρχει ιδθ καταχωρθμζνοσ ςτο ςυγκεκριμζνο είδοσ ςτιλθσ Τίτλοσ Στο πεδίο «Τίτλοσ» υπάρχουν δφο δυνατότθτεσ. Η πρϊτθ είναι να επιλεχκεί κάποιοσ τίτλοσ ςτιλθσ από τουσ ιδθ υπάρχοντεσ ςτισ γενικζσ ςτιλεσ βιβλίου Και θ δεφτερθ είναι να πλθκτρολογθκεί απ ευκείασ ςτο πεδίο «Τίτλοσ», ο τίτλοσ που επικυμεί ο χριςτθσ για τθ δθμιουργία τθσ νζασ ςτιλθσ. Στθν περίπτωςθ αυτι ο 5

6 τίτλοσ κα χρθςιμοποιθκεί μόνο από τθν ςυγκεκριμζνθ εταιρία και από καμία άλλθ εταιρία Σειρά Στο πεδίο «Σειρά» δθλϊνετε θ ςειρά εμφάνιςθσ τθσ ςτιλθσ ςτθν εκτφπωςθ του βιβλίου. Π.χ, αν οριςτεί ςτο πεδίο θ τιμι 2, θ ςυγκεκριμζνθ ςτιλθ κα εμφανίηεται ςτθν εκτφπωςθ ωσ δεφτερθ μετά τισ ςτακερζσ ςτιλεσ Μήκοσ Στο πεδίο «Μικοσ» ορίηεται το πλάτοσ τθσ ςτιλθσ ςε αρικμό χαρακτιρων Τφποσ Στο πεδίο «Τφποσ» ορίηεται από τον χριςτθ αν θ ςτιλθ κα εμφανίηεται ςτο Βιβλίο Εςόδων/Εξόδων, ςτο Βιβλίο Αγορϊν ι αν πρόκειται για ςτιλθ ΦΠΑ. Με το κουμπί «ΟΚ»» ι «F12», πραγματοποιείται θ αποκικευςθ τθσ ςτιλθσ, ενϊ με τθν επιλογι «Άκυρο» κλείνει θ μάςκα ειςαγωγισ χωρίσ να αποκθκευτεί θ καταχϊρθςθ. 3.3 Μεταβολή Στήλησ Αν για οποιοδιποτε λόγο ο χριςτθσ επικυμεί να μεταβάλει το περιεχόμενο, τότε επιλζγει τθν αντίςτοιχθ εγγραφι τθν οποία επικυμεί να μεταβάλει και επιλζγει το εικονίδιο «Μεταβολι». Εμφανίηεται το αντίςτοιχο παράκυρο όπωσ και ςτθν «Ειςαγωγι» ςτο οποίο μπορεί να μεταβάλει τα ςτοιχεία που επικυμεί. 3.4 Διαγραφή Στήλησ Για τθν διαγραφι κάποιασ ςτιλθσ, γίνετε επιλογι τθσ εγγραφισ που ο χριςτθσ επικυμεί να διαγράψει και επιλογι του εικονιδίου «Διαγραφι». Στθ ςυνζχεια πρζπει να επιβεβαιωκεί θ ενζργεια αυτι. Για να πραγματοποιθκεί θ διαγραφι, πρζπει να επιλεχκεί το πλικτρο «Ναι». Κατά τθ διαγραφι ςτιλθσ βιβλίου γίνεται ζλεγχοσ εάν ζχει αντιςτοιχιςκεί θ ςτιλθ με 6

