Τι είναι πληροφοριακό σύστημα

Transcript

1 Τι είναι πληροφοριακό σύστημα Ένας ορισμός είναι ότι ένα πληροφοριακό σύστημα είναι ένα σύνολο αλληλοσυνδεόμενων μερών που συνεργάζονται για τη συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και διάχυση πληροφοριών στη διοίκηση του οργανισμού/επιχείρησης για να μπορεί η διοίκηση να λαμβάνει αποφάσεις. Στη διεθνή βιβλιογραφία ο όρος συναντάται είτε ως: Πληροφοριακό Σύστημα (Information System) ή ως Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκησης (Business Information System) ή (Management Information System-MIS) 1 Τι είναι «Πληροφοριακό Σύστημα» «Πληροφοριακό Σύστημα είναι ένα σύνολο αλληλοσχετιζόμενων στοιχείων, τα οποία συλλέγουν ή ανακτούν, επεξεργάζονται, αποθηκεύουν και διανέμουν πληροφορίες που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και τον έλεγχο σε έναν οργανισμό. Επίσης τα πληροφοριακά συστήματα βοηθούν τα στελέχη και το προσωπικό στην ανάλυση προβλημάτων, στην απεικόνιση σύνθετων θεμάτων και στη δημιουργία προϊόντων» 2 1

2 Σε ένα πληροφοριακό εντοπίζονται 3 δραστηριότητες με τις οποίες ένα πληροφοριακό σύστημα παράγει τις απαραίτητες πληροφορίες που χρειάζεται ένας οργανισμός για να πάρει αποφάσεις κ.λ.π. Είσοδος (input) των δεδομένων, σε αυτό το στάδιο συλλέγονται πρωτογενή δεδομένα μέσα από τον οργανισμό/επιχείρηση ή από το εξωτερικό του περιβάλλον Επεξεργασία (processing) ή διεργασία των δεδομένων, στο στάδιο αυτό γίνεται η επεξεργασία των δεδομένων και μετατρέπονται σε πιο κατανοητή μορφή για τους χρήστες και το σύστημα Έξοδος ή εκροή (output) των επεξεργασμένων δεδομένων ή πληροφορίες, στο στάδιο αυτό οι άνθρωποι, τα στελέχη των επιχειρήσεων δηλ οι χρήστες ή οι διαδικασίες, λαμβάνουν τις πληροφορίες για να τις επεξεργαστούν και να τις αξιοποιήσουν. Ανατροφοδότηση είναι η εκροή του συστήματος που επιστρέφει στα κατάλληλα μέλη της επιχείρησης ώστε να τα βοηθήσει στην αξιολόγηση και διόρθωση των εισροών 3 Σκοπός των πληροφοριακών συστημάτων Δίδεται λειτουργική πληροφόρηση στους εργαζόμενους ώστε να επιτελούν τις καθημερινές συναλλαγές και δραστηριότητες μέσα στα πλαίσια του βραχυπρόθεσμου προγραμματισμού κι ελέγχου της επιχείρησης. Παροχή στρατηγικής πληροφόρησης στα διευθυντικά στελέχη ώστε να λαμβάνουν αποφάσεις Δύναται η επιχείρηση να συνδέει το πληροφοριακό της σύστημα με των προμηθευτών, πελατών της 4 2

3 Oι πληροφορίες ζητούνται από την επιχείρηση σε διάφορα επίπεδα, όπως: 1. Στρατηγικό επίπεδο (strategic level) ο οποίος είναι μακροχρόνιος αφορά τους στρατηγικούς στόχους της επιχείρησης και το όραμα της π.χ. η αναδιοργάνωση της επιχείρησης, ο σχεδιασμός των προϊόντων της, ο πενταετής οικονομικός προγραμματισμός, η στρατηγική διάχυσης των προϊόντων. Σε αυτό το επίπεδο θα παρατηρήσουμε ότι χρησιμοποιούνται Συστήματα Στήριξης Αποφάσεων (Decision Support Systems) ή λογισμικά στατιστικής, οικονομετρικής, επιχειρησιακής ανάλυσης κ.λ.π. 2. Διοικητικό επίπεδο (management level), αφορούν τον βραχυχρόνιο σχεδιασμό, π.χ. του προσωπικού, του προϋπολογισμού, των άμεσων και βραχυπρόθεσμων στόχων της επιχείρησης 3. Διαχειριστικό (operational level) π.χ. οι διεργασίες που λαμβάνουν χώρα στο λογιστήριο, στη παραγωγή, διεργασίες που σχετίζονται με τους πελάτες και τους προμηθευτές 4. Συναλλακτικό (transactional level) π.χ. οι καθημερινές λειτουργίες για παράδειγμα των πωλήσεων, έκδοση τιμολογίων, εξυπηρέτηση πελάτη 5 Στα επίπεδα στρατηγικό, διοικητικό διαχειριστικό τα δεδομένα στο πληροφοριακό σύστημα για παράδειγμα παρέχονται από το τμήμα μισθοδοσίας, το τμήμα λογιστηρίου το τμήμα πωλήσεων κ.λ.π. Σε αυτά τα 3 επίπεδα διοίκησης θα παρατηρήσουμε ότι χρησιμοποιούνται λογισμικά εφαρμογών όπως λογιστικά πληροφοριακά συστήματα, συστήματα CRM ή συστήματα ERP κ.λ.π. Είναι πολύ σημαντικό να σκεφτούμε τι είδους πληροφορίες παρέχονται στην επιχείρηση από ένα πληροφοριακό σύστημα Τα δεδομένα και οι εξαγόμενες πληροφορίες αποθηκεύονται σε βάσεις δεδομένων μέσω ενός πληροφοριακού συστήματος διαχείρισης βάσης δεδομένων (Data Base management System - DBMS) 6 3