7 κάποιον λογαριαςμό, και ςτθν περίπτωςθ που ςυμβαίνει αυτό, εμφανίηεται μινυμα το οποίο πλθροφορεί πωσ δεν είναι δυνατι θ διαγραφι αυτισ τθσ ςτιλθσ. 4 Λογαριαςμοί Στήλησ Επιλζγοντασ αυτό το εικονίδιο εμφανίηεται το ακόλουκο παράκυρο όπου υπάρχει θ δυνατότθτα να πραγματοποιθκεί ζλεγχοσ των λογαριαςμϊν που ςυνδζονται κι εκτυπϊνονται ςε κάκε ςτιλθ, να ειςαχκεί, να μεταβλθκεί ι και να διαγραφεί θ ςφνδεςθ κάποιου λογαριαςμοφ με τθν ςτιλθ. Με τθν «Μαηικι Ειςαγωγι» μπορεί να γίνει μαηικι ςφνδεςθ λογαριαςμϊν με τθν ςτιλθ του βιβλίου από το παρακάτω παράκυρο, επιλζγοντασ τουσ λογαριαςμοφσ που ο χριςτθσ επικυμεί να ςυνδζςει και δίνοντασ ςτο τζλοσ «ΟΚ». 7

8 Αξίηει να ςθμειωκεί ότι θ παραμετροποίθςθ του βιβλίου εςόδων εξόδων δεν ακολουκεί κάποιον κανόνα αλλά προκφπτει κάκε φορά από τισ επιμζρουσ ανάγκεσ τθσ κάκε εταιρείασ και του κάκε λογιςτι. Με αυτό το δεδομζνο, ςτισ πρότυπεσ εταιρείεσ «Epsilon Net» δθμιουργικθκαν κάποιεσ ενδεικτικζσ ςτιλεσ, ϊςτε ο χριςτθσ να ζχει ζνα υπόδειγμα του τρόπου ςτθςίματοσ του βιβλίου. Από εκεί και πζρα ο κάκε χριςτθσ μπορεί να ςτιςει ςφμφωνα με τισ δικζσ του ανάγκεσ το βιβλίο ςε μια εταιρεία, και να χρθςιμοποιιςει αυτιν ωσ πρότυπθ από τθν οποία κα αντιγράφει αυτιν τθν παραμετροποίθςθ ςτισ υπόλοιπεσ εταιρείεσ του. Τζλοσ κα πρζπει να ςθμειωκεί ότι κατά τθν εκτφπωςθ του βιβλίου, ςτθν περίπτωςθ που δεν ζχει ςυνδεκεί κάποιοσ λογαριαςμόσ με ςτιλθ βιβλίου, πραγματοποιείται αυτόματα ζλεγχοσ και εμφανίηεται το αντίςτοιχο προειδοποιθτικό μινυμα με τουσ λογαριαςμοφσ που δεν ζχουν ςυνδεκεί με ςτιλθ βιβλίου ζτςι ϊςτε να αποφευχκεί θ περίπτωςθ, να τυπωκεί βιβλίο εάν υπάρχει ζςτω και 1 λογαριαςμόσ χωρίσ ςφνδεςθ με ςτιλθ. 8

9 Από αυτό το ςθμείο ζχει τθν δυνατότθτα ο χριςτθσ να πραγματοποιιςει ςφνδεςθ των λογαριαςμϊν που εμφανίηονται με τθν αντίςτοιχθ ςτιλθ βιβλίου. Στο ςθμείο αυτό, κα πρζπει να επιςθμανκεί ότι εφόςον ο χριςτθσ κατά τθ δθμιουργία τθσ εταιρίασ επιλζξει να αντιγράψει και τισ ςτιλεσ βιβλίου από κάποια πρότυπθ εταιρία τθσ Epsilon Net τότε κα ζχει ςτθ διάκεςι του ζτοιμεσ τισ πιο ςυνθκιςμζνεσ ςτιλεσ που κα χρειαςτεί για να δουλζψει, τισ οποίεσ μπορεί και να τισ μεταβάλλει, κερδίηοντασ ζτςι χρόνο από το να τισ δθμιουργιςει. 5 Παράδειγμα δημιουργίασ ςτήλησ εςόδων Ζςτω ότι ο χριςτθσ κζλει να δθμιουργιςει μία ςτιλθ εςόδων με τίτλο Πωλιςεισ εμπορευμάτων χονδρικά 19%. Βιμα 1. Μζςα από τθν επιλογι «Βιβλία Ζλεγχοσ / Παράμετροι / Στιλεσ Βιβλίου» ο χριςτθσ κα πρζπει να επιλζξει ςτο Είδοσ - Εςόδων. 9

10 Βιμα 2. Στθ ςυνζχεια πατάει Ειςαγωγι ϊςτε να εμφανιςτεί το παράκυρο Ειςαγωγι Στιλθσ Εςόδων. Στον κωδικό ζχει τθ δυνατότθτα να δϊςει οποιοδιποτε κωδικό τον εξυπθρετεί ι να πατιςει (*) ϊςτε να ενθμερωκεί το πεδίο με αφξουςα αρίκμθςθ. Ζςτω επιλζξει τον κωδικό 1. Στον τίτλο ο χριςτθσ μπορεί να επιλζξει μία από τισ διακζςιμεσ λεηάντεσ πατϊντασ το βελάκι ι να πλθκτρολογιςει τον τίτλο που επικυμεί. Ζςτω πλθκτρολογεί τον τίτλο: ΠΩΛ.ΕΜΠ.ΧΟΝ.19%. Στθ ςυνζχεια ςτθ Σειρά δθλϊνει με ποια ςειρά κα εμφανίηεται θ ςτιλθ ςτο βιβλίο. Ζτςι αν θ ςτιλθ κζλει να εμφανίηεται πρϊτθ ςτο βιβλίο κα δθλϊςει τον αρικμό 1. Στο Μικοσ δθλϊνει πόςουσ χαρακτιρεσ κα χωράει θ ςτιλθ. Ζςτω 11 χαρακτιρεσ. Τζλοσ ςτον Τφπο, δθλϊνει αν κα ενθμερϊνει το βιβλίο Εςόδων Εξόδων, το βιβλίο Αγορϊν ι αν κα είναι ςτιλθ ΦΠΑ και πατάει ΟΚ. Στθ ςυγκεκριμζνθ περίπτωςθ κα δθλϊςει Βιβλίο Ες/Εξ. 10

11 Αμζςωσ εμφανίηεται το παρακάτω παράκυρο το οποίο τον ενθμερϊνει ότι υπάρχει δθμιουργθμζνθ θ ςτιλθ εςόδων ΠΩΛ.ΕΜΠ.ΧΟΝ.19%. Βιμα 3. Το τελευταίο βιμα ϊςτε να ολοκλθρωκεί θ δθμιουργία τθσ ςτιλθσ είναι να δθλϊςει ο χριςτθσ ποιοσ λογαριαςμόσ κα ενθμερϊνει τθ ςτιλθ που δθμιοφργθςε. Για να γίνει αυτό κα πρζπει να μαρκάρει τθ ςτιλθ και να πατιςει το κουμπί Λογαριαςμοί ϊςτε να εμφανιςτεί θ παρακάτω φόρμα. Ο χριςτθσ πρζπει να πατιςει Ειςαγωγι και ςτο πεδίο Κωδικόσ να πατιςει F2 για να ανοίξει το λογιςτικό ςχζδιο και να επιλζξει τον λογαριαςμό που επικυμεί να ενθμερϊνει τθ ςτιλθ και Ζξοδοσ. Φυςικά ζχει τθ δυνατότθτα πατϊντασ ξανά 11

12 Ειςαγωγι να δθλϊςει και άλλουσ λογαριαςμοφσ που επικυμεί να ενθμερϊνουν τθ ςυγκεκριμζνθ ςτιλθ. Βιμα 4. Τζλοσ εάν ο χριςτθσ καταχωριςει εγγραφι χρθςιμοποιϊντασ τον λογαριαςμό που ζχει ςυνδζςει ςτθ ςτιλθ, τότε κα ενθμερωκεί και το βιβλίο του αντίςτοιχα. Βιμα 5. Σθμειϊνεται ότι με τον ίδιο τρόπο δθμιουργοφνται και οι ςτιλεσ εξόδων, ενϊ οι ςτακερζσ ςτιλεσ δεν μποροφν να διαγραφοφν αλλά μόνο να μεταβλθκοφν ωσ προσ το μικοσ τουσ. 12