4 περιβάλλον Ενημέρωση μετόχων Παρακολούθηση αγοράς Επιχείρηση ως σύστημα Χρηματοοικονομική λειτουργία Διαχείριση αποθήκης Πληροφορίες στις δημόσιες αρχές Παρακολούθηση εσόδων-εξόδων Έκδοση και τήρηση οικονομικών καταστάσεων Παρακολούθηση και λειτουργία της παραγωγής 7 Η λογιστική χρησιμοποιεί δεδομένα τα οποία επεξεργάζεται με πολύ συγκεκριμένο τρόπο με στόχο την αποτελεσματική λειτουργία και την εκτίμηση της αποδοτικότητας της επιχείρησης Η λογιστική είναι η διαδικασία βάσει της οποίας συλλέγονται ποσοτικές πληροφορίες (όπως τα στοιχεία αγορών, πωλήσεων, εξόδων κέρδους), καταγράφονται οι συναλλαγές, συγκεντρώνονται, ταξινομούνται, και αναλύονται οι σχετικές πληροφορίες 8 4

5 Περιβάλλον- επιχείρησης και εξωτερικό οργανισμός Πληροφοριακό σύστημα είσοδος επεξεργασία έξοδος πελάτες προμηθευτές ανατροφοδότηση 9 Πόροι των Πληροφοριακών Συστημάτων Ανθρώπινοι πόροι: τελικοί χρήστες, εσωτερικοί και εξωτερικοί, ειδικοίπληροφορικής Υλικοί πόροι: ηλεκτρονικοί υπολογιστές, δίκτυα τηλεπικοινωνιών, περιφερειακά και μέσα αποθήκευσης δεδομένων Πόροι λογισμικού: λογισμικό λειτουργικού συστήματος, εφαρμογών Πόροι δεδομένων: βάσεις δεδομένων, βάσεις γνώσεων 10 5

6 Ποιες λειτουργίες της Λογιστικής μπορούν να μηχανογραφηθούν; Καταγραφή και καταχώρηση οικονομικών συναλλαγών-στοιχείων (recording) Συστηματική κατάταξη και ταξινόμηση των στοιχείων (classifying) Συνοπτική παρουσίαση των στοιχείων (summarizing) Παρουσίαση των οικονομικών στοιχείων στους ενδιαφερόμενους (reporting) Ανάλυση και ερμηνεία των στοιχείων (analyzing and interpreting) Πρόβλεψη μελλοντικών στοιχείων βάσει των υπαρχόντων ( forecasting and budgeting) Λήψη αποφάσεων (decision making) 11 Λογιστικό πληροφοριακό σύστημα Είναι ένα πληροφοριακό σύστημα με αντικείμενο την καταγραφή και τη λογιστική απεικόνιση της επιχειρηματικής δραστηριότητας καθώς και την επεξεργασία και δημιουργία λογιστικών πληροφοριών. Τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα βοηθούν στη συγκέντρωση, αποθήκευση στοιχείων και τη μετατροπή τους σε πληροφορίες ώστε η επιχείρηση να είναι σε θέση να λάβει αποφάσεις, οργανωτικό σχεδιασμό, έλεγχο, προγραμματισμό και να εκδώσει χρηματοοικονομικές καταστάσεις. 12 6

7 Λογιστικό Πληροφοριακό σύστημα είσοδος επεξεργασία έξοδος 13 Συλλογή δεδομένων: μέθοδοι συλλογής, καταγραφής κι αρχειοθέτησης. Τα δεδομένα πρέπει να είναι πλήρη και ακριβή Επεξεργασία δεδομένων: Κατάταξη, ταξινόμηση, ομαδοποίηση και κατηγοροποίηση. Πραγματοποίηση υπολογισμών και συγκρίσεις Έλεγχος και ασφάλεια δεδομένων: Τα δεδομένα να φυλάσσονται από κάθε κίνδυνο και απειλή και τα συλλεγόμενα δεδομένα είναι πλήρη κι η επεξεργασία τους γίνεται χωρίς λάθη Προετοιμασία πληροφοριών ώστε να είναι κατανοητές από τους τελικούς χρήστες που θα τις παραλάβουν 14 7

8 Συστατικά των Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων Οι άνθρωποι Διαδικασίες, οδηγίες τα στοιχεία κι οι πληροφορίες Το λογισμικό Η τεχνολογική υποδομή Συστήματα εσωτερικού ελέγχου και ασφάλειας 15 Επιχειρηματικό γεγονός δεδομένα πληροφορίες γνώση απόφαση Λογιστικό Πληροφοριακό σύστημα 16 8

9 Bασικοί Στόχοι των Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων Η μέτρηση και η πρόβλεψη εσόδων, εξόδων, αποτελεσμάτων και της περιουσίας Παροχή χρήσιμων πληροφοριών σε εσωτερικούς και εξωτερικούς χρήστες Σ Τ Ό Χ Ο Ι 17 9